Door: Kluwer
De inhoud van een contract kan in principe vrij door contactpartijen worden bepaald. In sommige gevallen kan echter sprake zijn van zogenaamde dwingende wetsbepalingen. Het is van belang dat de procedures die binnen de organisatie worden gebruikt, een neerslag krijgen in het contract. Het gehele beheersproces is mede afhankelijk van de bepalingen die met de wederpartij zijn overeengekomen. Onder meer dient daarom te worden nagegaan of de navolgende kwesties een regeling behoeven.
Checklist- Wie is bevoegd de partijen tijdens de uitvoering van het contract en/of ten behoeve van het maken van nadere afspraken te vertegenwoordigen?
Controleer de identiteit en de bevoegdheid van de wederpartij.
- Is het gewenst dat contracten worden afgesloten zonder dat daarvan een schriftelijk stuk is ontvangen?
Het verdient aanbeveling een schriftelijk stuk op te maken, met name in verband met de overzichtelijkheid c.q. bewijsbaarheid van de totstandgekomen afspraken.
- Kunnen aanvullende of van het contract afwijkende bedingen mondeling worden overeengekomen of zijn schriftelijke stukken gewenst?
Ook tijdens de duur van een contract worden vaak bepaalde, kleine wijzigingen overeengekomen.
Het verdient aanbeveling ook deze wijzigingen vast te leggen in een schriftelijk stuk ter voorkoming van misverstanden en bewijsproblemen.
- Is een regeling opgenomen met betrekking tot mogelijk meerwerk? Vaak worden afspraken over meerwerk niet vastgelegd waardoor bewijsproblemen kunnen ontstaan.
Afspraken omtrent meerwerk dienen daarom bij voorkeur schriftelijk te worden vastgelegd.
- Is de prijs vast of worden deze afhankelijk gesteld van bepaalde variaties (loonkosten e.d)?
- Aan welke omschreven kwaliteit dient de prestatie van de wederpartij te voldoen?
Hoe nauwkeuriger is omschreven waaraan de prestatie dient te voldoen, des te eerder kan worden bewezen dat de wederpartij zijn verplichtingen niet nakomt, met alle juridische gevolgen van dien (vordering nakoming,
schadevergoeding en zelfs eventueel ontbinding van het contract).
- Kan de wederpartij de opdracht of een deel daarvan uitbesteden aan derden?
- Op welke wijze dient te worden gefactureerd en op welk tijdstip dient een factuur te zijn voldaan?
De administratie van facturen en geldstromen is mede afhankelijk van de informatie vermeld op de administratieve stukken. Daarbij is het van belang dat wordt vastgesteld wanneer een factuur wordt betaald. Het gaat dan niet alleen om de termijn, maar tevens om de vraag of de prestatie überhaupt reeds is geleverd (is daarvan binnen de organisatie een bewijsstuk?).
- Wie is aansprakelijk voor welke schade als gevolg van de uitvoering van de prestatie?
Deze bepalingen zijn van groot belang in het kader van riskmanagement.
- Op welke wijze dient de aansprakelijkheid te worden verzekerd?
- Naleving van milieuvoorschriften.
Ter voorkoming van milieuschade en het geven van aanwijzingen betreffende de afvalstroom.
- Van welke hulppersonen kan gebruik worden gemaakt ter uitvoering van het contract?
In dit verband is ook relevant de vereiste opleiding van de door de wederpartij gebruikte hulppersonen.
- De ordemaatregelen binnen het bedrijf.
Veiligheid, voorkoming van diefstal, voorkoming van overlast, identificatie van door de wederpartij gebruikte
hulppersonen.
- Is er sprake van onderaanneming en toepassing relevante wetgeving?
In geval van onderaanneming is met name van belang de Wet ketenaansprakelijkheid en de daaruit voortvloeiende aansprakelijkheid voor de aannemer voor de door de onderaannemer te betalen belasting en premies in verband met de prestatie.
- Onder welke voorwaarden kan het contract worden beëindigd?
- Welk recht is van toepassing?
Dit is van belang bij internationale contracten.
- Hoe worden geschillen opgelost en welke rechter is bevoegd indien sprake is van een geschil tussen partijen?
[ Bron: Facto Magazine ]
Zie ook:
Juridische valkuilen bij inkoop