Nieuws Actueel

Uitstel is grote energievreter op het werk

Van onze redactie 21 februari 2015

100 keer per dag de mail checken? Vergeet het maar, we doen het veel vaker. "De gemiddelde werknemer bekijkt 36 keer per uur e-mails", zegt Lia Bloemers, efficiencytrainer, psycholoog en directeur van Missing Link. "En elk bericht wordt 8 keer gelezen, voordat er iets mee gebeurt." Mentaal kwartetten, heet dat. "Het slokt zeeën van tijd op en je schiet er niks mee op. Check mail , afhankelijk van je functie, 1, maximaal 3 keer per dag en bloc.

Dat is veel efficiënter. Laat ook niks in je inbox slingeren en beslis direct. Archiveer e-mails met nuttige informatie, voer kleine acties meteen uit en verplaats grote klussen naar je agenda of takenlijst. Maak afspraken met collega's en klanten over bijvoorbeeld je reactiesnelheid. Voor een spoedvraag pak je de telefoon."

Uitstel Uitstel is 1 van de grootste energievreters op het werk, weet Bloemers. "Het is heel menselijk moeilijke taken voor je uit te schuiven en aan de slag te gaan met werk dat direct plezier en resultaat oplevert. Maar door uitstel en besluiteloosheid bouw je drempels in je hersenen op. Je verspilt meer tijd met gepieker over wat te doen dan je uiteindelijk kwijt bent als je het daadwerkelijk doet.

Het helpt als je niet meteen focust op de hele klus. Handel in kleine stappen. Weet je echt niet hoe te beginnen? Onderken het probleem. Vraag hulp aan een collega, zoek uit wie of wat je nodig hebt om wél aan de slag te gaan. Bedenk dat een reis van 1.000 kilometer begint met 1 eerste stap."

'Beslis nu' 'Beslis nu' is 1 van de belangrijkste efficiënte werkgewoonten. Dat betekent niet dat je alles als een kip zonder kop direct moet uitvoeren. Beslis wel zo snel mogelijk wanneer je wat gaat doen. Probeer taken die je in 5 à 10 minuten kunt doen direct af te handelen.

Ben je net lekker op gang, staat die collega weer aan je bureau met zijn verhalen. Even later piept je mobiel... je moeder. "Mensen worden gemiddeld 43 keer per dag gestoord", weet Bloemers. "En het duurt steeds 8 minuten voordat ze weer terug zijn op hetzelfde concentratieniveau."

Steeds vragen beantwoorden en brandjes blussen, kan part of the job zijn. Is dat niet zo, dan zijn er maatregelen die helpen. Zet om te beginnen meldingen van e-mail, apps en dergelijke uit. Werk je in een kantoortuin, duik dan gerust het stiltehok in als een klus af moet. Durf 'nee, nu even niet' te zeggen op de vraag of je even een seconde hebt. Kanaliseer onderbrekingen door een periodiek overleg in te plannen. Spreek eventueel omgangsregels af, zoals geen werkoverleg of luid telefoneren in een gezamenlijke werkkamer.

Opgeruimd bureau Een mooie foto op je bureau? Prima! Maar ruim de rest op. Een opgeruimd bureau staat niet alleen netjes, het verhoogt je concentratie. Bloemers: "Mensen laten te veel documenten op hun bureau slingeren. Ik wil alles bij de hand hebben, doorwerken, zeggen ze dan. Het effect is averechts. Zowel papieren als digitaal openstaande documenten leiden af. Ze roepen allemaal: 'hey, ga je mij nog doen' en 'hou je dit in de gaten'. Leg op je bureau alleen werk dat je op dat moment af wilt maken."

Met vage doelen wordt het lastig prioriteiten stellen. "Het is belangrijk je rol en kerntaken scherp op het netvlies te hebben, pas dan kun je goede keuzes maken. Maak in overleg met je baas of collega's heldere, resultaatgerichte afspraken. Prik er gelijk een deadline aan vast.

Eisenhower-schema Om te bepalen wat urgent is, kun je het zogeheten Eisenhower-schema hanteren. Dat bestaat uit 3 niveaus: 1. Belangrijk en dringend zijn zaken die tot jouw kerntaak behoren en direct aandacht vragen, zoals incidenten, acute vragen et cetera. 2. Belangrijk, maar niet dringend zijn acties waarmee je uiteindelijk je doel bereikt. Denk aan het voorbereiden van vergaderingen, schrijven van een projectplan. Stel jezelf altijd de vraag: wat draagt deze actie bij aan mijn werkdoel. 3. Verspil geen tijd met handelingen (wat moet ik met deze mail?) waarop het antwoord luidt: niks."