Nieuws Actueel

Onverwachte softwarecontrole!

Martijn Vervest 23 juni 2014

Ze brengen met hun inspecteurs onverwachte bezoeken en leggen vervolgens torenhoge boetes op, ook aan MKB’ers. De reputatie van softwarelicentie waakhond Business Software Alliance (BSA) is bij veel ondernemers niet best. Staan ze een keer bij jou voor de deur? Raak niet in paniek, maar handel adequaat.Bezoeken in twee variantenJaarlijks bezoekt de BSA wereldwijd duizenden bedrijven, dus erg bijzonder is het niet als vertegenwoordigers bij je langs komen. De bezoeken van de BSA zijn er in twee varianten. De eerste is aangekondigd via een brief. Hierin meldt de instantie dat ze via steekproeven licenties van software bij bedrijven gaan onderzoeken. Vaak gaat dit per regio of branche. Wanneer zo’n aankondiging krijgt, is de beste reactie je pro-actief op te stellen. Reageer meewerkendOndernemers krijgen meestal de tijd om de licenties op orde te krijgen, of kunnen een legalisatie periode aanvragen. Gebruik deze tijd om alle facturen en aankoopbewijzen te verzamelen. Zo vergoot je de kans alle vragen van de BSA te kunnen beantwoorden. Overigens kun je dit type bezoek weigeren, maar op lange termijn kom je hier als bedrijf vaak niet beter uit. Bij een meewerkende opstelling blijkt de BSA eerder bereid de hoogte van eventuele boetes naar beneden bij te stellen.Bezoek met beslagverlofDe zwaardere variant van de bezoeken door de BSA kan niet worden geweigerd. Er komt een rechter aan te pas om een zogeheten beslagverlof te verlenen. Hier is wel een sterke verdenking voor nodig van het illegaal gebruik van software. Bij je bedrijf melden zich dan een deurwaarder en een computerdeskundige om de computersystemen te onderzoeken. Wanneer je het bezoek weigert kunnen computers in beslag worden genomen. Overigens is een veel gehoord commentaar bij deze gang van zaken dat vaak niet inzichtelijk wordt gemaakt waar de verdenkingen precies op zijn gebaseerd. Ook zouden rechters te soepel beslagverloven verlenen. De computerdeskundige en deurwaarder moet je dus binnenlaten. Ander personeel, zoals een advocaat van de BSA mag je wel weigeren.Hoge extra kostenZodra duidelijk is welke software op je computers staat zal de BSA vragen om licenties te overleggen. Hier krijg je een bepaalde periode voor. Vervolgens stellen ze een overzicht op van in hun ogen ontbrekende licenties. Daarna maken ze een voorstel over hoe je deze ontbrekende kunt verkrijgen en tegen welke kosten. Bij deze kosten worden behalve de normale prijs voor gebruik van de software ook juridische kosten en een schadeclaim opgeteld. De totale kosten komen dan op zo’n 200 tot 300 procent van de normale gebruikskosten. Met een calculator op de site van de BSA kun je zelf een indicatie krijgen wat het jouw bedrijf zou kosten als er een controle komt. Deze vind je hier.

Lees verder