Nieuws Actueel

Nieuw jaar, lege mailbox

Eveline Meijer 23 december 2015

Champagne Mail Nieuwjaar

Voor veel mensen is dit een goed moment om vakantie op te nemen. En zelfs al doe je dat niet, door de feestdagen zit je toch een aantal dagen thuis. Nadeel hiervan is dat je mailbox in de tussentijd wel volstroomt. Tenzij je aan deze tips houdt.

1. Op tijdEerste belangrijke stap is op tijd regelen dat je tijdens je vakantie of vrije dagen zo min mogelijk e-mail ontvangt. Stop bijvoorbeeld één of twee dagen voor je vakantie met het versturen van e-mails die ook kunnen wachten tot wanneer je terug bent. Stel ook op tijd je out of office reply in, zo weten mensen van tevoren al dat je weg bent. Daar kun je ook inzetten dat je geen taakverzoeken meer afhandelt tot je vakantie voorbij is. Verwijs voor zowel interne als externe communicatie echter wel door naar een contactpersoon die belangrijke e-mails kan afhandelen. Is er binnen kantoor iets belangrijks? Laat je werknemers dan langskomen of telefonisch contact opnemen.

2. Laatste e-mailsVoor je vakantie echt begint, is het verstandig om duidelijk te zijn in de laatste e-mails die je verstuurd. Eindig je bericht met de mededeling dat je op een bepaalde datum pas weer begint met het lezen van je e-mail, en dan pas reageert.

3. Cc’s in aparte mapAls ondernemer word je behoorlijk vaak in de cc meegenomen bij e-mails van je werknemers. Grote kans dat je inbox hierdoor volstroomt als je op vakantie bent. Om dit snel op te lossen, kun je een wizardregel instellen dat deze e-mails allemaal in een cc-map komen. Stel hierbij wel een automatisch antwoord op, waarin je vertelt dat je de e-mails pas weer leest als je terug bent van vakantie.

4. Ruim je mailbox opDat er mailtjes komen, is onvermijdelijk. Maar zorg wel dat je overzicht behoudt zodra je terug bent. Dit kun je doen door de Getting Things Done-methode – maak mapjes aan voor ‘te doen’, ‘beantwoorden’, ‘gedelegeerd’ en ‘overig’, en sorteer je mail daarin - , maar ook door een eenvoudig onderscheid te maken tussen ‘verwerken’ en ‘doen’. Met de laatste methode kun je beide mappen gemakkelijk leegmaken, zonder steeds te hoeven schakelen tussen dingen die je moet doen en mailtjes die je alleen hoeft te beantwoorden. Dat maakt je hoofd een stuk rustiger. Overigens kun je dit ook voor je vakantie al doen, zodat je met een lege inbox vertrekt.

5. Doe het voorafGeen zin om je eerste werkdag na de vakantie te beginnen met een volle mailbox? Plan dan een middag of dag aan het einde van je vakantie in om je inbox vast op te schonen. Zo begin je rustig met werken na je vrije dagen.