Door: Kluwer
De werkgever mag een vaste reiskostenvergoeding geven voor woon-werkverkeer of andere zakelijke reizen met een bepaalde vaste regelmaat. Maar de kosten moeten wel gespecificeerd zijn naar aard en veronderstelde omvang.
Werknemers met een vaste arbeidsplaats mogen een vaste onbelaste reiskostenvergoeding krijgen. Een werknemer reist naar een vaste arbeidsplaats als hij de arbeidsplaats op jaarbasis vermoedelijk in ten minste 36 weken (70% van 52 weken) zal bezoeken.
Aantal dagen
Voor de berekening van de vaste onbelaste vergoeding mag de werkgever uitgaan van 260 reguliere werkdagen (op jaarbasis) verminderd met gemiddeld 54 dagen voor vakantie, ziekte en verlof (op jaarbasis). Voor werknemers die in deeltijd werken of die maar een aantal dagen per week naar een vaste arbeidsplaats reizen moet hij deze regeling naar evenredigheid toepassen. Eventueel kan men nog aannemelijk maken dat het gemiddeld aantal dagen voor vakantie, ziekte en verlof minder is dan 54 dagen.
Kilometervergoeding
Het saldo van 206 dagen kan worden vermenigvuldigd met de totale reisafstand per dag van en naar de vaste arbeidsplaats van de werknemer. Voor deze reisafstand op jaarbasis mag de werkgever de onbelaste kilometervergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer geven. Voor de vaste vergoeding per maand of per week moet dit bedrag worden gedeeld door respectievelijk 12 of 52.
Kortstondige afwezigheid
De werkgever mag de vaste reiskostenvergoeding ook doorbetalen tijdens kortstondige afwezigheid van maximaal 6 aaneensluitende weken. Als langdurige afwezigheid van een werknemer verwacht wordt, mag hij de vaste reiskostenvergoeding gedurende de lopende en de eerstvolgende kalendermaand nog onbelast uitbetalen. Daarna mag hij de vaste onbelaste reiskostenvergoeding pas weer geven vanaf de maand volgend op de maand van herstel.
Nacalculatie
Als de totale reisafstand van en naar de vaste arbeidsplaats meer is dan 150 kilometer, dan is nacalculatie van de vaste kostenvergoeding verplicht. Als bij nacalculatie blijkt dat de vergoeding voor een deel bovenmatig is, moet dit bovenmatige deel tot het loon worden gerekend of worden terugbetaald. De nacalculatie vindt plaats aan het einde van het kalenderjaar of, als de dienstbetrekking tijdens het kalenderjaar eindigt, in het loontijdvak dat volgt op de maand waarin de dienstbetrekking eindigt.
Een vaste kostenvergoeding met nacalculatie is ook mogelijk voor regelmatige reizen naar andere arbeidsplaatsen dan vaste arbeidsplaatsen.
[ Bron: Belastingdienst ]