Nieuws Actueel

Baas in eigen inbox

Hanna Bijl | Illustratie: Nanne Meulendijks 30 december 2015

Inbox Mail Tips

We willen er nu nog even niet aan denken, maar na de vakantie wacht op het werk weer die (0ver)volle mailbox. Hoe begin je het jaar met een opgeruimde inbox - en hoe zorg je ervoor dat ie zo blijft? Experts geven tips in Het Parool.

Zou het niet fijn zijn om het nieuwe jaar te beginnen zonder wachtende vergaderverzoeken, vragen van collega's die al drie weken op antwoord wachten of ophopingen van niet te ontwarren cc'tjes? "Hoe voller de mailbox, hoe hoger de werkdruk", stelt 'professional organizer' Annemiek Tigchelaar. Ze schreef in 2013 een boek over het organiseren van je e-mail. "Over het algemeen geldt: hoe meer mails je stuurt, hoe meer je er terugkrijgt. Probeer daarom het aantal berichten dat je verstuurt te beperken."

Gezette tijdenVeel mensen hebben hun mailbox de hele dag open staan. "Dat lijkt effectief, maar multitasken leidt af", zegt productiviteitsexpert Arjan Zuidhof. "Je zit dan de hele tijd te refreshen, en als er iets nieuws binnenkomt doe je er vaak niets mee." Beter is om op gezette tijden te checken of je nieuwe berichten hebt en het mailprogramma verder dicht te laten. "In sommige beroepsgroepen kan dit echt niet, maar lang niet iedereen hoeft elke vijf minuten zijn mail te checken."

Je mailbox een groot deel van de dag dicht laten is niet makkelijk, geeft Zuidhof toe. "Het duurde bij mij ook een paar jaar voordat het me lukte. Nu streef ik ernaar zo'n een à twee keer per dag in mijn inbox te kijken. De truc is om een gulden middenweg te vinden tussen je inbox en je werkvoorraad, anders ben je de hele dag alleen brandjes uit je mail aan het blussen."

Idealiter kijk je dus maar een paar keer per dag naar je mail - en doe je er dan ook meteen iets mee. Zuidhof: "Elke e-mail zou in principe maar één keer gelezen moeten worden. Nu staan ze vaak onbeantwoord in de inbox en verdwijnen ze langzaam naar beneden, totdat je je drie weken later ineens herinnert dat er nog iets mee moest gebeuren."

Drie A'sOm haar mails af te handelen, gebruikt Annemiek Tigchelaar de drie A's: Afdanken, Archief en Actie. "Afdanken doe je met alle rommel die binnenkomt, zoals spam en nieuwsbrieven die je toch niet leest. Archiveren doe je met mails die je wel wilt bewaren, maar waarop je geen actie hoeft te ondernemen. Veel cc'tjes horen in deze categorie thuis."

Onder 'actie' vallen de mails waar je iets mee moet, de belangrijkste groep. "Gulden regel hierbij is: kun je het binnen drie minuten afhandelen, doe dat dan meteen. Duurt het langer, omdat je bijvoorbeeld iets moet uitzoeken of navragen bij een collega, of omdat het om een verzoek gaat waar je echt in moet duiken, agendeer die mail dan. In de meeste mailprogramma's heb je bovendien een takenfunctie, waar je berichten naartoe kunt slepen, voorzien van een herinnering. Bijvoorbeeld: begroting opsturen op donderdagochtend. Dan is de mail uit je inbox, en denk je er op het juiste moment weer aan."

Out of officeEen goed out-of-office- of afwezigheidsbericht kan je na de vakantie een hoop werk besparen. "Hou het bericht zo kort mogelijk", adviseert Zuidhof. "Zet er in ieder geval in wanneer je weg bent en wat er in de tussentijd met inkomende berichten gebeurt. Lees je de mails helemaal niet, of sporadisch? Geef je afwezigheid bovendien ruim op, vanaf een dag van tevoren tot en met de eerste dag waarop je alweer terug bent. Zo heb je genoeg tijd om af te ronden en weer op te starten."

Verwacht je in de tussentijd echt belangrijke mails te krijgen? Dan kan het een goede optie zijn door te verwijzen naar een collega, mits die persoon je werkzaamheden goed kent en de mails vervolgens ook echt behandelt. Zuidhof: "Dit kan echter ook tot verwarring leiden, want wie is er nu verantwoordelijk voor deze inkomende mails? Maak voor jezelf een afweging: hoe belangrijk is het écht dat ik bereikbaar ben? Je kunt ook je telefoonnummer in de out-of-officemelding te zetten, met de boodschap dat mensen je een sms kunnen sturen in noodgevallen. Zul je zien dat je de hele vakantie geen enkele sms krijgt."

Sommige mensen kiezen ervoor om in hun out-of-officebericht te melden dat ze alle e-mail die tijdens hun vakantie binnenkomt niet lezen (ook niet bij terugkomst), of zelfs weggooien. "Dit zou ik niet doen. Het is een hele lompe manier om om te gaan met het feit dat jij eigenlijk verdrinkt in je inbox. Je maakt jouw probleem het probleem van de afzender. Dat is niet alleen onprofessioneel maar ook nogal onvriendelijk."

Alleen wie naar de diepste Siberische bossen op vakantie gaat, heeft misschien geen wifi. Daarbuiten is mail niet lezen tegenwoordig meestal eerder een keuze dan een noodzaak. Kan er van je verwacht worden dat je altijd bereikbaar bent, ook tijdens je vakantie? "Dat kan zeker, afhankelijk van het soort werk dat je doet. Toch is het de vraag of deze verwachting terecht en verstandig is. Jij hebt immers ook recht op vakantie. Echt loskomen lukt alleen als je niet elke ochtend aan het zwembad nog even je mail checkt."

Tips voor een opgeruimde inbox

Werk met mappen: sorteer je mails op onderwerp, jaar, afzender, afdeling of opdrachtgever, net wat je zelf handig vindt. Zet elk bericht dat afgehandeld is meteen in de juiste map. Wil je het nieuwe jaar goed beginnen, maar zit je inbox nog vol met rommel uit 2015? Sleep alle mails van het vorige jaar naar een map met de naam '2015'. Zo zijn ze uit zicht, maar kun je er indien nodig gemakkelijk bij. Zitten er tien mails uit hetzelfde gesprek in je inbox? Laat alleen de meest recente mail in je inbox staan en zet de rest alvast weg in de juiste map. Geef mails over hetzelfde onderwerp dezelfde kleur, zodat je in één oogopslag kunt zien wat, waarover gaat. Of sorteer je inbox eens op afzender in plaats van op datum. Zo zie je snel welke mails bij hetzelfde onderwerp horen. Mail je regelmatig meerdere keren per dag met dezelfde persoon? Loop dan even langs, of bel. Dat gaat sneller en is ook fijn voor de afwisseling.

Meer tips voor een opgeruimde inbox na de vakantie vind je hier.