Nieuws Actueel

WhatsApp en mail zorgen voor afleiding en stress op de werkvloer

Het aantal zakelijk verstuurde e-mails neemt alleen maar toe. Daarnaast whatsappt nog eens driekwart van de werknemers met elkaar. Al die berichten leveren stress op, zien specialisten.

Marjolein Kooyman 30 november 2019

Email vrijdag mail zakelijk

Er wordt niet méér informatie uitgewisseld, maar is de informatie meer versplinterd | Trik

Maj-Britt van Raalte heeft bewust twee telefoons, schrijft het AD: één voor het werk en één voor privégebruik. De stroom aan berichten in de groepsapp met collega's is een van de redenen daarvan. ,,Als ik op vakantie ben, heb ik geen behoefte aan al die appjes over werk."

Bij Van Raalte, woordvoerder bij Luchtverkeersleiding Nederland (LVNL), is op de werkvloer e-mail de belangrijkste manier van communiceren. WhatsApp wordt gebruikt als aanvulling. De berichtjes in de groepsapp zijn meestal minder formeel, ziet zij. ,,Een korte vraag stel ik eerder via WhatsApp. Afspraken of een officiële vraag zet ik altijd op de mail.'' Daarnaast is WhatsApp handig om snel iets met collega's te delen. ,,Als er een artikel over ons in de media staat, stuur ik vaak een linkje om iedereen te informeren."

Niet alleen bij LVNL, maar bij de meeste bedrijven is e-mail nog steeds het meestgebruikte communicatiemiddel. Dat blijkt uit onderzoek van Tele2 vorig jaar onder 1500 werkgevers en werknemers. Daarna zijn de mobiele en de vaste telefoon het populairst. WhatsApp staat op een vierde plek. 'Vooral millennials gebruiken de app om contact te onderhouden met collega's en zakelijke relaties', constateren de onderzoekers. Driekwart van de ondervraagde medewerkers zit in een of meerdere werkgerelateerde appgroepen.

Bovenop

Gisteren vond de twaalfde editie plaats van de E-mailloze Vrijdag. ,,Die naam bekt lekker'', zegt bedenker van het initiatief Gunnar Michielssen, specialist digitale communicatie uit België. ,,Maar we willen deelnemers uitdagen niet alleen e-mails, maar ook andere digitale communicatiemiddelen te vermijden.'' Want de appberichten van collega's verdringen de zakelijke mails niet, maar komen daar nog eens bovenop, ziet hij. ,,Naast de opkomst van Whatsapp en Skype, steeg het aantal zakelijke mails wereldwijd vorig jaar met 4,4 procent.''

Waarom praten collega's zo veel met elkaar? Volgens Michielssen wordt er niet méér informatie uitgewisseld, maar is de informatie meer versplinterd. ,,Wat je bijvoorbeeld met één telefoongesprek af had kunnen handelen, wordt nu gecommuniceerd in tientallen appjes en mails over en weer'', zegt hij. ,,Je krijgt als het ware een salami van allemaal versplinterde stukjes bericht.''

Kim Spinder stopte in 2011 cold turkey met e-mailen. ,,Ik was een groot deel van de dag bezig met interne mails en dat zorgde voor een hoop frustratie'', zegt ze. Ze schreef het boek We Quit Mail en adviseert bedrijven om hun e-mailverkeer efficiënter te maken. Ook Spinder ziet dat WhatsApp niet in de plaats van e-mail is gekomen, maar dat het 'en en' is. ,,Werknemers appen bijvoorbeeld nog even of hun mail is aangekomen.''

Drempel laag

Volgens Spinder zijn WhatsApp en mail zo populair op het werk omdat de drempel laag ligt. ,,Elke taak of ieder idee dat oppopt, wordt direct gedeeld met collega's.'' Dat zorgt voor een sneeuwbal aan reacties en mails in de cc of berichten in groepsapps. Spinder schat dat werknemers gemiddeld twee tot vier uur per dag bezig zijn met mail en WhatsApp.

"Negeren is lastig. Zeker als je in de groepsapp ziet dat al acht collega's wél gereageerd hebben.''

Kim Spinder, auteur

Al die berichten leveren stress op, ziet Spinder. ,,Het houdt nooit op. Ook niet 's avonds of in het weekend.'' Negeren is lastig. ,,Zeker als je in de groepsapp ziet dat al acht collega's wél gereageerd hebben.''

Met de E-mailloze Vrijdag wil initiatiefnemer Michielssen werknemers en werkgevers na laten denken over onnodige communicatie. ,,Loop even naar die collega toe als je hem of haar iets wil vragen en bél die klant in plaats van te mailen. Dan is het onderwerp afgehandeld en kun je weer door.'' Mensen worden nu de hele dag door overspoeld met berichten. ,,De kwaliteit van het werk leidt daar onder.'' Werknemers kunnen mails en WhatsAppjes moeilijk weerstaan. ,,Wie in zijn inbox kijkt, verliest al snel 2 minuten'', zegt hij. ,,Niet omdat het lezen veel tijd kost, maar omdat het lang duurt om de oorspronkelijke taak op te pakken.''

WhatsApp op het werk zorgt dus voor afleiding en stress. Dat zijn niet de enige nadelen. Oprichter Rik Mulder van het werkgerelateerde communicatieplatform Plek wijst naar de digitale veiligheid. ,,WhatsApp is sinds 2014 van Facebook. Als dat bedrijf besluit om de gegevens van gebruikers te gebruiken, heb je daar geen zeggenschap over.'' Mulder spreekt regelmatig met zorgorganisaties waarvan de medewerkers via WhatsApp ook over patiënten spreken. ,,Dat kan niet. De privacy van patiënten is dan niet gewaarborgd.''

En er is nog een bezwaar: de inhoud van de berichten kan ergernis opleveren. Mulder zag bijvoorbeeld collega's bij bouwbedrijven die schunnige opmerkingen of gekke plaatjes in de groepsapp zetten. ,,Niet iedereen vindt dat prettig.'' Uit de app stappen kan niet. ,,Er wordt ook noodzakelijke informatie gedeeld over bouwprojecten.''

Gedragsregels

De meeste bedrijven hebben geen gedragsregels of beleid opgesteld over het gebruik van WhatsApp, blijkt uit het onderzoek van Tele2. En dat kan ergernis opleveren. 'Het is zelfs zo dat 46 procent het liefst direct uit de zakelijke WhatsAppgroep zou stappen', schrijft de provider.

Ook bij de LVNL zijn geen vaste afspraken over het gebruik van WhatsApp voor werkgerelateerde communicatie. ,,Het hangt ervan af met wie ik samenwerk'', zegt Van Raalte. Toch is de inhoud van de berichten in de groepsapp vooral zakelijk, zegt ze. ,,Foto's van iemands kinderen zie ik eigenlijk nooit voorbijkomen.''