Hoe maak ik een e-mail nieuwsbrief?

Door: Kluwer

Wil je op een snelle en betrekkelijk eenvoudige manier met bestaande klanten en prospects communiceren, dan is de elektronische nieuwsbrief (e-mail) een goede optie met veel voordelen.

1. Wat is een elektronische nieuwsbrief

Een elektronische nieuwsbrief is in wezen een vorm van een e-magazine. E-magazines komen in allerlei verschijningsvormen voor. Van complete websites zoals elektronische kranten of tijdschriften tot de zogeheten newsalert, die per e-mail waarschuwt wanneer er nieuws op een site is gezet. Veel e-magazines zijn ontstaan uit papieren tijdschriften en hebben nog steeds een papieren tegenhanger.

Hier  hebben we het over een periodieke uitgave (dagelijks, wekelijks, maandelijks enzovoort) waarvan de inhoud zich vooral richt op het informeren van de lezers. Niet primair op achtergronden, amusement en dergelijke. De omvang is beperkt tot enkele berichten (vijf tot tien) per aflevering. Illustraties zijn ondersteunend aan de tekst.

Ten opzichte van een papieren nieuwsbrief heeft de elektronische versie een aantal extra's:

• een directe koppeling met een archief (door middel van links direct op te roepen);
• geluid en bewegend beeld;
• de lezer kan direct reageren en online bestellingen doen;
• door middel van e-mail is direct contact met de redactie mogelijk.

Verdere voordelen van de elektronische nieuwsbrief:

• is snel (als de tekst klaar is, kan deze direct worden verstuurd);
• is altijd actueel;
• is goedkoop (geen druk- en portokosten);
• heeft een hoge respons die goed meetbaar is;
• het moment van bezorgen is goed te timen.

Het nadeel dat nieuwsbrieven irritatie kunnen veroorzaken geldt eigenlijk niet meer sinds de ontvanger toestemming moet verlenen voor de toezending. Voor het versturen van elektronische nieuwsbrieven aan andere bedrijven is het nog niet nodig om toestemming vooraf te krijgen. Dat gaat binnenkort veranderen, waarschijnlijk per 1 juli 2009. Op overtreding staan forse boetes. Het is natuurlijk zeer de vraag of het verstandig is ongevraagd nieuwsbrieven te sturen.

1.1 Aandachtspunten

Wie erover denkt een elektronische nieuwsbrief op te zetten moet rekening houden met een aantal aandachtspunten.

Voor de eerste nieuwsbrief verschijnt:

• doelstelling vaststellen (zie punt 2);
• doelgroepen bepalen (zie punt 3);
• adressen verzamelen (zie hoofdstuk 4);
• redactieformule vaststellen (zie punt 5);
• vormgeving en lay-out bepalen (zie punt 6);
• personele aspecten regelen (zie punt 7);
• technische zaken regelen (zie punt 8);
• budgettaire zaken regelen (zie punt 9).

Permanent:

• verzamelen kopij, redigeren en verzendklaar maken (zie punt 10);
• beeldschermschrijven (zie punt 11);
• verzending (zie punt 12);
• evalueren en meten (zie punt 13).

2. Doelstelling vaststellen

Formuleer doelstellingen. Dat wil zeggen wat je met de nieuwsbrief wilt bereiken, zoals nieuws verspreiden, commerciële doelstellingen realiseren, klantenbinding versterken enzovoort. Met name voor het snel en actueel verspreiden van nieuws bij je doelgroep is de elektronische nieuwsbrief een goed middel. Daarnaast is het ook een prima middel voor interactie en om te contacten te onderhouden.

De nieuwsbrief is geen op zichzelf staand communicatiemiddel, maar moet passen binnen de communicatiemix. Zorg dat alle middelen op elkaar zijn afgestemd en elkaar versterken. Ook voor de abonnee moet duidelijk zijn waar hij welke informatie kan verwachten.

