Aangeboden door Copaco

Nieuws Actueel

Succesvolle transformatie naar één systeem: ‘Denk niet in hokjes maar in blokjes’

Denken in blokken in plaats van in hokken. Het was de sleutel tot de succesvolle transformatie naar een organisatie met één centraal informatiesysteem. Gebruiksgemak en eigentijdse dienstverlening voeren nu de boventoon bij ontwikkelingsmaatschappij Oost NL.

Van onze redactie 26 mei 2020

Rob geerdink copaco

Rob Geerdink (Oost NL, Dynamics gebruiker)

Dit artikel kwam tot stand in samenwerking met Copaco. Wil jij ook slimmer en efficiënte werken? Schrijf je dan nu in voor een speeddate via copaco.com/dynamics

Eén organisatiebreed platform voor een organisatie met verschillende IT-omgevingen? Aan de hand van gekaderde blokken transformeerde Oost NL naar een organisatie met één centraal digitaal hart: Microsoft Dynamics. ,,We kenden vier businessunits met elk een eigen ICT-systeem,’ licht Rob Geerdink, kennismanager van Oost NL toe. ,,Die systemen functioneerden afzonderlijk van elkaar prima, alleen behalen we nu sneller resultaat door als één organisatie centraal vanuit één platform te werken. Klanten zijn beter geholpen en opdrachtgevers beter geïnformeerd.’

Centraal relatiemanagement

De regionale economie duurzaam versterken; dat is het doel van ontwikkelingsmaatschappij Oost NL. Hiervoor is het belangrijk dat informatievoorziening adequaat en accuraat is. Geerdink: ,,Een voordeel van het implementeren van een centraal platform waarbij de relatie centraal staat, is tijdwinst. Door het toepassen van één systeem met een centrale database - Microsoft Dynamics – vinden medewerkers direct wat ze zoeken. Dat scheelt tijd en merkt ook onze klant, de ondernemer.” Doordat Oost NL de relatie en bijbehorende contactmomenten beter in kaart heeft, voorkomen we dubbel werk. Ook dit komt de klantbeleving ten goede.

Blokken

Deze transformatie is gerealiseerd in samenwerking met BlockX, waar Rick Stevens directeur is: ,,Dynamics 365 is een integraal online businessapps platform; één systeem voor verschillende afdelingen: van marketing tot financiële administratie. Mede dankzij Dynamics verandert Oost NL van een organisatie met een decentrale structuur naar een organisatie met een centrale informatievoorziening.” Om Oost NL stapsgewijs te transformeren, werken ze met behapbare blokken: kleine projecten of updates met een plan, doel én planning. ,,Zo weet iedereen exact wat op welk moment wordt verwacht. Dat komt de gebruikersacceptatie ten goede.”

Groeiversnellen

Geerdink: ,,We hebben nu ook beter zicht wat er op relatieniveau gebeurt. Eén van onze programma’s heet ‘De Groeiversneller’. Om regionale ondernemers sneller te laten groeien moeten we zelf ook vlot schakelen.” Waar voorheen een ondernemer een investeringsaanvraag per e-mail stuurde - waarna handmatig door verschillende personen aan knoppen werd gedraaid - verloopt dit proces nu online, snel en veilig. De betreffende medewerker pakt een aanvraag op wanneer de juiste vinkjes op groen staan. En de ondernemer weet precies waar hij staat in het proces.

Bloksgewijs werken kent volgens Stevens nog een belangrijk voordeel: het kunnen bijbenen van technologische ontwikkelingen. ,,Per blok adopteren we een nieuw stukje werkomgeving dat voldoet aan de allerlaatste eisen. Continu sparren wij met distribiteur Copaco - zowel individueel als in een Dynamics community - over complexe licentievraagstukken en de laatste technische en functionele mogelijkheden.”

Dit artikel kwam tot stand in samenwerking met Copaco. Wil jij ook slimmer en efficiënte werken? Schrijf je dan nu in voor een speeddate via copaco.com/dynamics