Checklist incassoprocedure

Door: Kluwer

Heeft een onderneming een goede incassoprocedure voor het geval een afnemer niet tijdig betaalt? Welke fasen komen daarbij aan de orde?

Administrateurs in kleinere ondernemingen besteden gewoonlijk aanzienlijk meer tijd aan het incasseren van achterstallige vorderingen dan aan enig ander aspect van het debiteurenbeheer. Zij immers onderkennen als geen ander binnen een kleine onderneming de importantie van het zo snel mogelijk omzetten van vorderingen in liquide middelen.

Beleidsmaatregelen en procedures die een praktische handreiking bieden, kunnen het succes van incasseren aanzienlijk vergroten.

Onderstaande checklist biedt zo'n handreiking. Onderaan het artikel kunt u een document met de checklist downloaden.

Incassoprocedures

   1. Maakt de onderneming gebruik van telefoongesprekken? En ook van brieven en huisbezoek ter ondersteuning van de telefonische maningen?

   2. Worden klanten binnen enkele dagen na vervaldatum gemaand?

   3. Wordt tijdens telefoongesprekken verkregen relevante informatie per klant vastgelegd voor toekomstige referenties en aanmaningen?

   4. Vindt er tijdige telefonische aanmaning plaats van achterstallige debiteuren wanneer deze ook op een nader overeengekomen tijdstip niet hebben betaald?

   5. Wordt ter assistentie contact opgenomen met personen hoger in de organisatie wanneer aanmaningen aan de crediteurenfunctionaris geen succes hadden?

   6. Is de eigenaar van de klant benaderd voor de laatste aanmaning wordt verzonden?

   7. Worden de laatste aanmaningen aangetekend verzonden?

Externe incassobureaus

   1. Worden de uitstaande vorderingen overgedaan aan een extern incassobureau wanneer de laatste aanmaning geen resultaat heeft opgeleverd of als blijkt dat de interne incassoprocedure waarschijnlijk niet vruchtbaar zal zijn?

   2. Wordt bij de selectie van een incassobureau rekening gehouden met factoren als ervaring, assortiment van diensten, reputatie, financieel beheer van kontanten en voortgangsrapportage?

   3. Wordt gebruik gemaakt van juridische procedures, als laatste mogelijkheid om vervallen vorderingen te incasseren?

Bijzondere autorisatie

   1. Zijn er procedures vastgelegd voor het treffen van betalingsregelingen? (zie ook: Technieken om betalingsrisico's te verkleinen)

   2. Zijn er procedures vastgelegd voor afschrijving van oninbare debiteuren?

Reageer Stuur door Print