Door: Kluwer
Een offerte is een schriftelijk voorstel tot levering van producten en/of diensten tegen een bepaalde prijs. Dit is een saaie en formele zin. Net zo saai als de meeste offertes.
Dat is jammer want daarmee loopt je organisatie de kans mis de relatie met haar klanten te versterken. Of nog erger: je organisatie loopt opdrachten mis
Van probleem naar oplossing
Een offerte kun je het beste zien als een pakkend voorstel. Je schetst daarin een weg van probleem naar oplossing. Ook is het een bevestiging en herhaling van wat er aan vooraf ging: het gesprek. Een sterke offerte geeft de lezer het gevoel dat je de gespreksinhoud goed hebt begrepen en de sfeer goed hebt aangevoeld.
Kortom: een aanbieding is niet louter een formeel document. Je communiceert daarin wie je bent en wat je voor de klant kunt betekenen. Eigenlijk zou het zo moeten zijn dat een offerte altijd een opdracht oplevert.
Elementen in een offerte
Huidige situatie
De gewenste situatie of de klantvraag
Jouw aanbod (de oplossing)
De investeringen
Betalingscondities
Het tijdpad
Redenen waarom de opdrachtgever voor jou moet kiezen
Geldigheidstermijn
Garantie en de serviceverlening
Contactpersoon
Verwijzing naar de Algemene Voorwaarden (in de bijlage)
Afsluiting (die aanzet tot een opdrachtversterking
Tips:
Stuur de offerte zo spoedig mogelijk na het gesprek.
Noem de ‘offerte’ eens ‘voorstel’, ‘aanbieding’ of ‘samenwerkingsvoorstel’.
Bij een offerte denkt een lezer namelijk wat sneller aan geld.
Begin krachtig, bijvoorbeeld met een pakkende titel.
Vat na de opening uw offerte samen.
Idee: start het voorstel met een persoonlijk citaat van de klant. Daarmee laat u zien dat u zich goed verdiept hebt in de wensen van de klant.
Zorg dat de klant zichzelf en zijn vraag herkent in uw voorstel.
Zorg dat de offerte beknopt, toegankelijk en verzorgd is. Een mooi mapje kan een offerte helemaal opfleuren.
Specificeer de prijzen zo veel mogelijk.
Toon de haalbaarheid of terugverdientijd aan, als dat mogelijk is.
Noem de ‘prijs’ of ‘kosten’ eens ‘investering’ of ‘begroting’.
Sluit ieder voorstel af met een concrete datum waarop u met de klant contact opneemt om zijn reactie te vernemen.
[Bron: Vincie van Gils in MarketingMax.nl]