Door: Kluwer
U organiseert een evenement. Dat wilt u tot in de puntjes verzorgd hebben. Gebruik daarvoor deze checklist. 1. Vaststellen van het doel van de activiteit (waarom de activiteit wordt georganiseerd?) 2. Vaststellen wat men ermee wil bereiken. Bijvoorbeeld: ...
- verbeteren/verstevigen van de relatie met de doelgroep
- overdragen/delen van kennis of informatie
- stimuleren of motiveren van de doelgroep
- belonen van de doelgroep
3. Vaststellen van de aard van het evenement.
- beurs
- concert
- congres
- excursie
- incentive reis
- jubileum
- open dag
- opening nieuw gebouw
- persconferentie
- personeelsfeest
- receptie
- schouwburgbezoek
- toneelvoorstelling
- vergadering
- workshop
- een eigen naam bedenken voor het evenement, die in alle communicatie wordt gebruikt
4. Een eigen logo ontwerpen voor het evenement.
- bruikbaar in kleur en zwart wit
- bruikbaar voor drukwerk, in tekstverwerking en op internetsites
5. Datum en tijdstip
- stel (de voorlopige) datum vast waarop het evenement moet plaatsvinden
- stel vast op welk tijdstip het evenement moet beginnen
- stel vast hoe lang het evenement mag duren (eindtijd)
- stel (de voorlopige) datum vast waarop het evenement moet plaatsvinden
6. Houd rekening met:
- slecht weer (winter)
- vakantieperioden en feestdagen
- carnaval
- grote sportevenementen
- files
- dienstregeling openbaar vervoer
- reisafstand van de doelgroep
- de voorbereidingstijd die de organisatie nodig heeft om op de dag van het evenement (opbouw, proefdraaien etc)
7. Briefing voor een eventuele externe organisator
- doel van de opdracht
- boodschap die moet worden overgebracht
- verwachtingen ten aanzien van het evenement
- indicatie van het budget
Daarnaast concrete informatie over de gewenste invulling:
- aantal (buitenlandse) gasten
- aard van het evenement
- catering
- datum en tijdstip
- locatie van het evenement
- omschrijving doelgroep
- programmaonderdelen en korte omschrijving per onderdeel
- soort entertainment
- verdeling eigen werkzaamheden/inzet van derden
- vervoer
8. Financiën
- hoeveel geld is beschikbaar (welke bronnen worden aangeboord)
- welke kostensoorten zijn er (waar moet geld aan worden uitgegeven)
- hoeveel geld is er nodig voor de verschillende onderdelen
- hoeveel inkomsten zijn er
- hoe groot is het gat
- opstellen begroting
- aanvragen budget
- aanvragen subsidies
- opvragen van offertes
- bijhouden inkomsten en uitgaven
- opstellen financiële eindafrekening
Aandachtspunten kostensoorten
- administratieve kosten
- attenties (cadeautje, bloemen, relatiegeschenken);
- bewegwijzering
- BTW;
- catering
- decoratie
- drukwerk (uitnodiging, bewegwijzering, consumptiebonnen)
- energie (verlichting, verwarming etc)
- entertainment
- extra personeel inhuren (zoals bewaking, bediening en dergelijke
- garderobe (afkoop)
- groenvoorziening
- inhuren van presentatoren, inleiders
- kinderopvang
- kosten organisatiebureau (bij uitbesteding)
- locatie (huur indien extern of aankleding en inrichting eigen locatie)
- organisatie van een infomarkt (huur marktkramen, nutsvoorzieningen, vloerbedekking);
- overnachtingskosten
- parkeergelden (afkoop)
- porto
- publiciteit en uitnodigingen (porto, buitenreclame, adverteren, DM)
- technische voorzieningen (huren geluid en AV apparatuur, maken van sheets, dia's e.d.)
- vergunningen, rechten en dergelijke;
- vervoer/reis- en verblijfkosten medewerkers;
- verzekeringen
- eigen kapitaal (het geld dat uw organisatie in het congres kan steken)
- inschrijfgelden van de deelnemers
- reclame inkomsten (advertenties in het programma, billboards in de zaal, reclame in de reader)
- revenuen (bijvoorbeeld de verkoop van teksten in boekvorm)
- sponsorbijdragen (in geld of in natura)
- standhuur (in het geval er een infomarkt aan het congres is verbonden)
9. Programma-onderdelen
- bepalen van de programmaonderdelen
- bepalen van de volgorde en de duur van de programmaonderdelen
- achtergrondmuziek
- aperitief
- av-presentatie
- bezoek aan tentoonstelling/beurs
- dankwoord
- demonstraties/presentaties enzovoort
- diner
- excursie
- fotosessie (gezamenlijk op de foto), op site publiceren
- huishoudelijke mededelingen
- koffiepauzes
- lunch
- ontvangst van de deelnemers (inschrijving, koffie, uitreiken materiaal etc)
- optredens van artiesten/entertainment
- overnachting
- paneldiscussie
- parallelprogramma
- partnerprogramma
- slotmanifestatie
- special effects (vuurwerk, rookmachines e.d.)
- sprekers
- uitreiken materiaal, relatiegeschenken enzovoort
- uitreiken onderscheidingen
- vervoer naar (andere) locatie
- vragen stellen
- wedstrijd
- welkomstwoord
- workshop
- zelfwerkzaamheid van de gasten
10. Entertainment
- vaststellen welk soort entertainment nodig is
- engageren van artiesten
- begeleiding van de artiesten tijdens het evenement
- aard van het entertainment
- vaststellen van het doel van het entertainment. Bijvoorbeeld
- entertainment als doel op zich
- bepalen van de rol van de entertainers
- achtergrond
- centrale optredens
- optreden aan tafel
- artiesten begeven zich tussen het publiek
- bepalen van het soort entertainment
- muziek (achtergrond, dansorkest, band etc)
- zanger/zangeres
- presentator/conferencier
- cabaret
- goochelaar
- special effects (rookpotten, vuurwerk, lichtorgel)
- acteurs/clowns/figuranten
- dansgroep
- optreden in relatie tot speciale gelegenheid (Sinterklaas, Kerstman)
- Aandachtspunten bij het engageren van artiesten