Door: Kluwer
Hoe goed u een evenement ook organiseert, het tegelijkertijd op de been brengen van een groot aantal mensen op dezelfde plaats brengt risico's met zich mee. Een vergunning aanvragen is een van de stappen in het proces.
De vergunningaanvragen worden door de gemeente beoordeeld op een aantal aspecten, zoals openbare orde en verkeersveiligheid. Voor een vlotte afwikkeling en om tijdens het evenement geen problemen te krijgen is het verstandig bij de aanvraag zoveel mogelijk informatie te verstrekken. De meeste gemeenten hebben daarvoor een standaardformulier, dat van internet te downloaden is.
Gegevens en feiten die van belang zijn voor het verlenen van een vergunning:
- Aanplakken aan de openbare weg. Als u aankondigingen ergens wilt aanplakken of bevestigen die vanaf de openbare weg zichtbaar zijn, heeft u daarvoor tevens toestemming nodig van de eigenaar van het pand.
- Gegevens aanvrager (naam bedrijf/instelling, contactpersoon, adres, telefoon- en faxnummer, e-mailadres).
- Activiteiten. Geef aan wat voor soort evenement het betreft en een gedetailleerd overzicht van de activiteiten die in het kader van het evenement plaatsvinden.
- Afval. Geef aan welk soort afval verwacht wordt en hoe u dit inzamelt.
- Afzettingen. Welke afzettingen (wegen, terreinen) zijn nodig.
- Alcoholgebruik.
- Attracties. Denk aan springkussens voor kinderen kermisattracties en dergelijke.
- Ballonnen oplaten.
- Bezoekers (aard en aantal).
- Borden. Voor het plaatsen van objecten, zoals borden aan de openbare weg heeft u een bouwvergunning nodig.
- Bouwsels. Worden er dingen gebouwd, zoals podia, overkappingen en dergelijke.
- Caravans en pakwagens. Moeten er tijdelijk caravans of pakwagens worden geparkeerd.
- Catering. Wordt er voedsel en drank aangeboden/verkocht.
- Datum. De datum waarop het evenement plaatsvindt, maar ook eventuele datum opbouw en afbreken.
- Driehoeksborden op de weg.
- Feestverlichting.
- Folderen. U heeft geen vergunning nodig voor het verspreiden van folders huis-aan-huis, onder winkelend publiek, of achter de ruitenwissers van auto's.
- Geluidsoverlast.
- Helicopterlandingen. Als een helikopter buiten een luchthaven landt, is daarvoor een 'verklaring van geen bezwaar' nodig van de burgemeester.
- Kramen. Zijn er kramen en verkooppunten aanwezig.
- Lichtreclame.
- Locatie(s). Waar vindt het evenement precies plaats.
- Luchtballon. Voor het opstijgen en landen van heteluchtballons is een 'verklaring van geen bezwaar' nodig van de burgemeester.
- Mechanische muziek.
- Muziekoptredens.
- Nutsvoorzieningen. Wordt gebruik gemaakt van nutsvoorzieningen (gas, water, elektriciteit).
- Openbare orde (mogelijk geluidsoverlast, afval, aantal bezoekers, openingstijden, alcoholgebruik, mogelijke wanordelijkheden enz.).
- Openingstijden.
- Optochten. Denk aan de volgende gegevens: het doel van de optocht de route en de eventueel te nemen maatregelen die door u worden getroffen.
- Parkeren. Hoeveel auto's verwacht u, waar wilt u parkeren, wat doet u zelf aan het in goede banen leiden en bewaking.
- Podium. Wordt er een podium gebouwd.
- Spandoeken en banieren.
- Venten. Worden er goederen uitgevent.
- Verkeersveiligheid (afzettingen, andere belemmeringen voor het verkeer).
- Verkoop. Zijn er commerciële verkooppunten aanwezig.
- Vlaggen. Denk ook aan het tijdelijk plaatsen van vlaggenmasten.
- Vuurwerk. Bij festiviteiten en evenementen mag vuurwerk afgestoken worden door een gecertificeerd bedrijf na een verklaring van geen bezwaar van de burgemeester en toestemming van de eigenaar van het terrein.
- Wedstrijden op de weg. Als u op de weg een wedstrijd wilt houden (wielerkoers of autorace) hebt u voor de wegen die in beheer zijn bij de gemeente, een ontheffing nodig op grond van de Wegenverkeerswet en het Reglement verkeersregels en verkeerstekens. Voor provinciale wegen moet u zich wenden tot de provincie.
[Bron: Marten Waardenburg in DeCommunicatiedesk.nl]