Nieuws Actueel

Declaratie: snel van een noodzakelijk kwaad af

Caroline Spilt 12 oktober 2015

Declareren creditcard groot

Declaraties afhandelen is niemands favoriete bezigheid. Belangrijker nog: je wilt dat werknemers hun tijd besteden aan hun core reponsibilities, niet aan tijdrovende administratieve zaken.

Efficiëntie is belangrijk om de winstgevendheid te verhogen. Vijf tips om het declaratieproces efficiënter te maken.

1) Declareer in de cloudWerken in de cloud wordt omarmd door steeds meer bedrijven. In ieder geval is er geen bedrijf meer dat zijn boekhouding op papier voert. Waarom wordt er nog wel gedeclareerd via papieren formulieren die vervolgens worden overgetypt in de boekhouding? Een efficiënt declaratieproces begint met digitalisering. Dit is het startpunt voor verdere procesoptimalisatie in declaratiemanagement.

2) Sla bonnen digitaal op met een declaratie appBij een declaratieproces in de cloud hoort een declaratie app. Met deze app worden bonnen gefotografeerd en opgeslagen in de digitale declaratieinbox. Zo raken bonnetjes niet meer kwijt en is de boekhouding altijd compleet. De finance afdeling hoeft niet meer achter bonnen aan te jagen en de declarant is er zeker van dat het geld wordt terugbetaald. De meer complete declaratie apps hebben daarnaast Google Maps geïntegreerd, zodat kilometerdeclaraties ook eenvoudig worden gerapporteerd. Afhankelijk van jouw organisatie kan het ook belangrijk zijn dat uren en diensten geregistreerd kunnen worden in de app. Het is ook belangrijk dat de declaratie app werkt als er even geen internet is (bijvoorbeeld in het buitenland) en dat de app beschikbaar is voor elke smartphone.

3) Automatiseer de declaratieregelsIn een organisatie met een groeiend aantal werknemers wordt het steeds ingewikkelder om declaratieregels te handhaven. Wie mag wat declareren en door wie moet het goedgekeurd worden? In een digitale declaratieoplossing zijn deze workflows en richtlijnen eenvoudig in te stellen door de beheerder. Elke medewerker heeft bepaalde rechten en een declaratie die binnen deze rechten valt, wordt automatisch bij de juiste manager ingediend.

4) Integreer declaraties in jouw overige softwareJouw finance afdeling of accountant kan tijd beter gebruiken, dan het overtypen van declaratieformulieren in de administratie. Wanneer je een declaratieoplossing in de cloud gebruikt, kun je deze eenvoudig koppelen aan jouw boekhouding in de cloud, zoals Exact Online. Als je on-premises finance software gebruikt, zoals Exact Synergy of Exact Globe, is het ook mogelijk om een koppeling te maken met cloudsoftware. De integratie werkt dan via de Download&Upload methode. Het integreren van declaratiesoftware in je financiële software leidt tot een significante tijdbesparing.

5) The next big thing: Integreer zakelijke creditcardsVanaf nu is het mogelijk om creditcardafschriften te integreren in de digitale declaratieomgeving. Zakelijke creditcards zijn vaak geïntroduceerd binnen bedrijven om het onkostenbeheer te vereenvoudigen. In de praktijk blijkt het voor finance managers lastig om de boekhouding volledig te maken, omdat bonnen ontbreken. Dit probleem wordt verholpen door declaratiesoftware te koppelen aan creditcardafschriften. Elke transactie gedaan met een creditcard komt in de digitale omgeving van de declarant en moet verantwoord worden met een bon.

Lees verder op BC.nl