Nieuws Actueel

Delegeren doe je zo

Caroline Spilt 10 april 2015

Delegeren kantoor groot

Druk, druk, druk. Veel ondernemers kampen met een bomvolle to do list. En hebben last van stress. Uit onderzoek van BC.nl blijkt dat de meeste ondernemers meer dan 40 uur per week werken en sommigen zelfs 60 uur. Delegeren is een belangrijke oplossing om werkdruk van je schouders te halen. Alleen, hoe doe je dat nou goed, delegeren? Een effectief plan in 7 stappen.

Hou er rekening mee dat delegeren je in eerste instantie tijd kost. Je moet er immers iets voor doen, om daarna een goede tijdwinst te boeken.Stap 1) Maak een overzicht van je takenAls je wilt bepalen welke taken je wil delegeren, is het handig om daar eerst een goed overzicht van te hebben, Maak dit overzicht bijvoorbeeld aan de hand van je to do list van de afgelopen maand. Staat niet alles wat je doet op een to do list? Schrijf dan een maand lang alles op wat je doet. Schrijf ook de taken er bij die je niet in die maand doet, maar waarvan je al weet dat die gaan komen.Stap 2) Selecteer wat je kan delegerenAls je al je taken op een rijtje hebt, kun je gaan selecteren welke taken je wel en niet kunt delegeren. Denk niet te snel dat je taken niet kunt delegeren. Vaak is dat namelijk wél zo, maar kun je er gewoon moeilijk afstand van doen. Vaak kun je bij het selecteren deze uitgangspunten hanteren: Je delegeert wel: - Taken die iemand anders beter of goedkoper doet dan jij. - Taken die iemand anders ook kan doen.- Taken die iemand anders nu nog niet kan, maar wel kan leren.- Taken die iemand anders leuk vindt om te doen.Je delegeert niet:- Je kerntaken als ondernemer en leidinggevende, zoals het bepalen van de strategie van het bedrijf en het houden van overzicht over de werkzaamheden in het bedrijf.- Taken die je echt niet kwijt kunt of wilt.- Gevoelige kwesties. Denk bijvoorbeeld aan ontslag, conflicten en gevoelige persoonlijke zaken.- De eindverantwoordelijkheid over alle taken die je delegeert.Stap 3) Selecteer aan wie je kunt delegerenJe hebt nu een lijst met taken die je kunt delegeren. Bepaal van elke taak wat een medewerker moet kunnen om die taak uit te voeren. Daarna neem je je personeelsbestand door. Welke medewerkers hebben de vaardigheden voor welke taken? En welke medewerkers willen en kunnen de vaardigheden leren? Kijk ook naar de taken die je medewerkers op dit moment hebben. Wie kan er taken bij hebben en wie niet? En wie wil er graag taken bij? Vervolgens zet je de namen erbij op je lijst met te delegeren taken. Als je nog geen personeel hebt, maar wel een personeelslid gaat aannemen, kun je een pakket van taken samenstellen. Let er op dat het een doenlijk pakket moet zijn en dat er het juiste aantal uren tegenover staat. Als je bij elkaar passende taken in één pakket zet (bijvoorbeeld administratieve en secretariële taken) vind je makkelijker een medewerker die het pakket goed kan uitvoeren.

Stap 4) Voer delegeringsgesprekkenAls een werknemer er taken bij krijgt, moet hij natuurlijk wel weten wat die taak inhoudt en hoe hij die moet uitvoeren. Hiertoe voer je delegeringsgesprekken met de medewerkers die er taken bij krijgen. Bereid je daar op voor en neem de tijd voor de gesprekken.In een delegeringsgesprek leg je helder, serieus en concreet aan een werknemer uit wat zijn nieuwe taak is. Leg de taak volledig uit, zodat de medewerker weet wat hij moet doen en check of het duidelijk is. Bespreek welke informatie de werknemer nodig heeft om de taak goed uit te voeren. Leg ook uit dat de taak belangrijk is, waarom je juist hem de taak toevertrouwt en welke bevoegdheden hij hiermee krijgt. Besteed aandacht aan de goede relatie met de werknemer, zodat hij gemotiveerd en met zelfvertrouwen aan de taak begint. Maak afspraken over controlemomenten en een evaluatie. Tip: maak handleidingenEen handige tip is om per taak een handleiding te maken. Je medewerkers kunnen deze gebruiken en jij kunt er naar verwijzen mocht er toch iets fout gaan. Met een goede handleiding spaar je tijd uit die je anders mogelijk kwijt bent aan fouten of aan het (opnieuw) uitleggen van de taak. Zorg wel dat alle stappen van de taak in de handleiding staan!Stap 5) Laat het losVanaf de overdracht van de taak laat je het los en bemoei je je er niet meer mee. Het is niet de bedoeling dat je ongevraagd met tips komt, de medewerker op zijn vingers kijkt, perfectie verwacht of verwacht dat de medewerker de taak op dezelfde manier uitvoert als jij. In plaats daarvan moedig je hem aan oplossingen te zoeken, geef je hem vertrouwen en bijt je bij kleine fouten je tong af. Je grijpt alleen in als de zaken ernstig fout gaan. Je beperkt het bespreken van de taak tot de hoofdzaken en op de afgesproken momenten.

Voor stap 6 en 7 lees verder op BC.nl.