Vaste kostenvergoeding moet goed onderbouwd zijn

Door: Kluwer

Handig, zo'n vaste kostenvergoeding voor uw werknemers. Het scheelt een hoop gedoe met bonnetjes en declaraties. Maar die kosten moeten dan wel echt gemaakt zijn. Na een recente uitspraak van de Hoge Raad is meer dan eens duidelijk dat een werkgever moet kunnen aantonen dat de - belastingvrije - vergoeding terecht wordt verstrekt.

De eerste eis die de fiscus stelt is dat werknemers de kosten maken ten behoeve van een behoorlijke invulling van de dienstbetrekking. Dat moet worden onderbouwd met een specificatie naar aard en vermoedelijke omvang van de kosten.
Een andere eis is dat de kosten binnen redelijke grenzen blijven. Uiteraard hoeft het bedrag niet per se overeen te komen met de daadwerkelijke kosten; je kunt niet elke uitgave voorspellen. Maar de vergoeding moet wel naar objectieve maatstaven gemeten redelijk zijn. De specificatie van aard en omvang moet worden bewaard in de administratie.

Geen onderdeel loon

De werkgever stelt de vergoeding vast afzonderlijk van het loon. Ze mag dus geen onderdeel van het loon uitmaken.
De specificatie moet voorkomen dat een werkgever een bepaalde soort kosten ook nog eens via een declaratie uitbetaalt.

Steekproef 

De belastinginspecteur kan naar de specificatie vragen. Hij kan ook vragen dat de hoogte van de vergoeding wordt getoetst aan de werkelijke kosten. Dat gaat via een steekproef. Het is zeer aan te raden dat de werkgever die steekproef zelf uitvoert. Als hij dat juist en zorgvuldig doet is het aan de inspecteur om aan te tonen dat de vergoeding bovenmatig is.
Een goed onderzoek betekent dat zo'n drie, vier maanden wordt bijgehouden welke uitgaven werknemers doen ten behoeve van de dienstbetrekking.

Hoge Raad

De Hoge Raad heeft recent de regels scherp uitgelegd. In een arrest is vastgelegd dat aard en omvang van de kostenvergoeding moeten zijn vastgelegd voor of uiterlijk bij de betaling van de vergoeding. Achteraf mogen er dus geen andere postjes onder worden geschoven.

Aanslag

Als de onderbouwing ontbreekt, of als de vergoeding hoger is dan de daadwerkelijke kosten, dan kan de inspecteur de vergoeding als loon beschouwen. En dan volgt een aanslag.
In sommige cao's zijn afspraken gemaakt over dergelijke vergoedingen. Maar dat is geen garantie dat de inspecteur die toch niet als loon zal beschouwen.
Zorg dus vooraf voor een goede onderbouwing van de kostenvergoeding. En bewaar die in de administratie.

[Bron Mr. Bart Agerbeek, Agerbeek Advies in Praktijkblad Salarisadministratie mei 2008 ]

Reageer Stuur door Print