Nieuws Actueel

Autoreply: hoe het niet moet

Martijn Vervest 16 juni 2014

De zomer staat voor de deur en dat betekent dat veel mensen een paar weken afwezig zijn op kantoor. Een out-of-office-bericht is handig als je op vakantie gaat. Maar pas op dat je niet de volgende veelvoorkomende en vooral klantonvriendelijke missers begaat.

1. Ik lees mijn mail niet Dat jij er niet bent om je mail te beantwoorden zullen veel relaties niet prettig vinden. Bedenk dat je een vakantiebericht vooral voor hen schrijft. Zij willen graag weten bij wie ze wél terecht kunnen (zie punt 3). Houd het deel dat over jezelf gaat kort en wees behulpzaam. 2. Ontbreken van een aanhef Bij netjes communiceren hoort een aanhef. Begin dus niet met: ‘Helaas, ik ben er niet’, maar met ‘Beste relatie, ..’. Eigenlijk net als met een normaal bericht naar een klant. De ontvanger van je bericht is geen robot, behandel hem dan ook niet zo. 3. Voor dringende zaken neem contact op met… Mag je alleen contact opnemen in het geval iets dringend is? De klant leest dit als: 'mijn collega’s hebben het druk zat en zitten niet op je te wachten'. Veel beter is: 'Mijn collega’s X en Y helpen u graag verder'. Zet hun contactgegevens er gelijk bij. Laat het initiatief voor dit contact overigens niet volledig aan de klant over. Zorg er voor dat mailtjes automatisch naar de juiste collega’s worden doorgestuurd zodat zij de inhoud kunnen beoordelen. Je wilt natuurlijk geen klant teleurstellen die net een grote bestelling wil plaatsen. 4. Standaard out-of-office-replyVeel e-mailprogramma’s geven een standaard titel aan een vakantiebericht. Het staat veel (klant)vriendelijker als je deze wijzigt in een meer persoonlijke zin. 5. Op 3 augustus een auto-reply krijgen dat iemand tot 28 juli weg isWees er zeker van dat je vakantie-bericht klopt. Het komt slordig over als iemand een paar dagen nadat je eigenlijk terug zou komen nog steeds hetzelfde bericht ontvangt. 6. Leuk voor je dat je in Rio bentMet een persoonlijk vakantiebericht is zeker niks mis. Houd het wel zakelijk. Dat jij in Rio bent of een wijntour maakt door Frankrijk hoeft de klant niet te weten.

Lees verder