Door: Kluwer
Een goed en succesvol evenement begint bij een doordacht uitnodigingsbeleid. Onder meer op basis van de uitnodiging besluit de genodigde al dan niet gehoor te geven aan uw invitatie. De uitnodiging is dus van invloed op de respons en bepalend voor de beleving van dat wat volgt. Immers, een eerste indruk krijgt geen tweede kans.
Het ontwikkelen van de filosofie, strategie en vormgeving van de invitatie kunt u opzetten met behulp van de vragen van de InvitatieScanner®. Deze checklist zorgt dat u niets over het hoofd ziet, wanneer u de uiteindelijke invitatie opstelt.
De InvitatieScanner is een praktische handreiking van The Live House bij de opzet en organisatie van uw evenement.
Database
- Heeft u een database, maakt u een gelegenheidsbestand of koopt u een bestand?
- Wie is er verantwoordelijk voor het beheer van de database?
- Is uw database up-to-date (dus bijgewerkt tot 1 maand van tevoren)?
- Wie binnen uw bedrijf beslist welke doelgroep(en) wordt uitgenodigd?
- Wie binnen uw bedrijf coördineert het uitnodigingstraject?
Profiel
- Wat is het profiel van uw doelgroep?
- Wat zijn de argumenten waarmee u uw doelgroep kunt overhalen te komen?
- Welke andere uitnodigingen ontvangt uw doelgroep?
- Is uw doelgroep verplicht om te komen?
- Is het voor uw doelgroep zakelijk gezien interessant om te komen?
- Laat u de gasten betalen voor hun aanwezigheid?
- Nodigt u de partners eveneens uit?
- Is de uitnodiging persoonlijk gericht of mag deze worden doorgeven?
Stijl
- Hoe spreekt u uw doelgroep aan (met u/met je)?
- Schrijft u in formele dan wel informele stijl?
- Schrijft u in wervende bewoordingen?
- Schrijft u vanuit het gezichtspunt van de ontvanger?
- Sluit uw uitnodiging aan bij het imago van uw bedrijf?
- Sluit uw uitnodiging aan bij de huisstijl van uw bedrijf?
- Krijgt het evenement een eigen huisstijl?
- Laat u een speciaal logo voor het evenement ontwerpen?
- Wilt u een bepaald thema verwoorden en verbeelden in de uitnodiging?
- Welke sfeer wilt u laten doorklinken in je uitnodiging?
Vorm
Van welk medium (gecombineerde media) maakt u gebruik bij een uitnodiging?
- Mail (geadresseerd/ongeadresseerd)
- E-mail
- Telefoon
- Persoonlijke benadering
- Advertenties in de media
Hoe geeft u de uitnodiging vorm?
- Kiest u voor drukwerk, giet u de uitnodiging dan in brief-, kaart- of andersoortige vorm?
- Indien u kiest voor verzending per post, kiest u u dan voor ‘port betaald' of gebruikt u zegels?
- Maakt u gebruik van dichte of vensterenveloppen?
- Nodigt de envelop uit tot openmaken?
- Stuurt u een gimmick mee?
- Heeft u ter ondersteuning van de uitnodiging ook een event-website met meer achtergrondinfo of een q&a-site ingericht?
- Genereert u op die manier interactie met de doelgroep?
- Indien je kiest voor een e-mailing, voeg je dan een antwoorddocument bij?
- Zijn er nog andere items die u ter gelegenheid van het evenement laat vervaardigen?
Denk hierbij aan:
- Parkeerkaarten
- Entreekaarten
- Waardebonnen (bijvoorbeeld voor consumpties)
- Presentatiemappen
- Stickers
- Programmaboekjes
- Labels
- Wegwijzers
- Posters
- Advertenties
- Badges
- Tafelschikkingkaartjes
- Menukaarten
- Draagtassen
- Kleding
- Vlaggen
Praktische uitvoering
- Welke feitelijke informatie wilt u uw gasten meedelen in de uitnodiging?
- Hoe lang van tevoren nodigt u potentiële gasten uit?
