Door: Kluwer
De ondernemer die de bestelauto ook privé gebruikt moet daarover belasting betalen. Daarvoor gelden dezelfde regels als voor het privégebruik van de (personen)auto van de zaak.
Ook werknemers die de bestelauto privé gebruiken worden belast. Let wel: ook de directeur van een BV is een werknemer.
Rittenadministratie
Als een werknemer een bestelauto privé gebruikt, maar minder dan 500 kilometer per jaar privé rijdt, dan moet hij dat kunnen bewijzen. Daarvoor is een eenvoudige rittenadministratie voldoende. Ook moeten werkgever en werknemer een overeenkomst sluiten. Een voorbeeld daarvan is te vinden bij de Belastingdienst.
500 km
De werknemer kan ook een Verklaring Geen privégebruik inleveren bij zijn werkgever. De ondernemer krijgt dan geen naheffing, maar de werknemer moet nog steeds aantonen dat hij minder dan 500 km privé rijdt.
Hier zit een gemene adder onder het gras: deze 500 kilometer wordt berekend op kalenderjaarbasis. Als een werknemer bijvoorbeeld de auto drie maanden ter beschikking heeft en er 200 kilometer privé in rijdt dan gaat de Belastingdienst er vanuit dat de werknemer 4x200km=800 kilometer per jaar privé rijdt. De werkgever moet over die drie maanden bijtelling toepassen. De werknemer kan in dat geval dus ook geen Verklaring Geen privégebruik indienen.
Ander voorbeeld: een werknemer rijdt van 1 januari tot en met 31 december een auto van de zaak. Van januari tot en met november rijdt hij geen privékilometers met de auto. In december rijdt hij 600 privékilometers. De werkgever moet dan het hele jaar de bijtelling bij zijn loon tellen. Meer voorbeelden op belastingdienst prive_gebruik_auto en op het formulier Verklaring Geen privégebruik van de Belastingdienst
Collectieve afspraak
Een werkgever kan ook een (collectieve) afspraak maken met de Belastingdienst, bijvoorbeeld als meerdere werknemers van de bestelauto privé gebruik maken, of als het privégebruik verboden is. Dat verbod moet schriftelijk worden vastgelegd en de werkgever moet naleving controleren en overtreding passend bestraffen. Als er toch privé wordt gereden en de fiscus komt daar achter dan volgt een naheffing. Als blijkt dat de werkgever onvoldoende heeft toegezien op naleving van het verbod dan betaalt hij de naheffing. Als hij kan aantonen wel voldoende te hebben gecontroleerd, dan is de naheffing voor rekening van de werknemer. Een rittenadministratie is niet nodig als de werkgever een afspraak met de Belastingdienst heeft gemaakt.
Geen passagiersstoel
De bijtelling van maximaal 25 procent geldt niet voor bestelauto's die vrijwel uitsluitend geschikt zijn voor het vervoer van goederen. Dat is een bestelauto zonder passagiersstoel. Het is niet voldoende de passagiersstoel er even uit te halen; de bevestigingspunten van de passagiersstoel moeten zijn weggeslepen of dichtgelast. Toch worden eventuele privéritten wel belast. De werkgever berekent de bijtelling voor deze bestelauto op de volgende manier: het aantal privékilometers maal de kilometerprijs, minus de bijdrage van de werknemer voor het privégebruik.
Wisselend gebruik
Het kan voorkomen dat een aantal personeelsleden wisselend privé in de bestelauto rijdt. De werkgever zou dat allemaal kunnen bijhouden, maar meestal is het eenvoudiger een eindheffing toe te passen. De eindheffing
bedraagt € 300 per bestelauto per kalenderjaar. Bij een gedeelte van een jaar wordt dit herrekend, bij een half jaar bedraagt de eindheffing € 150.