Door: Kluwer
Als een afnemer niet op tijd heeft betaald kan de onderneming hem een aanmaningsbrief sturen. Betaalt hij daarna nog niet, dan wordt de volgende aanmaningsbrief dwingender.
Als de betaling na de eerste aanmaningsbrief nog steeds niet ontvangen is en de afnemer hiervoor geen afdoende verklaring kan geven, dient op een hoger niveau binnen de onderneming de beslissing genomen te worden of verdere interne acties nog wel zin hebben. De onderneming zal moeten beslissen of met de afnemer nog verder zaken gedaan worden.
Laatste aanmaningsverzoek
Vaak zullen ondernemingen op dit punt aangekomen, beslissen of assistentie van derden gewenst is om de vordering te incasseren. In dit geval dient de kredietlimiet op nihil gesteld te worden en zal een slotverzoek tot betaling verzonden worden (zie voorbeeldbrief laatste aanmaning). Dit slotverzoek moet aangetekend verzonden worden.
Voorbeeldbrieven van een aanmaning en een laatste aanmaning staan hierna. Onderaan het artikel kunt u een document met de voorbeeldbrieven downloaden.
Voorbeeld eerste aanmaningsbrief (1)
____________ (briefhoofd schuldeiser)
____________ (datum)
____________ (naam klant)
____________ (adres klant)
Geachte __________(naam klant),
Omdat wij onze relatie met u zeer waarderen, hebben wij besloten persoonlijk contact met u op te nemen over zaken waarvan u mogelijk niet op de hoogte bent.
Een saldo van ___________(vervallen rekeningen) is nu al ________(aantal dagen na vervalda-tum) dagen vervallen. De debiteurenadministrateur heeft al diverse keren contact opgenomen met uw crediteurenadministratie maar heeft nog geen betaling mogen ontvangen danwel een accepta-bele reden waarom nog niet betaald is.
Bijgaand treft u een specificatie van de openstaande posten aan, met vermelding van de vervalda-tum.Wilt u zo vriendelijk zijn bovenstaande af te stemmen met uw administratie. Kunnen wij per omgaande betaling van de openstaande saldi tegemoet zien?
Als er hierover vragen zijn kunt u zich rechtstreeks met ondergetekende verstaan.
Hoogachtend,
________________ (naam van de directeur) (2)
cc: _____________ (naam van de debiteurenbeheerder)
cc: _____________ (naam van de verkoper)
1 Deze brief wordt verzonden naar de klant wanneer eerdere incassopogingen, waaronder contact opnemen met de administrateur van de klant, geen resultaat hebben opgeleverd. Het gaat vooraf aan de laatste aanmaningsbrief.
2 De brief heeft vaak meer effect wanneer die wordt ondertekend door de directeur. De brief kan anders ook worden ondertekend door de debiteurenadministrateur of de administrateur. In dat geval moet in de brief zijn aangegeven dat de situatie is besproken met de directeur en moet de directeur een kopie hebben van de brief.
De eerste zin moet dan vervangen worden voor het volgende: De directeur van ons bedrijf _______(naam van de directeur) heeft mij verzocht persoonlijk contact met u op te nemen over een zaak waar u mogelijk niet van op de hoogte bent.
Voorbeeld laatste aanmaningsbrief (1)
____________ (briefhoofd schuldeiser)
____________ (datum)
____________ (naam Hoofd Financien van de klant of de administrateur) (2)
____________ (adres Hoofd Financien van de klant of de administrateur)
Beste _________ (naam klant),
Ondanks herhaaldelijke verzoeken, hebben wij nog geen betaling mogen ontvangen van het on-derliggend factuurtotaal ____________ (bedrag van de vervallen facturen), die nu reeds ___________ (aantal dagen na vervaldatum) dagen zijn vervallen.
Een specificatie van deze bedragen ontvangt u volledigheidshalve als bijlage.
Indien u thans niet overgaat tot onmiddellijke betaling (binnen zeven dagen) van het openstaande bedrag, dan zullen wij overwegen om langs andere weg deze post te innen.
Wij sluiten daarbij niet uit dat dit voor u gepaard zal gaan met extra kosten.
Hoogachtend,
__________ (naam van debiteurenbeheerder)
cc: _____________ (naam Hoofd Verkoop)
cc: _____________ (naam van de verkoper)
1 De brief dient aangetekend te worden verzonden om verzekerd te zijn van ontvangst.
2 Laatste aanmaningsbrieven dienen te worden verzonden naar het Hoofd Financien van de klant (of administrateur) die in het algemeen de bevoegdheid heeft de betaling te fiatteren.
[Bron: Handboek financieel-administratieve modellen, Kluwer]