Nieuws Actueel

Papierdief slaat zijn slag

Lotte Grimberg 6 november 2014

De papierdief kan sinds de enorme digitalisering van informatie zijn slag slaan op de werkvloer. Bedrijven richten zich tegenwoordig vooral op het beschermen van digitale informatie. Waardoor de bescherming van informatie op papier het ondergeschoven kindje wordt. Slechts 22 procent van de bedrijven heeft een informatiebeheersbeleid voor papier. Dit blijkt uit onderzoek van informatiemanager Iron Mountain en PwC.

PaaltjeRuim 78 procent van de bedrijven en organisaties hebben minstens één persoon aangesteld om de bescherming van papieren- en digitaleinformatie op zich te nemen. Maar als puntje bij paaltje komt blijkt de aangewezen persoon niet de verantwoordelijkheid te nemen. In veel gevallen is het de IT-manager die verantwoordelijk wordt gehouden voor de informatierisico's.

Papierdief"Alle informatie is kwetsbaar in een bepaald opzicht, maar papieren en digitale informatie brengen verschillende risico's met zich mee", aldus Jeroen Strik van Iron Mountain. "Zo kan papier gemakkelijk meerdere malen gekopieerd, gedeeld of verwijderd worden. Daar is vaak geen controle op vanuit het Integraal Informatieveiligheidsbeleid, waardoor de papierdief ongehinderd zijn slag kan slaan."

TipsIron Mountain en PwC geven op basis van het onderzoek drie tips voor een betere bescherming van papieren- en digitaleinformatie.

1. Onderricht medewerkers in het veilig beheren van informatie en hun verantwoordelijkheden2. Breng de papieren informatiestroom in kaart en stel vast welke papieren documenten kunnen worden ingescand en digitaal kunnen worden gearchiveerd. Vervolgens kan overwogen worden om de papieren documenten veilig te vernietigen3. Een jaarlijkse opruimdag kan het beheersen van papieren dossiers vergemakkelijken. Met de juiste begeleiding kunnen medewerkers bepalen of documenten kunnen worden vernietigd of opgeslagen moeten worden in een extern archief.