3. Doelgroepen bepalen
Bepaal - in het verlengde van je doelstellingen - welke doelgroep(en) je wilt bereiken met de nieuwsbrief. Probeer tevens na te gaan of je alle doelgroepen van dezelfde informatie wilt voorzien, of dat je een bepaalde segmentatie wilt aanbrengen. Door in het adressenbestand coderingen aan te brengen kun je je nieuws gesegmenteerd naar buiten brengen.

Aandachtspunten bij het selecteren van de doelgroep:

• Welke groep(en) mensen wil ik bereiken?
• Wat verwacht ik van hen?
• Wat verwachten zij van mij?
• Welke weerstanden zijn te verwachten?
• Wat is hun grootste zorg?

In het kader van de wetgeving (verplichting tot opt in) komt daarbij nog de vraag: hoe bereik ik mijn doelgroepen? Deze vraag wordt onder het volgende punt beantwoord.

4. Adressen verzamelen

Dit artikel gaat uit van de situatie waarin zowel voor particulieren als voor bedrijven de wetgeving met betrekking tot opt in van toepassing is. Ontvangers moeten zelf aangeven dat zij de e-mail willen ontvangen. Deze wetgeving geldt al sinds 2004 voor particulieren en treedt in de loop van 2006 in werking voor de business-to-businessmarkt.

4.1 Opbouw adressenbestand

Het is niet toegestaan een nieuwsbrief spontaan toe te zenden aan relaties of prospects. De geadresseerde moet hiervoor nadrukkelijk toestemming hebben verleend.

Bestaande relaties
Wil je bestaande relaties op je verzendlijst zetten, dan zul je hen dus eerst individueel moeten benaderen met de vraag of zij dat ook willen. Zij moeten expliciet toestemming geven door een handtekening te plaatsen of een e-mail te versturen. Het zogeheten 'piep-systeem' (wie zwijgt stemt toe) is niet toegestaan.
Maak duidelijk wat de nieuwsbrief inhoudt en welk voordeel je relaties ervan kunnen hebben. Als je er veel aan gelegen is, kun je eventueel een beloning in het vooruitzicht stellen voor degenen die zich abonneren.

Dubbele opt in
Om te voorkomen dat iemand door een derde wordt opgegeven voor de nieuwsbrief, zonder daarvan af te weten, is het nog beter de zogenaamde dubbele opt in te hanteren. Dat wil zeggen dat bij aanmelding een bericht wordt gestuurd naar het desbetreffende e-mailadres. Het abonnement gaat pas in als dat wordt bevestigd.

Nieuwe relaties
Nieuwe relaties binnen de vastgestelde doelgroep kun je op allerlei manieren benaderen. Zorg ervoor dat je bij alle contacten met de doelgroep wijst op het bestaan van de nieuwsbrief en biedt hen de gelegenheid om zich te abonneren. Bijvoorbeeld in de volgende situaties:

• Geef informatie over de nieuwsbrief in je relatiemagazine, in catalogi, advertenties en dergelijke. Vermeld altijd je URL en zorg voor een antwoordkaart of -coupon.
• Leg een flyer met antwoordkaart in publieksruimte, geef die mee aan vertegenwoordigers enzovoort.
• Laat bezoekers op een beurs een kaart invullen en ondertekenen.
• Vraag bestaande abonnees om familie, vrienden en collega's op de nieuwsbrief te attenderen.
• Bied bestaande abonnees de mogelijkheid om de nieuwsbrief of berichten daaruit door te sturen.
  

De meest voor de hand liggende manier om nieuwe abonnees te trekken is via de eigen site. Geef de nieuwsbrief daar een prominente plaats. Neem een opvallende button op die direct doorlinkt naar de laatste nieuwsbrief. Plaats daarbij tevens een link waarmee de bezoeker zich direct kan aanmelden.
 
