Nieuws Actueel

Waarom werken met digitale facturen?

Lotte Grimberg 5 augustus 2015

Digitale factuur maken 1

Het maken van facturen kost tijd en vraagt vaak je volledige aandacht. Je wilt immers je klanten geen foutieve facturen sturen, maar je wilt wel op tijd worden betaald. Je kunt eenvoudig tijd en geld besparen door digitaal je factuur te maken. Hierdoor heb je bovendien minder kans op fouten en digitale facturen worden vaak ook nog sneller betaald dan papieren facturen.

Er zijn tegenwoordig diverse (gratis) factuurprogramma’s, waarmee je een digitale factuur maakt. Het grote voordeel hiervan is, dat deze programma’s vaak in je boekhouding zijn geïntegreerd. Je hoeft dan alleen eenmalig de contactgegevens van je klant in te vullen en vervolgens worden gegevens, zoals factuurdatum, betalingstermijn, vervaldatum en btw-nummer automatisch ingevuld.

SimpelMet slechts drie simpele handelingen maak je met een factuurprogramma een digitale factuur: je selecteert de klant, je kiest de geleverde producten/diensten en je verstuurt je factuur direct per e-mail. Dit vraagt minimale tijd en omdat alle gegevens uit je boekhouding worden gehaald, heb je vrijwel geen kans meer op fouten. Je hoeft niets meer handmatig in te vullen of over te typen. De facturen worden automatisch in je boekhouding verwerkt. Via het factuurprogramma heb je actueel inzicht in openstaande facturen. Je weet precies welke facturen nog openstaan en een herinneringsfactuur heb je vaak met één druk op de knop per e-mail verstuurd. Je hebt meer grip op je onbetaalde facturen.

ToestemmingJe mag als ondernemer zelf bepalen of je facturen digitaal of per post verstuurt. Voor het digitaal versturen van facturen naar je klant, heb je formeel toestemming nodig. Het is goed om dit vooraf met je klant te bespreken.

Eisen aan factuurDe Belastingdienst stelt tegenwoordig geen extra eisen meer aan digitaal factureren. De digitale factuur moet aan dezelfde factuureisen als de papieren factuur voldoen. Je bent namelijk verplicht om een aantal basisgegevens op de factuur te vermelden. Je mag zelf weten hoe je digitaal factureert. Het enige wat je hoeft te doen, is de wettelijke eisen te volgen.

Foto: Flickr - Camilo Rueda López