Door: Kluwer
Hoe kiest u een restaurant of cateraar? Als u voor uw bedrijf een grote feestmaaltijd moet organiseren wordt het waarschijnlijk tijd voor professionele assistentie. Maar hoe kiest u de juiste locatie?
Alles hangt helemaal af van uw wensen als organisator, van het beschikbare budget en van het aantal gasten dat u wilt onthalen. Wie een diner of ander soort partij wil organiseren, kiest niet zo maar een bedrijf.
Het kan zijn dat u in principe al besloten hebt als locatie een bepaald restaurant of hotel te kiezen. Wellicht hebt u er zelf goede ervaringen opgedaan, bijvoorbeeld tijdens een partij die door iemand anders gegeven werd. Of omdat u er eens goed á la carte gegeten hebt. Maar dat wil nog niet zeggen dat dit bedrijf inderdaad de beste optie is. Een diner voor 500 personen met een aansluitende feestavond vergt uiteraard meer van een organisatie dan een groep van 25 personen die een diner in een brasserie wil houden.
Vooraf oriënteren
Het is daarom nuttig u tevoren goed te oriënteren. Verstandig is een aantal collega's te polsen en hun ervaringen te vernemen. Bij een eerste oriëntatie houdt u al rekening met de bereikbaarheid van de locatie voor de gasten die u wilt uitnodigen.
Voor een eerste oriëntatieronde kunt u ook de volgende gidsen gebruiken:
- In een uitgave als de befaamde Guide Michelin wordt niet alleen een kwalificatie gegeven van de bekendste restaurants en hotels, maar ook van hun capaciteit.
- De Gault Millau, die meer naar de kwaliteit van de keuken kijkt, geeft een goede indicatie.
- Het tijdschrift Lekker geeft een jaarlijkse top-500 van Nederland uit.
Vooraf informeren
Als u het oriëntatiehuiswerk hebt gedaan blijven er misschien nog een paar mogelijkheden over. Voordat u een of meerdere offertes gaat aanvragen, moet u kunnen vaststellen of deze bedrijven in staat zijn uw feest of diner te verzorgen.
Om te beginnen informeert u naar de onderstaande punten:
- Is er op het door uw gewenste tijdstip ruimte?
- Heeft het bedrijf genoeg ruimte om de gasten goed te ontvangen?
- Is er ervaring met dergelijke evenementen?
- Hoe staat de keuken bekend?
- Past dat wat u als opdrachtgever wilt binnen de mogelijkheden van het bedrijf?
Offerte aanvragen
Als bovenstaande vragen bevestigend beantwoord zijn, kunt u het betreffende bedrijf vragen om een uitgewerkte offerte uit te brengen. Of u vraagt dit aan meerdere bedrijven, als u toch een keuze wilt houden.
Bij grote hotels en restaurants en bij grote cateraars kun u voor het aanvragen van offerte terecht bij de salesmanager die contacten met bedrijven onderhoudt. Met hem of haar spreekt u in eerste instantie de grote lijnen door. U moet dan zelf al redelijk goed weten wat de bedoeling is. De informatie moet concreet genoeg zijn om een offerte op te baseren.
Punten voor een offerte:
- datum van het evenement;
- aard van de bijeenkomst(en);
- te gebruiken ruimte(n);
- aantal te verwachten gasten;
- tijdsindeling(en) vanaf ontvangst tot vertrek van de gasten;
- plattegrond van de ruimte(n) met situering van tafels, stoelen en serveerstations;
- afspraken over de dranken en het menu;
- afspraken over wat de gasten eventueel zelf moeten betalen of aantallen consumptiebonnen die verstrekt worden;
- afspraken over (‘levende') muziek, hoe lang, welk repertoire etc.;
- afspraken over technische zaken, zoals audiovisuele hulpmiddelen en vergaderapparatuur, microfoon(s), luidsprekers of het plaatsen van een katheder;
- indien er hotelkamers benodigd zijn, hoeveel en voor hoe lang;
- afspraak over vermelding van de betreffende activiteit op het videoscherm of publicatiebord bij de entree zoals naam, tijd, zaalnummer/zaalnaam;
- afspraken over parkeergelegenheid en de kosten daarvan.
Bevestiging en controle
Hebt u de offertes binnen, moet u een keuze maken. In principe krijgt u dan te maken met degene die verantwoordelijk is voor de uitvoering van alle partijen in het door u gekozen bedrijf. In grotere organisaties wordt deze functionaris de 'banketmanager' genoemd. Deze verzorgt over het algemeen de opdracht van begin tot eind, in samenwerking met de gastheren en het keukenpersoneel. Met deze functionaris bespreekt u van tevoren alle relevante zaken, ook legt u deze vast.
Aandachtspunten voor het contact met de banketmanager zijn:
- Alle gemaakte afspraken worden formeel schriftelijk bevestigd aan u als opdrachtgever.
- Belangrijk is tenslotte dat u zelf, voordat het daadwerkelijke evenement begint, aan de hand van de definitieve checklist controleert of alles inderdaad geregeld is zoals afgesproken. Doe dit bijtijds, zodat eventuele plooitjes nog kunnen worden recht gestreken!
[Bron: Paul Deckers in DeCommunicatiedesk]