4.2 Beheer en onderhoud adresbestand

Stuur de nieuwe abonnee direct na opgave automatisch een e-mail ter bevestiging van de aanvraag. Vermeld een afmeldlink zodat men zich gemakkelijk kan afmelden of het adres kan wijzigen.
Je kunt zelfs vragen om de bevestiging te beantwoorden voordat je het adres definitief in je bestand opneemt. Hiermee waarborg je de integriteit van je bestand en voorkom je dat derden iemand aanmelden zonder diens medeweten. Vervolgens wordt het e-mailadres opgeslagen in een database, van waaruit de nieuwsbrieven worden verstuurd. Dit hele proces kun je automatiseren, zodat je er zelf geen omkijken naar hebt.

Richt ook een procedure in voor het afmelden en voor het doorvoeren van e-mailadreswijzigingen. Zet een wijzigings- en afmeldlink in iedere nieuwsbrief. Zorg ook in dat geval voor een bevestiging van de adreswijziging of afmelding.

5. Vaststellen redactieformule

Op basis van ondermeer de beoogde doelgroepen en de doelstellingen van de nieuwsbrief stel je eerst een redactieformule vast. Daarbij zijn vier aandachtspunten te onderkennen:

• Wat voor soort nieuwsbrief wil je maken?
• In welke frequentie moet deze verschijnen?
• Wat is de aard van de inhoud?
• Welke toonzetting wil je gebruiken?

5.1 Soort nieuwsbrief

Er zijn allerlei verschillende nieuwsbrieven. Gerelateerd aan een website en losstaand, met complete berichten of alleen samenvattingen die zijn doorgelinkt naar de server enzovoort. Zorg voor consistentie door vooraf te bepalen wat voor soort nieuwsbrief je wilt uitbrengen.
 
5.2 Frequentie

De frequentie van een nieuwsbrief kan heel verschillend zijn. Sommige komen alleen uit als er echt iets te melden is, andere verschijnen met een vaste regelmaat. Van dagelijks tot eens per kwartaal. Voor de lezer is een vaste regelmaat het plezierigst. Hij kan er op rekenen wanneer de volgende uitgave verschijnt.

• Verstuur een nieuwsbrief liefst met een vaste interval.
• Kies een frequentie die past bij je mogelijkheden en budget. Dagelijks is mooi, maar heb je zo vaak iets nieuws te melden?
• Bedenk welk tijdstip het handigste is om de nieuwsbrief te ontvangen.
• Stuur de elektronische brief altijd omstreeks dezelfde tijd weg.

5.3 Inhoud

De inhoud is uiteraard afhankelijk van de aard van je organisatie, je doelstellingen en de boodschap die je voor je lezers hebt. Bepaal vooraf eerst hoe je nieuwsbrief er inhoudelijk uit gaat zien.

• Welk soort informatie?
• Welke informatiemix?
• Welke rubrieken zijn er?
• Is er een column of niet?
• Enzovoort.

Vul daarna alle inhoudelijke elementen gedetailleerd in:

• artikelen, berichten etc
• contactpersoon/e-mailadres (link) voor reacties
• datum van afgifte
• gegevens afzender
• illustraties
• inhoudsopgave (met interne links)
• jaargang
• link naar archief/oude nummers
• link naar homepage uitgever
• mogelijkheid abonnement op te zeggen
• mogelijkheid e-mailadres voor toezending te wijzigen
• mogelijkheid de nieuwsbrief te printen
• naam van de nieuwsbrief
• nummer.

Het is gebruikelijk om op de bestaande website een aanmeldoptie in te bouwen. Hier kunnen belangstellenden zich aanmelden. Een aanmeldlink staat een beetje vreemd - de lezer zelf is immers al aangemeld - maar bewijst zijn nut als de nieuwsbrief wordt doorgestuurd.

5.4 Toonzetting

Bepaal op welke manier je de lezer wilt toespreken. Met andere woorden hoe je wilt overkomen.

