Stappenplan voor identiteitscontrole nieuw personeel

Door: Kluwer

In dit stappenplan wordt aangegeven wat de werkgever moet doen voordat hij een nieuwe werknemer voor zich laat werken. Met name bij het in dienst nemen van vreemdelingen kan duidelijkheid over de controleplicht onzekerheid wegnemen.
(Onderaan het artikel kunt u een document met de stappen downloaden.)

De zes stappen:

Stap 1: Vraag beoogde werknemer een origineel identiteitsbewijs te laten zien

Alleen documenten die zijn aangewezen in de Wet op de identificatieplicht gelden als identiteitsdocumenten voor werknemers. De belangrijkste zijn:

• Geldig Nederlands paspoort of Nederlandse Identiteitskaart (NIK).
• Geldig paspoort of geldige Europese identiteitskaart van één van de EER-landen.
• Geldig paspoort van een land van buiten de EER dat voorzien is van een geldige sticker voor verblijfsaantekeningen.
• Geldige verblijfsdocumenten voor vreemdelingen, namelijk:
  • square
  • document I (verblijfsvergunning voor bepaalde tijd, regulier)
  • document II (verblijfsvergunning voor onbepaalde tijd, regulier)
  • document III (verblijfsvergunning voor bepaalde tijd, asiel)
  • document IV (verblijfsvergunning voor onbepaalde tijd, asiel)
  • EU/EER-document (verblijfsdocument voor vreemdelingen uit de EER en hun gezinsleden)
  • W-document (document voor asielzoekers).

Een rijbewijs is geen geldig identiteitsdocument voor werknemers. Er staat namelijk geen sofinummer op.

Stap 2: Stel de nationaliteit vast en controleer of hij in Nederland mag werken

Op de sticker voor verblijfsaantekeningen en op de achterkant van elk van de bovengenoemde vreemdelingendocumenten wordt altijd duidelijk aangegeven of de persoon wel mag werken, niet mag werken of dat voor deze persoon een tewerkstellingsv ergunning nodig is.
Laat dus uitsluitend iemand werken op voorwaarde dat hij een origineel en geldig identiteitsdocument heeft getoond en waaraan duidelijk is te zien dat hij in Nederland mag werken.
Een vreemdeling voor wie arbeid niet vrij is toegestaan kan toch werken, als bij het CWI een tewerkstellingsvergunning wordt aangevraagd. Zolang er geen tewerkstellingsvergunning is, mag de vreemdeling niet werken.

Stap 3: Controleer of de persoon in kwestie degene is aan wie het identiteitsdocument toebehoort

Belangrijke criteria zijn:

• Komt de pasfoto op het identiteitsbewijs overeen met de persoon die het document toont?
• Komen de uiterlijke kenmerken, zoals lengte en kleur ogen overeen met de vermeldingen op het identiteitsbewijs?
• Komt de leeftijd van de persoon overeen met de op het identiteitsdocument vermelde geboortedatum?
• Komt de handtekening van de persoon overeen met de handtekening in of op het identiteitsbewijs? (Laat, ter controle, de persoon ook duidelijk zichtbaar zelf zijn handtekening zetten)
• Komt de handtekening, als deze leesbaar is, overeen met de naam op het identiteitsbewijs?

Let op: sommige personen maken gebruik van het identiteitsdocument van iemand anders. Dit zijn de zogenaamde look-alikes (ofwel dubbelgangers).

Stap 4: Controleer of het identiteitsdocument geldig, echt en onvervalst is

Let daarbij goed op de volgende onderdelen:

• Is de geldigheidsdatum niet verstreken?
• Staan er typefouten op het identiteitsbewijs?
• Bevat het identiteitsbewijs de juiste echtheidskenmerken? Zie: www.identiteitsdocumenten.nl

Stap 5: Neem een kopie van het identiteitsdocument van de persoon op in de administratie

De werkgever is overigens verplicht een kopie van hun identiteitsbewijs in de administratie op te nemen van:

• alle werknemers die in dienst zijn
• alle vreemdelingen die zijn ingeleend of via aan- of onderaanneming bij het bedrijf werken.

Deze kopie dient tot vijf jaar na beëindiging van de werkzaamheden te worden bewaard. Dit geldt ook voor personen die werken via een uitzendbureau, loonbedrijf of onderaannemer.

Stap 6: Wijs alle werknemers erop dat ze tijdens het werk een origineel en geldig identiteitsdocument bij zich moeten dragen

Vindt er een controle plaats, bijvoorbeeld door de Arbeidsinspectie, dan moeten de werknemers zich identificeren.
Zorg voor een setje kopieën van de identiteitsbewijzen op of in de buurt van de werkplek. Dit kan de controleduur op de werkplek bekorten.

[ Bron: Ministerie van SZW ]

Reageer Stuur door Print