- Op welke dag van de week wilt u dat de uitnodiging bij de potentiële gasten aankomt?
- Voert u ondersteunende acties?
- Kiest u voor een vooraankondiging?
- Kiest u voor een meertrapsuitnodiging?
- Stuurt u de uitnodiging naar het privé- of het werkadres?
Uitnodigingstekst
- Laat u de uitnodigingstekst in/extern schrijven?
- Laat u de uitnodiging in/extern vervaardigen?
- Wie ondertekent de uitnodiging?
- Laat u een originele handtekening plaatsen of neemt u genoegen met een gedrukte versie?
- Geef u een (bindend) kledingadvies?
- Wie verzorgt de handling?
Hoe kunnen de gasten zich aanmelden?
- Via een antwoordkaart
- Via een antwoordfaxformulier
- Via een internetsite
- Via een speciale aanmeldingstelefoonlijn (bemand of sprekende computer)?
Hoe verwerkt u de aanmeldingen?
- Stuurt u uw gasten een bevestiging van hun aanmelding?
- Last u een belronde in voor gasten die niet hebben gereageerd?
- Stuurt u een reminder vlak voor het evenement?
- Wie is de contactpersoon binnen uw bedrijf voor vragen naar aanleiding van de uitnodiging?
- Verstuurt u een persbericht? Zo ja, aan welke bladen/kranten?
Tijdsplan
- Vooraankondiging versturen
- Samenstellen van een voorlopige genodigdenlijst
- Conceptvervaardiging van de uitnodiging
- Conceptteksten schrijven
- Definitieve lay-out en teksten
- Aanmaak drukwerk/e-mail/belscript, definitieve gastenlijst
- Vooraankondiging versturen
- Ondersteund door persoonlijke uitnodigingen van buitendienstmedewerkers
- Definitieve uitnodiging versturen
- Sluiting van de responstermijn en het versturen van de bevestiging
- Reminder voor de genodigden die nog niet gereageerd hebben
- Voorlopige gastenlijst gereed
- Definitieve gastenlijst gereed
- Uitvoering van het evenement
- Follow-up
Inhoud van de vooraankondiging
- Datum en dag van de week
- Tijdstip en -duur
- Reden/doel van het evenement
- Onderwerpen
Inhoud van de uitnodiging
- Datum en dag van de week
- Reden of doel van het evenement
- Voor wie de uitnodiging bedoeld is en of de uitnodiging ook geldt voor partners/collega's
- Tijd van aanvang en geplande eindtijd
- Summier programmaoverzicht
- Aanwezigheid van belangrijke genodigden
- Lunch-/dinermogelijkheden
- Naam, adres en telefoonnummer van de locatie
- Naam en adres van de afzender
- R.s.v.p. met telefoonnummer en contactpersoon of r.s.v.p. middels antwoordkaart, antwoordfax of e-mail
- Uiterlijke aanmeldingsdatum
- Routebeschrijving voor automobilisten en voor reizigers per openbaar vervoer
- (Eventueel) kledingadvies
- (Eventueel) deelnamekosten en betaalmogelijkheden
Inhoud van het responsmedium
- Aan- dan wel afwezigheid en eventueel reden
- Naam van de aanwezige perso(o)n(en), eventueel met voornaam, sekseaanduiding, titel en functie
- Maaltijddeelname en -wensen
- Naam en bedrijfsnaam van de afzender
- Bij betaling: handtekening en betalingswijze
- (Eventueel) vervoerswijze
- Betalingsmededeling
Inhoud van de bevestiging
- Aanmelding bevestigen
- Herhaling van datum, plaats en tijdstip
- Herhaling van adresgegevens locatie en contactpersoon binnen uw organisatie
- Routebeschrijving
- (Eventueel) meer details van het programma
- Overige praktische en last-minute details
Follow up
- Plant u vooraf de follow-up van het evenement?
- Bedankt u de gasten voor hun aanwezigheid?
- Stuurt u foto's of richt u een website in met foto's?
- Houdt u de contacten met uw gasten warm voor een vervolgactie?
[Bron: The Live House in Marketingmax]