Home Office Guide voor ondernemers en hun hybride medewerkers

Als ondernemer was het vorig jaar flink wennen om je medewerkers van het ene op het andere moment ineens grotendeels vanuit huis te laten werken. Inmiddels is de volgende radicale switch alweer in volle gang: de terugkeer naar kantoor. Toch lijkt thuiswerken een blijvertje, dus is het van belang om als bedrijf een helder beleid te hebben voor deze hybride vorm van werken.

Werk is mensenwerk, dus liggen de belangrijkste uitdagingen op het intermenselijke vlak. Toch ontkom je niet aan een goede technologische ondersteuning die is afgestemd op de veranderde situatie. Iemand die daar een uitgesproken visie op heeft, is Hans Van Barel, Country Category Manager Printing Benelux bij HP. De Ondernemer nam een podcast met hem op (zie hierboven), waarin veel relevante thema’s over de veranderende werkvloer aan bod komen. Maar wat betekenen al die ideeën in de dagelijkse werkpraktijk? We zetten ze hier op een rij, in de vorm van een Home Office Guide.

1. Zorg goed voor thuiswerkende medewerkers

De veranderingen door corona hebben gezorgd voor een run op kantoorinrichters en leveranciers van hardware. Tal van specialisten zagen het levenslicht of beleefden een extreme omzetgroei, zoals MKBshop, Workwize en Hijdra.com. Logisch en begrijpelijk, maar zorg als bedrijf wel dat je dit goed coördineert. Niemand zit te wachten op een wildgroei aan kantoorartikelen verspreid over de thuiswerkplekken van al je medewerkers. Werk met budgetten en zorg voor een goede administratie ervan, maar durf je personeel ook gewoon te vertrouwen. En zorg een beetje goed voor ze, want je wil natuurlijk niet dat iemand in de ziektewet terecht komt door een slechte bureaustoel aan een te lage keukentafel.

2. Technologie moet op orde blijven

Goede werkfaciliteiten thuis zijn een must, zeker ook als het om technologie gaat. Daar ontbreekt het nog wel eens aan op de thuiswerkplek. Ook HP merkt deze behoefte. ,,Als de werkplek verandert, heeft dat natuurlijk ook impact op computers en printers”, zegt Van Barel, die de printingtak van HP beheert in de Benelux. ,,De werkplek is de kern van onze activiteit, waar we mensen willen helpen productief te zijn. We hebben het afgelopen jaar de relevantie van print mogen ervaren: de verkoop van het aantal thuisprinters steeg met 12 procent en we kenden een groei van 60 procent van het aantal klanten dat kiest voor Instant Ink. Dat is een abonnementsdienst waarbij HP automatisch nieuwe inktcartridges bij je thuis levert, met als voordeel dat je nooit zonder inkt komt te zitten. Je ziet heel duidelijk een groeiende behoefte aan printservices in de thuissituatie. De negatieve impact van corona op de werkvloer viel voor ons relatief mee, omdat veel printers gebruikt worden op locaties die open bleven, zoals ziekenhuizen en gemeentekantoren.”

3. Dit is hét moment voor digitale transformatie

Door alle technologische ontwikkelingen van de laatste jaren ontkwamen ondernemers er sowieso al niet aan om werk te gaan maken van digitale transformatie, maar het uitstelgedrag kan nu toch wel echt de prullenbak in: door het hybride werken is dit echt hét moment om digitalisering van je bedrijfsvoering te omarmen. Van Barel: ,,Vorig jaar moesten bedrijven hun applicaties wel versneld naar een cloud-omgeving verplaatsen, zodat iedereen toegang had tot de juiste informatie, maar dat is niet altijd op de juiste manier gebeurd. Daardoor verlopen bepaalde workflows niet meer correct, is informatie onvoldoende vindbaar en zijn vooral op het gebied van security niet de juist beslissingen genomen. Met als gevolg meer schade door malware en cybercrime.” Van Barel ziet hier een belangrijke rol voor leveranciers van hardware. Zo hebben printers van HP+ met Smart Security een ingebouwde beveiliging die ,,twee stappen voorloopt op hackers door te voorkomen dat jouw gegevens door mogelijke malware-aanvallen in verkeerde handen terechtkomen."

Kortom: de urgentie om te digitaliseren leidt al volop tot actie, maar nu is het zaak voor ondernemers om ook echt een doordachte digitale strategie te ontwikkelen, waardoor inzet van de cloud en andere toepassingen zorgvuldig en veilig worden ingebed in alle bestaande bedrijfsprocessen. Dat zal het werkplezier verbeteren en risico’s verkleinen.

4. Vergroot de focus, verklein de afleiding

Zoomen, appen en mailen lijkt vaak heel veel efficiënter dan fysieke meetings, maar afleiding ligt op de loer. ,,Het aantal digitale prikkels is enorm toegenomen”, signaleert Van Barel. ,,Bij virtuele meetings is de kans heel groot dat je gestoord wordt door allerlei chat- en mailberichten die je binnenkrijgt. Dat zorgt ervoor dat je minder focus hebt. Op dat vlak kan print juist een enorme meerwaarde hebben, want uit onderzoek blijkt dat je informatie op papier 25 procent sneller leest dan op een scherm. Daardoor heb je veel meer aandacht, kun je de informatie veel beter onthouden en ga je veel meer realiseren met die informatie.”