• Formeel of juist amicaal?
• Wil je met gezag een standpunt uitdragen of juist zaken ter discussie stellen?
• Hoe spreek je de lezer aan: met u of je en jij?
• Prefereer je eenrichtingsverkeer of lok je juist interactie uit?

Al deze keuzes hangen voor een belangrijk deel af van de aard van je organisatie, je verhouding met de doelgroep en je doelstellingen. Houd ook rekening met de aard van je andere communicatiemiddelen en stem je elektronische nieuwsbrief daarop af.

6. Vormgeving en lay out

Zorg ervoor dat de nieuwsbrief altijd dezelfde uitstraling heeft. Dat kan door een template te laten ontwerpen, op basis van je huisstijl. Tenzij je veel ervaring hebt op dit gebied, is het aan te raden dit onderdeel uit te besteden aan een professional. Dat kost wel wat, maar je bent verzekerd van een professionele uitstraling.

Binnen dit template (of stramien) kun je per aflevering, door middel van een content management systeem, eenvoudig je teksten en illustraties aanbrengen.

Aandachtspunten

• Houd de vormgeving simpel. Overdaad schaadt!
• Gebruikersvriendelijkheid staat voorop.
• Let op de leesbaarheid van titels en teksten, zowel qua kleurgebruik als lettertype en -grootte.
• Gebruik geen zware illustraties waardoor de nieuwsbrief 'traag' wordt (zie ook onderdeel technische aspecten).
• Gebruik geen onnodige menu's die de toegang tot de informatie vertragen.
• Maak gebruik van bullets en tussentitels in plaats van uitgeschreven blokken tekst.
• Houd rekening met mensen met een functiebeperking, zoals blinden, slechtzienden en slechthorenden. Zie voor toegankelijkheidsijkpunten: www.accessibility.nl.
• Verander niet te vaak de uitstraling van je nieuwsbrief. Het gevaar bestaat dat de lezer de nieuwe versie niet herkent en zijn belangstelling verliest.

7. Personele aspecten

Voor het ontwikkelen en in de lucht houden van een elektronische nieuwsbrief zijn verschillende functies noodzakelijk. Soms kunnen verschillende functies in één medewerker verenigd worden. Bovendien is het ook mogelijk capaciteit in te huren.

Wanneer je een nieuwsbrief gaat opzetten, maak dan de overweging of de werkzaamheden kunnen worden verricht binnen een bestaande functie, of dat er een nieuwe functie voor in het leven moet worden geroepen.

Checklist functies voor een elektronische nieuwsbrief

• hoofdredacteur;
• één of meer redacteuren/bedrijfsjournalisten;
• een netwerk van correspondenten binnen het bedrijf voor specifieke rubrieken en onderdelen;
• technische man/vrouw (ict'er);
• vormgever (bij ontwerp en aanpassingen);
• administratieve kracht/beheerder abonneebestand.

8. Technische zaken

De technische kant van de elektronische nieuwsbrief beperken we tot enkele aandachtspunten. Bespreek deze met degene die je technische ondersteuning biedt.

8.1 Wat moet er geregeld worden?

• Het leveren van een template voor de lay-out van de nieuwsbrief, waarin je op een simpele manier je teksten en illustraties kunt invoegen.
• Het implementeren daarvan op een server (eigen of van de leverancier).
• Het opzetten en onderhouden van de database met e-mailadressen van abonnees.
• Het automatisch verwerken van de mutaties.
• Het koppelen van de nieuwsbrief aan het adressenbestand ten behoeve van de verzending.
• Het archiveren en toegankelijk houden van oude nummers (archief).
• Algemene technische ondersteuning bij speciale wensen of calamiteiten.

Tenzij je de nodige ondersteuning en capaciteit in huis hebt in de vorm van een eigen ICT-afdeling, is het aan te raden je voor de technische uitvoering te oriënteren op een externe leverancier. Er zijn gespecialiseerde leveranciers (zoek op internet naar bijvoorbeeld digitale of elektronische nieuwsbrief) die alle bovengenoemde zaken voor je kunnen regelen en bovendien de verzending en archivering op hun server voor hun rekening nemen.

