Nieuws Financiën

Vier tips voor het optimaliseren van je financiële administratie

De boekhouding, veel ondernemers zien het als iets dat er nou eenmaal bijhoort, maar je financiële administratie kan juist een goudmijn van inzichten in je bedrijf zijn. Jeroen van Haasteren van Visma | yuki legt aan de hand van vier tips uit hoe je jouw cijfers het beste voor je kan laten werken.

Jessica Kuitenbrouwer 29 november 2022

Boekhoud optimalisatie visma yuki

Jeroen van Haasteren, Head of Product bij Visma | yuki. Foto: Visma | yuki.

,,Het is zo zonde hoe sommige bedrijven hun boekhouding benaderen”, zegt Jeroen van Haasteren, Head of Product bij Visma | yuki . ,,Veel ondernemers voeren de boekhouding enkel voor wet- en regelgeving. Aan het einde van het kwartaal of fiscale jaar leveren ze een doos met bonnetjes of een ordner aan bij hun accountant en dan is het afwachten wat daar uitkomt. Dat is jammer, want juist door je boekhouding real-time bij te houden en optimaal inzichtelijk te maken kun je betere besluiten nemen over je bedrijf.”

Wil je weten wat het verbeteren van je boekhouding voor jouw bedrijf kan betekenen? Kijk hier voor meer informatie.

Het doel van Visma | yuki is daarom niet alleen het leveren van een efficiënt en overzichtelijk platform voor het bijhouden van de boekhouding, maar ook om een shift in mentaliteit te bewerkstelligen bij ondernemers als het over cijfers gaat. ,,Je boekhouding is een goudmijn aan informatie die je kan helpen weloverwogen besluiten te nemen om je winst te optimaliseren. Bovendien houd je door het stroomlijnen van je financiële administratie tijd en energie over om je processen beter in te richten”, legt Van Haasteren uit. ,,Je ziet toch nog vaak dat ondernemers hun boekhouding uitbesteden, maar dan ook zelf een excelletje bijhouden om te kunnen zien hoe ze ervoor staan. Dat is eigenlijk dubbel werk, en kan natuurlijk slimmer.”

En daarom geeft Van Haasteren De Ondernemer tips voor het slimmer benutten van de inzichten die je administratie kan bieden.

Foto: Anjali Ramnandanlall

Tip 1: Neem geen besluiten meer op basis van een onderbuikgevoel, maar op basis van de feiten

Veel ondernemers nemen grote beslissingen over investeringen vaak voornamelijk op basis van een onderbuikgevoel, ziet Van Haasteren. En hoewel dat ook een beetje ondernemer-eigen is en hij dat instinctieve wel bewondert, zou Van Haasteren toch adviseren om altijd je boekhouding te raadplegen voordat je grote investeringen doet of nieuw personeel aanneemt. ,,Dat soort besluiten kunnen best spannend zijn, maar als je cijfers up-to-date zijn kun je snel zien of je nieuwe investering eigenlijk wel verstandig is. Dat haalt een stukje risico weg”, zegt hij.

En ook kan het handig zijn om bij investeringen of het opstellen van een nieuwe offerte alvast in te spelen op hoe dat fiscaal uit zal pakken. ,,Soms is een uitgave niet alleen verstandig, maar zou het zelfs voordeliger kunnen zijn om nét iets meer geld te besteden en gebruik te maken van de investeringsaftrek. Zoiets is natuurlijk fijn om te weten op het moment van de aankoop, en niet pas wanneer in maart de jaarcijfers beschikbaar komen en je er niks meer aan kan doen.”

Tip 2: Start met het digitaliseren van al je data

,,Er gebeurt nog steeds veel op papier als het op de boekhouding aankomt”, vertelt Van Haasteren. ,,Bedrijven maken bijvoorbeeld wel een factuur met facturatiesoftware, maar dan draaien ze die factuur vervolgens twee keer uit. Een papieren versie gaat naar de klant en de andere scannen ze in voor de boekhouder en bewaren ze vervolgens in een ordner in de archiefkast.

,,Dat is jammer om twee redenen: als je iets zoekt moet je zelf graven in een papieren archief, terwijl je veel efficiënter de computer een zoekopdracht zou kunnen geven, én op deze manier gaat er waardevolle data verloren. De boekhouder of de boekhoudsoftware moet zelf informatie halen uit een analoog bestand, maar als je die informatie digitaal houdt hoeft die niet nog een keer ingevoerd te worden - dan is die er al. Door te digitaliseren houd je al je data binnenboord, en van die data kun je ontzettend veel leren over je onderneming. Hoe meer je digitaliseert, hoe meer je tot je beschikking hebt om slimme keuzes mee te maken.”

Tip 3: Automatiseer je processen zo veel mogelijk

Een ander voordeel van al je data digitaliseren, is dat de stap naar automatiseren makkelijker wordt, vertelt Van Haasteren. ,,Wanneer je digitaal over real-time cijfers en data beschikt, kun je makkelijker patronen ontdekken in je operatie en daar op inspelen. Zo kun je bijvoorbeeld je cashflow optimaliseren omdat je weet wanneer je welke repetitive uitgaven hebt en wat je vaste lasten zijn. En zo lang je data up-to-date blijft, kun je zelfs dingen als BTW-aangiften automatiseren. Dat scheelt een hoop tijd.”

Tip 4: Deel je data met experts. Neem je cijfers mee naar adviseurs om eens te sparren over je bedrijf

Het digitaliseren van je data opent de deur tot nieuwe inzichten, maar toch kan het verstandig zijn om experts en adviseurs te betrekken bij het bepalen van de juiste strategie voor jouw bedrijf. ,,Hoe meer relevante data jij en je adviseurs ter beschikking hebben, hoe gerichter jullie kunnen sparren over de koers van je bedrijf. Bovendien heeft je accountant of financieel adviseur meer tijd om je echt advies te geven als je boekhouding geautomatiseerd is en hij of zij niet eerst nog alle achterstallige administratie moet bijwerken.”

Hier vind je meer informatie over de mogelijkheden van Visma | yuki voor jouw bedrijf.

Blijf op de hoogte van het laatste nieuws voor ondernemers.

Ontvang dagelijks onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van het laatste ondernemersnieuws