Nieuws Actueel

Samenwerken is... de juiste communicatie kiezen

Van onze redactie 29 november 2014

Mail, app, Facebook, Twitter, digitale nieuwsbrief: kiest u maar. Het gevaar is dat mensen ongeïnformeerd blijven omdat ze toevallig net niet op dat bewuste kanaal zijn aangesloten. Ook raken mensen gestresst door alle berichten die op hen afkomen.

Beperkingen Toch wennen we er langzamerhand aan dat we continu communiceren, stelt hoogleraar sociale media Peter Kerkhof. Hij is verbonden aan de Vrije Universiteit Amsterdam en ziet de beperkingen van digitale communicatie. "Je leest makkelijker van papier dan van een beeldscherm. Je onthoudt de boodschap ook beter. Alles wat door de brievenbus binnenkomt, krijgt ook meer aandacht. Maar papier is duur. Dan is digitaal communiceren een goed alternatief. Hoewel de concurrentie van andere digitale media enorm is."

Er speelt nog een probleem. Veel mensen raken gestresst door mails, apps en andere digitale boodschappen die dagelijks op hen afkomen. Er ligt een druk op de ontvanger om onmiddellijk te reageren of op zijn minst de boodschap tot zich te nemen. Het leidde er bij de Duitse firma Daimler toe dat werknemers in vakanties en vrije uren berichten mogen negeren. Ook Volkswagen nam zo'n besluit, om de stress door werkgerelateerde e-mails voor de medewerkers te verminderen.

Gedragsverandering Automatiseerder Atos pakte het probleem heel anders aan. De onderneming streeft ernaar interne e-mails uit te bannen. De zeroemailstrategie is geen doel op zich, laat woordvoerder Erica van der Meij weten. "Het heeft tot doel medewerkers aan het denken te zetten en een gedragsverandering tot stand te brengen. Tegelijkertijd biedt het de mogelijkheid zonder risico's te experimenteren met nieuwe vormen van communicatie en samenwerken."

Atos richtte een eigen sociaal netwerk op voor de 86.000 medewerkers: blueKiwi. Daarin kunnen zij in 7.500 communities contact met elkaar contact hebben. "We hebben op het gebied van e-mail bereikt dat medewerkers in plaats van wekelijks honderd nu nog veertig e-mails krijgen. Het gaat ook niet alleen om communicatie, maar ook het kiezen van juist digitaal gereedschap voor het samenwerken. Zoals het delen van documenten en het digitaal bijhouden van werkprocessen."

Nieuwe Werken In tegenstelling tot Daimler en Volkswagen stelt Atos geen regels voor het verwerken van zakelijke boodschappen. Dat is inherent aan het Nieuwe Werken, vindt Van der Meij. "Het draait daarbij om afspraken over resultaten en niet om aanwezigheid. Wanneer, waar en hoe je dit doet, is eigenlijk niet relevant. Al geldt dit niet voor alle functies. Waar mogelijk, kun je voor jezelf beslissen hoe je je werk indeelt. Het geeft de mogelijkheid je eigen ritme te bepalen."

Atos heeft wel de ervaring dat vooral de jonge generatie enthousiast is, maar dat de oudere managers meer moeite hebben met het accepteren van de nieuwe werkwijze.

Hoogleraar Kerkhof onderschrijft dat. Volgens hem gaat de discussie niet over al of geen gebruik van digitale media in de communicatie, maar over het kiezen van het juiste instrument bij de juiste gelegenheid. "In de marketing speelt e-mail een grote rol, het is een geweldig middel om mensen naar je site te krijgen. Je hebt ook goed inzicht in het effect van je campagne. Maar als je een belangrijke boodschap hebt, kun je je afvragen of je als bedrijf dan niet beter je mensen bij elkaar kunt roepen. Bepaalde dingen bespreek je ook veel beter in een persoonlijk gesprek dan via de mail."

Nieuwe methodes Digitale communicatie zal nooit meer verdwijnen. Voor de huidige media komen weer nieuwe methodes in de plaats. Het 'iedereen altijd online' is onvermijdelijk. "Wen er maar aan dat we online communiceren. Al is het wel handig met elkaar af te spreken hoe die stroom kan worden ingedamd. Daar moeten we ervaring mee opdoen, ook hoe bedrijven erin omgaan met hun personeel. Het lijkt mij goed dat niet aan individuele werknemers over te laten."

Atos heeft een openbaar blog over veranderingen in de digitale communicatie in het bedrijf:

Peter Kerkhof schrijft op website over digitale communicatieprocessen: www.peterkerkhof.info