8.2 Formaat

Een eenvoudige nieuwsbrief met uitsluitend tekst valt nauwelijks meer op. Vrijwel iedere nieuwsbrief bevat opmaakelementen, illustraties en dergelijke. Dat is niet meer met een simpel e-mailtje te versturen, maar vereist opmaak in een speciaal formaat, zoals HTML of PDF.

Illustraties
Als je gebruik maakt van een speciaal programma hoeven illustraties en dergelijke niet meer meegezonden te worden. Ze blijven op de server staan. Zodra de ontvanger de nieuwsbrief opent, krijgt hij verbinding met de server en de illustraties worden geladen.

Capaciteit
Ook capaciteit is een aandachtspunt. Bij meer dan vijftig adressen loop je al snel tegen beperkingen op. Verzenden vanaf een externe server kan dat voorkomen.

Spam
Bij het zelf versturen van grote hoeveelheden nieuwsbrieven in één bericht, loop je de kans dat dit door automatische controlemechanismen wordt aangemerkt als spam. Zie voor dit onderwerp ook punt 12.

9. Budgettaire zaken

Een elektronische nieuwsbrief is - zeker in vergelijking met andere media - een goedkoop communicatiemiddel. Een eenvoudig uitgevoerde nieuwsbrief in een niet al te grote oplage kan in principe vrijwel zonder kosten gemaakt worden. Hier geven we een indicatie van de kostensoorten die met het uitgeven van een elektronische nieuwsbrief gemoeid kunnen zijn.

Vormgeving
Dit zijn eenmalige kosten voor het vervaardigen van een template in je huisstijl. Afhankelijk van je wensen kan dit met enkele honderden euro's voor elkaar gemaakt worden. Heb je daarnaast allerlei andere technische wensen, dan ben je uiteraard duurder uit.

Tekst
Schrijven voor het beeldscherm stelt andere eisen aan een tekst dan papieren producties. Heb je die expertise niet in huis, dan moet je wellicht een professionele kracht inhuren. Reken op een bedrag tussen de 75 en maximaal 100 euro per uur.

Verzending
Verzend je niet zelf maar via een leverancier, dan moet je rekenen op een bedrag van 5 tot 8 cent per e-mailadres, afhankelijk van de grootte van je bestand. Dat kan oplopen, maar is nog altijd vele malen goedkoper dan een mailing per post.

Software
Maak je gebruik van een nieuwsbriefsoftwarepakket van een externe leverancier, dan betaal je daarvoor doorgaans een vast bedrag per maand.

10. Verzamelen van kopij en redigeren

Het verzamelen van kopij is het grootste afbreukrisico dat een elektronische nieuwsbrief bedreigt. Houd al bij het bepalen van de frequentie rekening met de vraag of er telkens weer nieuws te melden valt. Je kunt beter de frequentie wat verlagen en af en toe met een extra editie komen, dan een hoge frequentie aanhouden met onvoldoende inhoud.

Het verzamelen van kopij is geen zaak van de redactie alleen. De gehele organisatie (met name directie en management) moet doordrongen zijn van het belang van de nieuwsbrief. De redactie en de correspondenten moeten door hun voortdurende activiteit dit besef levend houden.

Aandachtspunten
Er bestaan grote verschillen tussen nieuwsbrieven. Onderstaande tips en aandachtspunten moeten beschouwd worden als 'grootste gemene deler'. Bekijk ze altijd in het licht van je eigen doelstellingen en doelgroep.

Inhoud

• Check het onderwerp op zijn nieuwswaarde.
• Beperk het aantal onderwerpen in een nieuwsbrief.
• Houd de onderwerpen kort. Geef zonodig een link voor meer informatie.

