Nieuws Actueel

Tips voor tactvolle incasso

Rik Nizet 15 april 2015

Incasso man 335

Het ministerie van Economische Zaken gaat de betaling tussen bedrijven onderzoeken. Insteek is mede het vermoeden dat grootbedrijven veelvuldig de betalingstermijnen van kleine ondernemers en ZZP’ers overschrijden. Het is soms inderdaad een delicate zaak om een klant tot betaling te manen. Je moet tactvol handelen om de opdrachtgever niet meteen te schofferen. Tips voor een incasso op maat waarmee jij en je zaak zich prettig voelen.

1) Goede administratieVoorwaarde voor een goed debiteurenbeleid is dat je eigen administratie op orde is. Als je niet in de gaten hebt dat een rekening is blijven liggen dan komt dat zeker naarmate de tijd verstrijkt steeds knulliger over. Je zal ongetwijfeld in je algemene voorwaarden iets hebben opgenomen over wanneer een rekening betaald moet zijn. Zo niet dan alsnog snel doen en houd je eraan.

2) Bepaal je tone of voiceDe tone of voice van de aanmaning bepaal je zelf. De manier waarop jij met je klant wil omgaan, hangt tenslotte sterk af van je bedrijf. Heb je een BtoC onderneming met veel klanten dan kun je je het wellicht permitteren wat meer vormelijk aan te pakken. Als ZZP’er of kleine onderneming met een persoonlijker band met de opdrachtgevers zal je dat waarschijnlijk eerst wat gemoedelijker aanpakken.

3) WanbetalersJe aanpak ligt natuurlijk voor een groot deel aan de debiteur. Is het een notoire wanbetaler of iemand bij wie de rekening per abuis al op de stapel ‘betaald’ terecht is gekomen? Aan wanbetalers heeft elke ondernemer een hekel en eigenlijk wil je die ook helemaal niet als klant hebben. Dat is aardig in te schatten. Check bijvoorbeeld het Handelsregister of een firma failliet is. Het scheelt een hoop narigheid.

4) AfsprakenVooral als je niet zo heel veel klanten/opdrachtgevers hebt, is het verstandig om van tevoren afspraken per klant over de betaling te maken. Sommige klussen duren vooral als ZZP’er lang en dan wil je niet dat er pas aan het einde wordt betaald. Afspraken over tussentijdse termijnen voor betaling, zijn heel normaal. Groot voordeel van duidelijke afspraken, is dat niemand je het kwalijk zal nemen als je je aan de afspraken houdt.

5) TelefoontjeHoud zelf de afgesproken termijn goed in de gaten en onderneem meteen actie als de betaling nog niet binnen is. Dit is het o zo belangrijke telefoontje naar de klant waarin je vriendelijk informeert of er soms iets mis is gegaan bij de betaling. Vaak is dat al voldoende om de rekening betaald te krijgen. Logisch gevolg is dat de vervolgstappen steeds strenger worden.

6) SommatiebriefAls eerste komt de sommatiebrief, liefst aangetekend. Deze mag best officieel van toon zijn. Hierin maak je meteen klip en klaar de datum waarop het geld binnen moet zijn, bijvoorbeeld twee weken na dagtekening van de sommatiebrief. En eventuele juridische vervolgstappen als er dan nog niet is voldaan. Dan hebben we het over incasso-traject en alle juridische aanmaningen en middelen die er zijn om betaling af te dwingen. Wacht daar niet te lang mee. Doe ook wat je aankondigt. Uiteraard kost incasso geld. De wanbetaler draait daar in principe voor op. In sommige gevallen, als er echt helemaal geen cent meer is te halen bij de wanbetaler, moet je misschien je verlies nemen.Lees verder.