Door: Kluwer
Wanneer een werkgever goederen of diensten aan de zaak onttrekt voor persoonlijk gebruik, is de btw niet of slechts beperkt aftrekbaar. Dit geldt ook als hij deze aan relaties schenkt of aan zijn personeel weggeeft. De kosten zijn meestal niet meer aftrekbaar zodra zij boven een drempelbedrag komen.
Wanneer een werkgever goederen of diensten aan zijn personeel geeft voor persoonlijk gebruik, is de btw die daarover is berekend in principe niet aftrekbaar, tenzij deze kosten bij de totale berekening onder een drempelbedrag blijven. Dit geldt bijvoorbeeld als de werkgever zijn personeel huisvesting, loon in natura, gelegenheid tot sport, ontspanning of privé-vervoer geeft.
Als de ondernemer voor deze goederen en diensten omzetbelasting verschuldigd is wegens verwervingen uit andere EU-landen, of als hij omzetbelasting bij invoer uit niet EU-landen heeft moeten betalen, dan is de btw ook onder het drempelbedrag niet aftrekbaar als voorbelasting.
Voor het verstrekken van eten en drinken aan het personeel gelden bijzondere regels.
Drempel voor personeelsvoorzieningen
Om te voorkomen dat er kleine bedragen aan voorbelasting moeten worden gecorrigeerd, blijft de voorbelasting aftrekbaar als de kostprijs van de prestaties die de werknemer ontvangt de grens van € 227 (exclusief btw ) per boekjaar niet overschrijdt. Zo lang de aanschaffings- of voortbrengingskosten onder de drempel blijven, hoeft de ondernemer de voorbelasting niet te corrigeren. Eenzelfde regeling geldt voor relatiegeschenken en giften.
Let op! Bij de vaststelling of de drempel wordt overschreden telt het privé-gebruik van de auto van de zaak ook mee, evenals het gebruik van de personeelskantine.
Vergoeding door personeel
Bij de vaststelling of de drempel wordt overschreden moet rekening worden gehouden met een eventueel door de werkgever van de werknemer bedongen vergoeding, waaronder ook een tegenprestatie in natura kan vallen (bij voorbeeld het verrichten van arbeid). In zo'n geval is sprake van een levering of dienst verricht tegen vergoeding. De ontvangen vergoeding brengt mee dat mogelijk de drempel niet wordt overschreden.
Vervoerbedrijven en (deels) gratis vervoer werknemers
Als een exploitant van een personenvervoerbedrijf (zoals trein- of busmaatschappijen) gratis of tegen een verlaagd tarief vervoersbewijzen aan het personeel geeft, dan mag hij over hun privé-vervoer geen voorbelasting aftrekken. Er moet dus worden vastgesteld welk deel van de voorbelasting betrekking heeft op privé-vervoer. Het bedrag dat van aftrek wordt uitgesloten, is gelijk aan de hoeveelheid omzetbelasting die de ondernemer betaald had, als het personeel voor de vervoerbewijzen een vergoeding had betaald, die normaal aan derden in rekening wordt gebracht. Van deze eindsom kan de ondernemer de omzetbelasting aftrekken, die hij over de in rekening gebrachte vergoeding verschuldigd is. De vergoeding is ook van toepassing op het inleveren van loon of vakantiedagen en op de gepensioneerde werknemers van die bedrijven en hun gezinsleden.
Niet onder de BUA-regeling
In een aantal gevallen vallen de goederen en diensten voor persoonlijk gebruik door personeel niet onder de regeling. De btw is onder voorwaarden in die gevallen dus wel aftrekbaar. Het gaat om:
- bepaalde vormen van besloten busvervoer voor het personeel in het kader van het woon-werkverkeer;
- outplacementkosten voor het personeel;
- het verstrekken of ter beschikking stellen van een fiets voor de werknemer voor woon-werkverkeer.
[ Bron: Belastingdienst]