Wat verder natuurlijk heel goed helpt is om bepaalde uren of dagdelen te blocken in je agenda voor moeilijke klussen die veel aandacht vereisen. In die uren sluit je de vele digitale apps die we normaal gesproken de hele dag door gebruiken. Even geen afleiding dus. Ideaal daarbij is dat je agenda, je voicemail en je out-of-office reply melding maken van jouw onbereikbaarheid richting aandringende klanten of collega’s. Dan weet iedereen waar hij aan toe is. Goed voor ieders focus.

5. Werknemer moet zich niet als consument gedragen

Dat we alweer ruim een jaar thuiswerken heeft ook voor een concreet probleem gezorgd. ,,De werknemer is zich als een consument gaan gedragen bij het inrichten van zijn thuiswerkplek”, ziet Van Barel. ,,Normaal controleert een bedrijf door en door de apparaten die het koopt, maar dat is bij het thuiswerken bijna nooit gebeurd. Thuiswerkende medewerkers zijn zelf naar de winkel gegaan of hebben online iets gekocht, maar doen niet de volledige configuratie van de apparatuur die ze zelf installeren op hun thuiswerkplek. Dat is een probleem, want dan is de configuratie niet veilig gebeurd. Bovendien heb je niet alle functies tot je beschikking en is het ook niet duurzaam.”

HP zou HP niet zijn als het daar niet zelf op in zou spelen, dus is er HP+, een slim printsysteem voor consumenten en kleine bedrijven dat vooruitdenkt zodat printers veiliger, productiever, duurzamer en altijd gebruiksklaar zijn. Een ambitieus concept, erkent Van Barel, want er worden extra features aangeboden via een speciale app en gebruikers kunnen ook onder meer een half jaar gebruik maken van Instant Ink. En wie bij het printen van papier vooral denkt aan ontbossen, kan ook gerust zijn: HP zet zich actief in voor compensatie van bossen in Ierland, China, Brazilië en de VS. Een geruststellende gedachte.

6. Slimme apps die het hybride werken simpeler maken

Door corona zitten veel bedrijven grotendeels in de cloud, maar dat is niet voor iedereen even compatibel, zeker niet voor thuiswerkers. Een voorbeeld: wie iets moet printen, loopt vaak onhandig te slepen met zo’n document: eerst naar jezelf mailen, daarna doorsturen naar de bedrijfsprinter. Andersom is vaak al net zo onpraktisch: een ingescand document wordt vaak ook eerst naar de eigen mailbox verstuurd, om vervolgens naar de cloud-applicatie te worden gesleept waar je het eigenlijk wilt hebben, bijvoorbeeld om te archiveren of een workflow te starten. Denk daarbij aan boekhoudpakketten, facturatie of CRM-systemen. ,,Dat kan veel efficiënter”, weet Van Barel. ,,Wat nu als jouw printer net zo slim wordt als je mobiele telefoon? Er zijn apps om scans te maken en direct door te sturen. Zelf hebben we voor gebruikers van HP+ extra functies in de HP Smart-app toegevoegd voor bijvoorbeeld scannen en mobiel faxen, waardoor je nog productiever kunt zijn. Dat is niet alleen simpeler, maar ook veiliger. Je zit namelijk niet meer met die digitale kopie in je mailbox. Dat is gewoon niet compliant met de processen die je als ondernemer hebt ingericht om security-incidenten te voorkomen. Veiligheid begint bij de hardware, die zelf in staat moet zijn om malware te signaleren, stoppen en daarna zichzelf te herstarten.”

7. Je wordt productiever van een smart office

Productiviteit is ook belangrijk en de digitale transformatie gaat daarbij helpen. Zo heeft HP verschillende functie om werknemers efficiënter te laten werken. Via de app van HP+ zijn er tal van slimme opties, waarbij het er onder meer om gaat dat printers alleen afdrukken maken als jij in de buurt bent (handig, want anders loopt een collega weg met jouw vertrouwelijke strategische plan), maar ook dat apparaten uit verschillende netwerken toegang krijgen tot een printer. Zeker nu werk en privé, maar ook vaste banen en flexwerk door elkaar heen lopen, is een veilige koppeling van netwerken essentieel.

8. Terug naar kantoor: hoe dan?

Los van al het thuiswerken is het natuurlijk ook gewoon een feit dat we de komende tijd weer steeds vaker op kantoor te vinden zullen zijn. ,,Misschien wordt de terugkeer naar kantoor nog wel moeilijker om te organiseren dan het moment dat we vorig jaar allemaal werden verplicht om thuis te gaan werken”, zegt Van Barel. ,,Je hebt immers enorm veel verschillende persona’s binnen een bedrijf. De een heeft een heel goed ingerichte thuiswerkplek, de ander totaal niet. Dat kan te maken hebben met ruimte, maar ook met focus of beschikbare technologie. Daarnaast kunnen mensen totaal verschillen in de reden waarom ze weer naar kantoor komen. Dat vereist een heldere policy, onder meer over de samenwerking van teams. Afspraken over wanneer mensen op kantoor zijn, worden heel belangrijk, al was het maar omdat vergaderingen niet werken als de helft van de mensen fysiek aanwezig is en de andere helft op afstand meeluistert. Niet iedereen zit dan in dezelfde sfeer.”

Twee thema’s spelen daar wat Van Barel betreft een hoofdrol: sociale interactie en efficiëntie. ,,Het ontbreken van reistijd is natuurlijk efficiënter, maar het persoonlijke contact bij onder meer de koffieautomaat kan er juist ook weer voor zorgen dat je tot betere en slimmere ideeën en oplossingen komt.” In de praktijk is het prettig om als bedrijf een strategie te ontwikkelen over hybride werken, waarbij duidelijk wordt omschreven voor welke werkzaamheden het gewenst is om naar kantoor te komen en voor welke activiteiten niet.