Door: Kluwer
Alle uitgaven die een bedrijf doet met het oog op de zakelijke belangen zijn aftrekbaar. Toch zijn er in de wet enkele kosten genoemd die niet of slechts gedeeltelijk aftrekbaar zijn, omdat die ook het privébelang dienen van de ondernemer (of zijn personeel). Dit noemt men de gemengde kosten vanwege het deels zakelijke en het deels privékarakter.
Helemaal juist is deze term ook niet, omdat er ook kosten van aftrek zijn uitgesloten die helemaal geen privékarakter hebben. Denk aan de uitsluiting van de aftrek van de kosten van vuurwapens. Hieronder volgt een opsomming van de kosten die niet aftrekbaar zijn. Al deze beperkingen gelden voor de ondernemers die onder de inkomstenbelasting vallen, zoals de eenmanszaken en maatschappen. Enkele van de genoemde kostenaftrekbeperkingen gelden ook voor de BV's e.d. die onder de vennootschapsbelasting vallen. Dat zijn de posten genoemd onder 2, 3 en 4.
- Uitgaven tot het voeren van een bepaalde staat, de zogeheten standsuitgaven. Hierbij moet men denken aan lidmaatschappen van selecte clubs, een representatieve tuin bij de eigen woning van de ondernemer, jachtpartijen en aan de gezelschapsdames en -heren die mannelijke en vrouwelijke alleenstaande zakenrelaties terzijde staan bij diners en dergelijke.
- Vaartuigen die worden gebruikt voor representatieve doeleinden. Hiervan is sprake als de boot niet voor beroepsvracht- of voor beroepspersonenvervoer wordt gebruikt. Het gebruik van het vaartuig is derhalve doorslaggevend, niet de bouwaard. Het gaat om alle kosten die verband houden met het vaartuig, dus de kosten van brandstof, onderhoud, verzekering, ligplaats, winterstalling en eventueel personeel van het vaartuig. Al deze kosten zijn niet aftrekbaar. De kosten van een gehuurd schip zijn evenmin aftrekbaar.
- Geldboeten die zijn opgelegd door een Nederlandse strafrechter of een instelling van de Europese Unie, en boeten en andere heffingen voor verkeersovertredingen zijn niet aftrekbaar. Ook bedragen om strafvervolging te voorkomen niet. Dit geldt ook voor boeten die de Belastingdienst oplegt.
- Kosten van misdrijven, wapens en pitbulls. Daarentegen zijn de opbrengsten van criminele activiteiten volledig belast, hetzij als winst hetzij als resultaat uit overige werkzaamheden. De met deze behaalde baten gemoeide kosten zijn van iedere aftrek uitgesloten.
- De werkruimte thuis, tenzij de ondernemer grotendeels het werk voor de zaak hierin verricht. Hier wordt niet alleen de kantoorruimte thuis bedoeld, maar ook de behandelkamer, atelier of opslagruimte. Als de ondernemer grotendeels zijn winst/inkomen vanuit de werkkamer verdient, zijn de kosten wel aftrekbaar. Met grotendeels wordt 70% bedoeld. Heeft de ondernemer nog elders werkruimte, dan ligt het iets anders, maar grosso modo komt het ongeveer op hetzelfde neer.
- Apparatuur of instrumenten (computers, fax-apparatuur, schrijf- en rekenmachines, geluidsapparatuur en muziekinstrumenten): aftrek van de kosten hiervan (aanschaf, huur, onderhoud) is niet mogelijk als de zaken niet tot het ondernemingsvermogen behoren. Het maakt niet uit of ze in de onderneming worden gebruikt.
- Congressen, seminars, studiereizen en dergelijke voorzover de kosten boven € 1500 uitkomen. Deze aftrekbeperking ziet in het bijzonder op evenementen die een kortstondig en veelal voor de deelnemers een vrijblijvend karakter hebben. Ook de hierbij behorende reis- en verblijfkosten vallen onder de aftrekbeperking. De beperking ziet uitdrukkelijk niet op vakcursussen en bedrijfsopleidingen en dergelijke. Hierbij kan worden gedacht aan cursussen en opleidingen die zijn gericht op het verwerven van een afgeronde hoeveelheid kennis of vaardigheden. Meestal worden deze afgesloten met een examen ofzo.
- Het telefoonabonnement in de woonruimte thuis. Een ADSL-abonnement is geen telefoonabonnement, een ISDN-abonnement wel. Letwel: het gaat alleen om de kosten van het abonnement, niet om de gesprekskosten. Zakelijke gesprekskosten zijn aftrekbaar. Ook de abonnementskosten voor een aansluiting in een werkruimte.
- Literatuur met een algemeen karakter, zoals kranten, encyclopedies en woordenboeken. Vakliteratuur is daarentegen wel aftrekbaar. Dit is de voor de beroepsgroep specifiek van belang zijnde literatuur. Denk aan vaktijdschriften, gidsen, handboeken en almanakken.
- Kleding, tenzij het werkkleding betreft. Werkkleding is in de eerste plaats kleding die (nagenoeg) uitsluitend geschikt is om onder het werk te dragen. Ten tweede valt hieronder kleding die is voorzien van een of meer duidelijk zichtbare, aan de werkgever gebonden beeldmerken (logo's) met een gezamenlijke oppervlakte van minstens 70 cm 2.
- Persoonlijke verzorging, zoals de kapper. Het is niet van belang of de kosten op zakelijke gronden worden gemaakt, bijvoorbeeld omdat aan een verzorgd uiterlijk in de branche veel waarde wordt gehecht. Een uitzondering geldt voor optredens als artiest, presentator of professionele sportbeoefenaar; hier zijn de kosten voor persoonlijke verzorging in verband met het uitoefenen van het beroep wel aftrekbaar.
Gedeeltelijk aftrekbare kosten
Kosten die in beperkte mate aftrekbaar zijn voor de ondernemer (die onder de inkomstenbelasting valt) zijn:
- Kosten van een eigen auto, bromfiets e.d., namelijk maximaal 0,19 per zakelijk gereden kilometer. Ook woon-werkverkeer is zakelijk.
- Huisvesting buiten de woonplaats: als de ondernemer zijn onderneming start in een plaats die ver van de woonplaats ligt en in verband daarmee bijvoorbeeld een kamer huurt in de buurt van de onderneming, kan hij de kosten daarvan gedurende maximaal twee jaar aftrekken van de opbrengsten.
- Verhuiskosten in verband met de start of verplaatsing van de onderneming zijn aftrekbaar voor zover ze betrekking hebben op de werkelijke uitgaven voor het overbrengen van de inboedel, plus een vast bedrag van € 5.445 (2007) voor de herinrichtingskosten.