Nieuws Actueel

Hoe maak je een goede offerte?

Merlijn Ensing 13 februari 2014

Vaak zegt een potentiële opdrachtgever aan het einde van de eerste bespreking: ‘Stuur maar een offerte, dan praten we aan de hand daarvan verder.’ Maar waar voldoet een goede offerte aan?

Een offerte is veel meer dan alleen een prijsopgave . Het is je aanbod aan de klant, op basis waarvan je probeert met hem tot overeenstemming te komen en precieze afspraken te maken. Als de opdrachtgever niet vraagt om een offerte, kun je die zelf aanbieden. Daarmee houd je de besprekingen gaande en zorg je dat je het initiatief houdt.

In de offerte maak je duidelijk wat de klant kan verwachten en onder welke voorwaarden. Je schetst kort het probleem dat je gaat oplossen of de behoefte waarin je voorziet. Met deze samenvatting van de briefing maak je duidelijk dat je begrijpt waar het om gaat, bovendien temper je onrealistische verwachtingen. Ook legt de of erte kort vast wat je van de opdrachtgever verwacht, bijvoorbeeld aan informatie, medewerking en gebruik van apparatuur. De prijs komt het laatst.

OnkostenVermeld kort welke onkosten je apart in rekening zult brengen. Alleen kostenposten van enige omvang komen boven op het honorarium, een zelfstandig ondernemer brengt niet elke postzegel of kopie in rekening. De extra kosten zijn ook afhankelijk van de gewoontes in de branche: een fotograaf vraagt geen vergoeding voor een cd met daarop de digitale beelden, wel voor geretoucheerde afdrukken. De diensten van een adviseur zijn inclusief enkele rapporten, voor twintig exemplaren kan hij meerkosten berekenen.

Goed verzorgdEen goede offerte is onderdeel van je acquisitie. Het is een middel om een klant ‘over de streep te trekken’ door je argumenten nog eens op papier te herhalen. Uiteraard moet de offerte goed verzorgd zijn: helder en bondig geschreven, goed vormgegeven en zonder typefouten. Vaak is de offerte de eerste schriftelijke proeve van je bekwaamheid die de klant onder ogen krijgt. Een rommelige offerte kan dodelijk zijn.

Een mogelijke indeling is: position, problems, possibilities, proposal.

Om te voorkomen dat een opdrachtgever schrikt van de prijs, is het bij grote klussen goed om verschillende mogelijkheden aan te bieden. De klant kan dan invloed uitoefenen op de aanpak. De onderhandelingen zullen zich toespitsen op de alternatieven, en niet op je uurtarief.

De grens tussen een oriënterend gesprek ter voorbereiding van de offerte en een inhoudelijke werkbespreking is niet altijd gemakkelijk te trekken.

Hoe dikker de vis, hoe meer tijdEén gratis gesprek is een algemeen richtsnoer, daarna gaat de teller lopen. Natuurlijk spelen ook de omvang van de opdracht en de inschatting van je kansen een rol. Plus je eigen motivatie: in een experimenteel project waarvoor je inhoudelijk warmloopt, steek je meer voorbereidingstijd dan in een taaie dertien-in-een-dozijnklus.

Hetzelfde geldt voor de offerte zelf: hoe dikker de vis, hoe meer tijd je erin kunt steken. Maar pas op dat je niet te veel inhoudelijke munitie weggeeft waarmee de klant gratis zijn voordeel kan doen in het geval hij de opdracht toch niet verleent. Ideeën zijn namelijk niet beschermd.

VoorbeeldEen tekstschrijfster krijgt van een onderwijskoepel de vraag ‘iets te schrijven om de integratie tussen autochtone en allochtone leerlingen te bevorderen’. Na een lang gesprek met de opdrachtgever komt ze tot de conclusie dat een boekje met tien portretten van kinderen de beste aanpak is. Maar diepte-interviews zijn tijdrovend, de klus kost alles bij elkaar zo’n honderd uur, terwijl de opdrachtgever aan ‘zo’n tweeduizend euro’ dacht, ‘het is tenslotte belangrijk dat hier aandacht aan wordt besteed’.

