Laat jij je medewerkers vrij om Olympische Spelen te kijken?

Hoewel de meeste wedstrijden voor ons in Europa ’s nachts en ’s avonds gespeeld worden, zijn er ook wel degelijk evenementen tijdens de 9-tot-5 uren. Hoe ga je daar als ondernemer mee om? Polycom geeft ons zes tips om een flexibel werkbeleid neer te zetten.

1. Maak gebruik van de kracht van sport Zie de vele wedstrijden en races als een kans om je medewerkers samen te brengen. Stuur een mail rond, waarin je belooft samen met het team naar een belangrijke wedstrijd te kijken – uiteraard alleen als het werk af is. Het zal je verbazen hoe productief een team kan zijn als er een beloning in het vooruitzicht wordt gesteld. Dat vooruitzicht kan zijn om samen naar een wedstrijd te kijken, maar het kunnen ook het bier en de pizza zijn, die je daarbij aanbiedt. Het belangrijkste is de nadruk op het tijdig afronden van het werk en het samen vieren daarvan. 2. Maak van ‘overal werken’ de norm Flexibel werken, zowel qua tijd als qua locatie, werkt het best als het is geïntegreerd in de processen van een organisatie. Laat mensen dus niet alleen thuiswerken tijdens de zomer, maar implementeer een eerlijk beleid voor flexibel werken voor alle medewerkers, dat voor het gehele jaar geldt. Op die manier is het echt onderdeel van het bedrijf en voorkom je issues op dit vlak tijdens grote sportevenementen. 3. Zorg voor de juiste technologie Werken vanaf elke willekeurige locatie kan alleen als de juiste oplossingen eenvoudig voorhanden zijn. Voor veel organisaties betekent dit het in de cloud beschikbaar stellen van belangrijke oplossingen, zoals je e-mail en agenda in Office 365, en je telefoon als VoIP via Skype for Business. Ook kun je ervoor kiezen om te werken met een programma als Slack. Onderzoek toont aan dat teams die samenwerken vanuit meerdere locaties, productiever zijn als ze elkaar kunnen zien via een video-oplossing. Als je de komende tijd een sterke toename van het aantal thuiswerkers verwacht, denk dan na over oplossingen die een zekere mate van flexibiliteit leveren via ‘cloud bursting’, om te zorgen voor capaciteit op het moment dat het nodig is. 4. Bepaal de basisregels Maak een helder en concreet beleid op het gebied van flexibel werken rondom sportwedstrijden en deel dat intern. Dit om zo min mogelijk ‘ziekmeldingen’ te krijgen. 5. Denk aan andere landen Kijk uit dat je niet alleen uitzonderingen maakt voor wedstrijden van sporters uit eigen land, maar pas het beleid toe op alle landen en nationaliteiten. Zo weet je zeker dat je medewerkers van andere nationaliteiten niet benadeelt. 6. Vertrouw je collega’s Voel niet de behoefte om je medewerkers continu te vragen of ze wel aan het werk zijn, alleen doordat er sport op tv is. Vertrouw erop dat ze even productief zijn als op een normale dag dat ze buiten de deur werken.