Taalgebruik

• Pas je taalgebruik aan op de gemiddelde lezer.
• Gebruik korte zinnen en vermijd moeilijke woorden, rekening houdend met je doelgroep.
• Houd de nieuwsbrief luchtig (gebruik humor, wissel zware en lichte onderwerpen af).
• Vermijd spelfouten en andere slordigheden, zoals links die niet werken.

Illustraties
Gebruik foto's om aandacht te trekken naar de onderwerpen van de mailing. De foto's moeten de tekst ondersteunen, vermijd daarom willekeurige mooie plaatjes.
De visuele elementen van je huisstijl (logo, kleuren) mogen niet overheersen, voorkom dat de eigenlijke content onvoldoende aandacht krijgt. Bij het 'scannen' van de nieuwsbrief moet de aandacht naar de juiste plek worden geleid.

Opmaak
Bij de opmaak is je template leidend. Heb je dat niet, of zijn de richtlijnen erg ruim, neem dan de volgende aandachtspunten in acht.

• Laat geen teksten over de volle breedte lopen. Dat leest onprettig bij een breed geopend venster.
• Beperk het aantal fonts en fontgroottes. Gebruik geen zeldzame lettertypes. Niet iedereen heeft alle fonts geïnstalleerd. Als een speciaal lettertype belangrijk is, maak dan plaatjes van de teksten.
• Gebruik onderstrepingen alleen voor links. Je kunt accenten eenvoudig leggen met cursief of vet.
• Schrijf geen woorden compleet in hoofdletters. Dat komt over als schreeuwen.

Opbouw nieuwsbrief
Zorg voor een inhoudsopgave met een link naar de nieuwsitems. Plaats aan het eind van elk item een link terug naar de inhoudsopgave.Elk nieuwsbericht (onderwerp) bestaat op zijn beurt uit:

• een sprekende titel;
• een samenvattende zin per onderwerp als inleiding;
• een korte, feitelijke tekst met de basisinformatie;
• het e-mailadres van een contactpersoon voor vragen en reacties, indien nuttig;
• eventueel een directe link naar achtergrondinformatie op internet of intranet.

Technisch

• Gebruik eenvoudige, werkende links naar andere pagina's of websites.
• Beperk het aantal links in de nieuwsbrief: overdaad schaadt. Wanneer je links naar websites van derden opneemt, plaats deze dan bij voorkeur onderaan. Er is namelijk een kans dat de lezer hierna niet meer bij jouw nieuwsbrief terugkomt.
• Zorg dat links naar je eigen website op de juiste plaats landen. Ook na enige tijd, want niet iedere nieuwsbrief wordt meteen gelezen!

Archief
Zorg ervoor dat oude afleveringen compleet in het archief terecht komen: met afbeeldingen en werkende links.

11. Beeldschermschrijven

Het beeldscherm stelt heel eigen eisen aan teksten. We kunnen daar op deze plaats slechts kort op ingaan en ons beperken tot enkele tips. Heb je geen ervaring, huur dan in het begin capaciteit in.

Stijl
Het uitgangspunt is: teksten van papier kunnen niet één op één worden overgenomen als schermtekst. Bij papieren teksten zijn zinnen vaak langer en ingewikkelder. Datzelfde geldt voor alinea's en opbouw.

• Schrijf beknopt (geen lange zinnen, niet omslachtig formuleren en geen ingewikkelde werkwoordconstructies).
• Gebruik de mogelijkheden van visuele elementen, zoals opsommingen, schema's en dergelijke.
• Beperk het aantal links in lopende tekst.

Scrollen of niet?
Er zijn onder schrijvers voor internet twee kampen. Het ene kamp vindt dat je teksten altijd moet beperken tot één schermpagina. Het andere kamp vindt dat de pagina's best langer mogen zijn, zodat je moet scrollen om alles te kunnen lezen. Het beperken tot één pagina is technisch gezien lastig, omdat gebruikers verschillende formaten schermen hebben en ook niet iedereen dezelfde scherminstelling heeft.
Bovendien neemt de ervaring van de internetgebruiker steeds meer toe en lijken langere pagina's geen echt bezwaar meer. Maak een pagina echter nooit te lang en gebruik een inhoudsopgave met interne links om snel naar een onderwerp te gaan.

