Door: Kluwer
Facturen die zoek raken, budgethouders die ze zoek maken. Een crediteurenbeleid dat niet op rolletjes loopt is slecht voor het humeur, slecht voor de relatie met de toeleverancier en slecht voor het inzicht het financiële wel en wee van uw onderneming. Hoe kan het beter?
Ruwweg de helft van de inkomende facturen in Nederland, wordt niet op tijd betaald. Hier kan een strategische keuze aan ten grondslag liggen: later betalen verhoogt het gemiddeld uitstaand crediteurensaldo, met een lager werkkapitaal als resultaat.
Zoekraken
Van een bewuste keuze is vaak geen sprake. Vaker is het zo dat facturen
zoekraken, budgethouders te laat accorderen en soms is het zelfs onduidelijk of de factuur überhaupt is binnengekomen.
Machtige toeleverancier
De relatie met de toeleveranciers kan op het spel komen te staan. Een toeleverancier besluiten om niet meer te leveren totdat er betaald is. Dit is vooral pijnlijk als het om een machtige toeleverancier gaat, zonder wiens producten een bedrijf in grote problemen komt, of zelfs stil kan komen te liggen. De slechte betaler loopt verder het risico geen gebruik te kunnen maken van betalingskortingen.
Bijkomend vervelend gevolg van slecht betalingsgedrag is dat een bedrijf niet goed meer weet hoe het er voor staat. Hoeveel facturen zijn er nog te betalen? Hoe zit het met aangegane verplichtingen? Bij het ontbreken van de juiste informatie is onduidelijk hoeveel budgetruimte er nog resteert.
Risico-analyse
Om te bepalen of er op dit terrein een probleem is en hoe groot het is kan een korte interne risico-analyse worden gemaakt.
Die bestaat uit de volgende punten:
- tracken en tracen hoe de accordering van een aantal inkomende kostenfacturen verloopt;
- vaststellen hoe vaak facturen zoekraken;
- vaststellen hoeveel aanmaningen u ontvangt;
- inzichtelijk maken hoeveel tijd de afdeling administratie per factuur kwijt is;
- inzichtelijk maken met welke frequentie en hoe lang de budgethouders bezig zijn met het accorderen van facturen;
- bepalen wat uw gemiddelde crediteurentermijn is in relatie tot branchegenoten.
Waar u vervolgens aan moet denken:
- neem een aantal voorzorgsmaatregelen zodat de inkoopprocedures en accorderingsroutes worden geformaliseerd;
- verdeel crediteuren in groepen met als doel om per groep van toeleveranciers te bepalen hoe het crediteurenbeleid moet worden ingezet;
- regel de autorisatie met betrekking tot wie wat mag accorderen;
- maak duidelijke afspraken met budgethouders en spreek budgethouders hierop aan;
- bouw een interne rapportagestructuur om budgethouders goed te informeren;
- het accorderingsproces kan met behulp van zogenaamde workflowsystemen sterk worden vereenvoudigd en laagdrempelig worden gemaakt. Op basis van een vastgelegde routering krijgt de budgethouder een signaal per e-mail dat er facturen klaarstaan. Via dit systeem kan de budgethouder de facturen accorderen, specificaties inzien en eventueel de digitale factuur opvragen.
- zorg voor een efficiënte invoer (+ invoercontrole!);
- zorg dat er automatisch betaald kan worden.
Er kan veel worden geautomatiseerd:
- automatiseer de factuurontvangst, voor zowel elektronische (EDI, XML) facturen als papieren facturen;
- bij het elektronisch factureren kunnen afspraken met toeleveranciers worden gemaakt op het gebied van de uit te wisselen elektronische documenten. Het elektronisch verzenden van facturen zorgt voor veel tijdsbesparing en is veel minder arbeidsintensief. De gemiddelde kosten
kunnen met elektronisch factureren vaak al tot de helft worden teruggebracht; - met behulp van documentbeheersystemen kunt u al deze digitale documenten in een centraal archief onderbrengen. Het zoekraken van facturen is hiermee verleden tijd;
- betaal inkomende facturen automatisch. Dit bespaart veel administratieve rompslomp.
[ Bron: drs. Arjen Nijdam, product manager financial solutions bij IBS Nederland in Tijdschrift Controlling ]