Door: Kluwer
Een werkgever mag zijn werknemers een onbelaste reiskostenvergoeding betalen van maximaal € 0,19 per kilometer als zij met een eigen vervoermiddel voor het werk reizen. Het maakt daarbij geen verschil of de werknemer het vervoermiddel gebruikt voor woon-werkverkeer of zakelijk verkeer. Ook is het niet van belang met welk privé-vervoermiddel de werknemer reist.
Krijgt de werknemer een hogere vergoeding, dan is het gedeelte van de vergoeding dat boven € 0,19 per kilometer ligt loon. Als de werkgever geen eindheffing toepast over de bovenmatige vergoeding, moet hij loonheffingen inhouden en betalen.
Alleen zakelijke kilometers
Als de werknemer bijvoorbeeld acht kilometer van zijn werk woont, en hij rijdt dagelijks met zijn bromfiets naar het werk, mag de werkgever hem maximaal € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden. De gereden kilometers moeten wel zakelijk zijn. Als de werknemer uit privé-overwegingen via een omweg naar het werk reist, mag de werkgever hem de omrijdkilometers niet onbelast vergoeden.
Extra kilometers die de werknemer reist om thuis te eten, mag de werkgever ook niet onbelast vergoeden. Deze extra kilometers zijn niet zakelijk. De werkgever mag ook geen onbelaste vergoeding betalen over de afstand waarover hij vervoer verzorgt.
Voorbeeld
Een werknemer reist van maandag tot en met woensdag met het personeelsbusje van zijn werkgever vanaf de opstapplaats tot aan de vaste arbeidsplaats. Hij reist met zijn eigen auto van zijn woning naar de opstapplaats (afstand 9 kilometer). Op donderdag en vrijdag reist hij met zijn eigen auto van zijn woning naar de vaste arbeidsplaats (afstand 42 kilometer). Op vrijdag moet hij echter 10 kilometer omrijden om zijn kind naar de crèche te brengen.
In deze situatie mag de werkgever de werknemer de volgende onbelaste reiskostenvergoeding betalen:
- maandag tot en met woensdag: 3 dagen x 18 kilometer x € 0,19 = € 10,26;
- donderdag en vrijdag: 2 dagen x 84 kilometer x € 0,19 = € 31,92.
De werkgever mag geen onbelaste vergoeding betalen voor de omrijkilometers op vrijdag, omdat deze omrijdkilometers een privé-karakter hebben.
Gegevens administreren
Bij de loonadministratie moet de werkgever de gegevens administreren van de vergoedingen van kosten die verband houden met het vervoer per eigen vervoermiddel van de werknemer. Voor iedere werknemer moet per uitbetalingstijdvak ook het aantal kilometers waarvoor een vergoeding is verstrekt, worden bijgehouden. Het is verstandig om ook per reis de gevolgde route en het bezochte adres te noteren.
[ Bron: Belastingdienst ]