In plaats van simpelweg te zeggen dat het vijfduizend euro kost, werkt ze haar ideeën uit. Ze schetst de methode die ze wil gebruiken en het eindproduct dat de klant kan verwachten. Ze wijst erop dat de instelling het boekje zou kunnen verkopen aan andere koepels. Bovendien geeft ze twee beknoptere varianten, gebaseerd op haar vaste uurprijs, om de klant keuzemogelijkheden te laten. De alternatieven zijn: een groepsinterview (1.500 euro) of zes lange portretten (3.250 euro).

Een uitgebreide offerte is vooral belangrijk bij de eerste opdracht voor een nieuwe klant. In onderstaande checklist vind je een overzicht van de elementen die je kunt opnemen.

Mogelijke elementen van de offerte:

- Achtergrond. Een schets van de wens, de behoefte of het probleem van de klant.

- Omschrijving van de dienst.

- Levertijd of planning. Vermeld of het gaat om een indicatie (‘approximatieve’ leveringstermijn) of om een harde deadline (‘fatale’ leveringstermijn).

- Levering van concepten, onderdelen of voortgangsrapportages. Bij grotere projecten is het belangrijk om checks in te bouwen zodat tijdig kan

worden bijgestuurd.

- Fasering. Bij complexe projecten kun je beide partijen de gelegenheid geven na elke fase te beslissen of het project wordt voortgezet (go/no go).

- Manier van aanleveren. Bijvoorbeeld op dvd, cd, papier of i lm, per e-mail of per post.

- Aantal exemplaren.

- Faciliteiten die de opdrachtgever ter beschikking stelt. Denk daarbij aan informatie, personeel, apparatuur, ruimte.

- Wijzigingen in de opdracht. Als de opdrachtgever tijdens de rit iets anders wil, moet daarvoor extra betaald worden.

- Beoordeling. Wie beslist of de geleverde dienst akkoord is en op welke termijn?

- Herziening. Welke aanpassingen vallen binnen de opdracht, welke niet? Voor een eenvoudige herziening van een tekst krijg je geen extra honorarium, voor ingrijpend herschrijven wel.

- Afkeuring. Welk honorarium en welke kosten breng je in rekening als de opdrachtgever het resultaat afkeurt? En van wie zijn vervolgens de afgekeurde spullen?

- Evaluatiegesprek.

- Auteursrecht. Officieel hoef je dit niet op te nemen, de wet biedt de schepper van een werk namelijk automatisch bescherming.

Toch is het verstandig om de wettelijke regelingen hier kort samen te vatten. Het beste is om alleen toestemming te geven voor eenmalige publicatie en een aparte vergoeding af te spreken voor hergebruik. Neem ten overvloede ook op dat de opdrachtgever je werk niet zonder jouw toestemming mag veranderen en dat je naam wordt vermeld bij publicatie of andere openbaarmaking.

- Wijze van registratie van gewerkte uren en onkosten.

- Verantwoordelijkheid voor het inschakelen van derden, het beoordelen van hun werk en de betaling daarvan. Als de hele verantwoordelijkheid bij jou ligt, is het redelijk om de tijd in rekening te brengen die je kwijt bent aan coördinatie en administratie, alsmede een opslag voor het financiële risico dat je loopt.

- Prijs en gehanteerde tarieven. Geef aan of de prijs inclusief of exclusief btw is.

- Meer- en minderwerk. Leg vast hoe dit wordt gesignaleerd en wie verantwoordelijk is voor welke kosten.

- Onkosten. Welke kosten breng je apart in rekening en welke kilometerprijs hanteer je?

- Retourneren originelen en vergoeding bij verlies.

- Overmacht. Wie is verantwoordelijk voor vervanging bij ziekte of andere vormen van overmacht?

