Nieuws Actueel

Dit mag echt niet in het personeelsdossier

Caroline Spilt 6 mei 2015

Vertrouwelijk personeelsdossier stelen groot

Met de komst van de WWZ zijn de regels rond ontslag ingrijpend gewijzigd. Het belang van een goed personeelsdossier is hiermee toegenomen. Als werkgever bewaar je hierin een hoop zaken: de sollicitatiebrief, een verslag van een functioneringsgesprek, ziekmeldingen, een waarschuwing of een geboortekaartje. Maar wat mag er eigenlijk in, en hoe lang mag of moet je het bewaren?

Papieren personeelsdossiers hebben ruimte nodig. Menig bedrijf heeft kasten vol actuele en oude dossiers. Met de digitalisering hebben de dossiers weliswaar minder fysieke ruimte nodig, maar er is nog steeds behoefte aan digitale opslagruimte. Opschonen helpt. Maar niet alles kan zomaar uit het dossier. Bewaartermijnen in verschillende wettenDe wet geeft niet één algemene bewaartermijn voor personeelsdossiers. Je mag de stukken in het dossier houden ‘zolang ze nodig zijn voor het doel waarvoor je ze hebt verzameld’. Een werkbare richtlijn is bewaren tot twee jaar na het einde van het dienstverband. Sommige stukken moet je, op grond van de fiscale wetgeving, langer bewaren. Zo moet je stukken die betrekking hebben tot de loonadministratie tot zeven jaar na het einde van het dienstverband bewaren. Wat mag er echt niet in het personeelsdossier?Medische gegevens mogen echt niet in het personeelsdossier. Als werkgever mag je namelijk geen medische gegevens van je werknemers verwerken. Je mag dus wel vragen hoe lang de werknemer denkt afwezig te zijn maar niet vragen naar – en noteren – wat hij heeft. Gegevens over verzuimfrequentie mag je wel bewaren in het dossier.

Lees verder op BC.nl