Opmaak van de tekst

• Gebruik een relatief smalle opmaakkolom.
• Voorkom dat lezers horizontaal moeten scrollen.
• Maak korte tekstblokken (zie hierna).
• Gebruik kernachtige, informatieve tussenkoppen.
• Maak een rustige indeling met veel wit.
• Maak niet meer dan twee kolommen naast elkaar.
• Lijn een tekst nooit rechts uit.

Eisen aan tekstblokken

• Kort(er dan op papier).
• Smalle opmaak.
• Redelijk brede marge links en rechts.
• Duidelijk van elkaar gescheiden.
• Voorzien van duidelijke, kernachtige kop.

12. Verzendklaar maken en verzenden

Raadpleeg voor de verzending de instructies van degene die het systeem geleverd heeft of beheert. Als je je eerste nieuwsbrief verstuurt, probeer deze dan eerst uit bij collega's. Vraag hun commentaar en verwerk dat in de definitieve versie.

Aandachtspunten:

• Print je nieuwsbrief altijd uit voor je die verzendt. Spelfouten en slecht lopende zinnen kom je op die manier vaak sneller op het spoor dan op het scherm.
• Let op het verzendadres. Als je vanaf je eigen e-mailadres verstuurt, komt jouw adres in heel veel adresboeken te staan, met de kans op allerhande virusmailtjes. Maak in plaats daarvan een apart mailadres aan op een aparte computer (bijvoorbeeld info@bedrijfsnaam) of maak gebruik van de diensten van een externe provider.
• Zorg dat de adressen van je abonnees nooit zichtbaar worden. Gebruik geen onbeschermd adresveld.

Spamfilters
Spam kan worden omschreven als een e-mailbericht (dus ook een nieuwsbrief) dat in grote hoeveelheden en zonder toestemming wordt verstuurd. Op veel plaatsen zijn spamfilters actief, die zonder tussenkomst van mensen spam detecteren en tegenhouden. Het is dus zaak je nieuwsbrief zodanig in te kleden dat deze niet wordt gezien als spam.

Een spamfilter scant een bericht op verschillende kenmerken. Ieder kenmerk levert positieve of negatieve punten op. De eindscore (spamscore) bepaalt of het bericht al dan niet als spam wordt aangemerkt. Wil je niet als spam gekwalificeerd worden, houd je dan aan de volgend regels:

• Gebruik geen Engelse termen in de onderwerpregel. Spamfilters zijn vooral gespitst op Engelse termen als 'free', 'download', 'money', 'limited'.
• Gebruik geen herhaalde karakters als !!!
• Stuur geen attachments mee.

13. Verwerken van reacties, evaluatie en statistiek

Reacties
Een van de eigenschappen van een elektronische nieuwsbrief is de mogelijkheid tot interactie. Zorg dat reacties van lezers direct worden beantwoord. Heb je niet voldoende capaciteit om dat direct te doen, laat dan een automatisch antwoord genereren, waarin je bedankt voor de reactie en aangeeft binnen hoeveel tijd de abonnee antwoord kan verwachten.

Evaluatie en statistiek
Zoals bij ieder communicatiemiddel is het belangrijk om regelmatig te evalueren en te onderzoeken of je nieuwsbrief wordt gelezen. Je technische ondersteuning kan je precies vertellen wat de mogelijkheden zijn om inzicht te krijgen in het leesgedrag van de lezers van je nieuwsbrief. Er zijn verschillende mogelijkheden om te meten of de nieuwsbrief wordt geopend en zo ja, hoe het klikgedrag van je lezer is.

Daarnaast kun je eens in de zoveel tijd door middel van een enquête vragen stellen aan de abonnees.

Reageer Stuur door Print