- Aansprakelijkheid. Gaat het om een inspanningsverplichting of een resultaatsverbintenis?

- Vertrouwelijkheid. Een eventuele geheimhoudingsplicht moet beperkt blijven tot de specifieke bedrijfsinformatie, anders word je te veel ingeperkt.

Concurrentie- en relatiebedingen komen uit de wereld van de arbeidsovereenkomst en horen eigenlijk niet thuis in een onderlinge overeenkomst tussen ondernemers. Een concurrentiebeding regelt dat je een bepaalde tijd niet voor concurrenten van de klant mag werken, een relatiebeding doet hetzelfde voor klanten (relaties) van die klant. In feite verlangt de klant met zo’n beding exclusiviteit. Dat kan, maar die moet nauw worden omschreven en er moet extra voor worden betaald.

- Betalingstermijn. Als je niets regelt, dan is sinds 2013 wettelijk vastgelegd dat de factuur binnen dertig dagen betaald moet worden. Je kunt ook een kortere of langere termijn afspreken, maar betalingstermijnen boven de zestig dagen zijn alleen toegestaan als kan worden aangetoond dat het voor geen van beide partijen – dus zowel leverancier als afnemer – nadelig is.

Bij artikelen en illustraties kun je je factuur sturen op het moment dat de opdrachtgever zijn i at heeft gegeven aan de kwaliteit. Je hoeft dus niet te wachten tot het moment van publicatie, zoals bladen vaak beweren. Bij langlopende projecten is het gebruikelijk om maandelijks te factureren. Je kunt ook met maandelijkse voorschotten werken, daarmee kun je de btw-afdracht uitstellen.

- Betaling vooraf. Bij grote projecten, waarvoor je in je planning veel tijd moet reserveren, is een voorschot of killing fee mogelijk. Als het project onverhoopt niet doorgaat, zit je niet met lege handen. Ook bij opdrachten die tot discussie kunnen leiden – zoals portrettekenen – is het verstandig om een voorschot te verlangen, bijvoorbeeld een derde van de prijs. De kans dat de opdrachtgever het portret mooi vindt, blijkt vaak recht evenredig met het voorschot. Bij het schrijven van een boek is een niet-terug-vorderbaar voorschot op de royalty’s gebruikelijk. Dat wordt uitgekeerd na ondertekening van het contract tussen auteur en uitgever.

- Uitkoopsom of delen in de kaartverkoop (bij optredens).

- Betalingscondities en eventuele kortingen en boetes zoals wettelijke rente en incassokosten.

- Ontbindende voorwaarden. Onder welke omstandigheden kunnen beide partijen van het contract af en tegen welke boete?

- Geschillen. Als een minnelijke schikking niet lukt, dan volgt de gang naar de rechter. Het is gebruikelijk om Nederlands recht van toepassing te verklaren, het is handig om zaken bij de arrondissementsrechtbank in je vestigingsplaats te laten dienen.

- Status van de offerte. Van een vrijblijvende offerte kun je nog af, een vaste offerte moet je nakomen als de klant dat wil.

- Geldigheidsduur van de offerte. Als de klant de of erte tijdens deze aanvaardingstermijn accepteert, dan zit je eraan vast. Voor de duidelijkheid: in een vrijblijvende offerte vermeld je geen geldigheidsduur.

- Leveringsvoorwaarden. Deze moet je op tijd kenbaar maken en letterlijk overhandigen. In de praktijk betekent dat dat je ze bij de eerste offerte meestuurt. Je kunt ook vermelden waar ze gedeponeerd zijn en de beslissing om ze al dan niet toe te sturen aan de klant laten.

Bij het opstellen van een offerte schat je in hoeveel uren je nodig denkt te hebben voor de opdracht. Begroot voor jezelf zo gedetailleerd mogelijk hoeveel tijd je voor elk onderdeel van de opdracht kwijt bent.