Nieuws Actueel

Stroomlijn je vergadering

Martijn Vervest 2 september 2014

In vrijwel alle bedrijven wordt er vergaderd. Het kost de druk bezette ondernemer veel tijd. En hoe langer je vergadert, hoe minder het vaak oplevert. Er zijn goede technieken waarmee je korter kan vergaderen en tegelijkertijd beter je doelen kan halen. De redactie zet 10 tijdbesparende tips op een rij.

1) Vergader met de juiste mensen Nodig alleen degenen uit, die belangrijk zijn voor het bereiken van het doel van de vergadering. Hoe minder mensen er aanwezig zijn, hoe gemakkelijker het is om te vergaderen. Bovendien kunnen de mensen waarvoor het niet belangrijk is om er bij te zitten, zich zo met andere nuttige zaken bezighouden. 2) Heb je aan een conference call, chat of videoconferencing gedacht? Elkaar in één ruimte ontmoeten kan nuttig zijn, maar is lang niet altijd nodig. Je kunt de deelnemers de reistijd naar een vergaderlocatie besparen door te vergaderen met een conference call, door te chatten, of als je elkaar wilt kunnen zien, met videoconferencing. Videoconferencing vergt wel meer bandbreedte en is daardoor gevoeliger voor storingen bij een van de deelnemers.3) Geef informatie vooraf Geef de deelnemers van te voren alle informatie die nodig is om effectief te kunnen vergaderen, zodat zij zich niet tijdens de vergadering hoeven in te lezen. Zorg dat deze informatie helder is. 4) Wacht niet op laatkomers Een goed begin is het halve werk. Begin op het afgesproken tijdstip met vergaderen en wacht niet op laatkomers. Alleen zo komen zij de volgende keer op tijd.5) Heldere agenda Werk met een heldere agenda, met daarop de gespreksonderwerpen op volgorde van belangrijkheid. Zorg dat het vaststellen van de actielijst of notulen van de vorige vergadering vlot verloopt en voorkom dat daarbij de vergadering van de vorige keer wordt overgedaan.6) Gebruik desnoods een kookwekker Bewaak de agenda en hou ook per agendapunt de tijd in de gaten. Kap deelnemers af als zij te lang over een onderwerp uitweiden. Gebruik desnoods een kookwekker om te voorkomen dat de vergadering uitloopt. 7) Korte, krachtige inleidingen Laat iedereen als het kan zijn eigen agendapunt kort en krachtig inleiden, tenzij iemand anders meer thuis is in het onderwerp. Zo is de kans het grootst dat het agendapunt adequaat wordt geïntroduceerd en voorkom je vertraging doordat de kenner zijn verhaal later alsnog moet doen. 8) Geef ‘ja maars’ geen kans Voorkom dat één persoon de hele meeting aan het woord is, waardoor alleen zijn mening aan bod komt. Laat alle aanwezigen hun mening geven. Zo hou je iedereen betrokken en voorkom je dat er later ‘ja maars’ komen. 9) Vergader staand Staan is een actievere houding en niemand wil lang staan. Daarom kan staand vergaderen de duur van een vergadering met wel een derde bekorten. Echt comfortabel is het natuurlijk niet en er moet wel zitgelegenheid zijn voor mensen die niet lang kunnen of mogen staan. 10) Werk met een actielijst i.p.v. notulen Het is veel werk om notulen uit te werken, terwijl die voor de meeste vergaderingen niet nodig zijn. Schaf de notulen af en werk in plaats daarvan met een actielijst. Daarop staat puntsgewijs opgesomd welke besluiten er zijn genomen en wie er welke acties gaat ondernemen.