Aangeboden door Adyen

Nieuws E-commerce

Slim automatiseren: tijd besparen en op marges sturen

Jaarlijks komen vele duizenden bestellingen binnen in de zes webshops van Bema Beauty Products, waaronder Beautyfashionshop. Via slimme software worden de orders automatisch in de administratie verwerkt, tot de factuur aan toe. Alleen bevestigen dat er ook betaald was, het afletteren, gebeurde nog handmatig. Een tijdrovende klus. Nu gebeurt dat geautomatiseerd en eenvoudiger door Adyen Afletteren. Dat scheelt tijd. Maar nog belangrijker: Bema Beauty Products weet iedere dag precies hoe de business ervoor staat.

Kitty Döppenbecker 5 december 2019

Adyen Bema special

Foto: Lars Smook

Tien jaar geleden was er alleen een schoonheidssalon. Nu is Bema Beauty Products de grootste online aanbieder van professionele huidverzorgingsproducten, make-up en geuren in Nederland. In Duitsland doet het twaalfkoppige Enschedese bedrijf het eveneens goed. Zowel in Nederland als in Duitsland heeft het bedrijf drie verschillende webshops.

Zes webshops

Samen zijn de zes webshops, met een assortiment van meer dan 20.000 artikelen, goed voor bijna 100.000 bestellingen per jaar. Deze moeten allemaal snel en foutloos in de administratie worden verwerkt. Daarvoor maakt de online beautyspecialist gebruik van Exact. Vervolgens koppelt het softwareplatform van dealer4dealer de webshops aan de boekhouding. ,,Verkooporders gaan rechtstreeks Exact in. Er staat ook binnen enkele minuten een factuur klaar, volgens de lokale btw-regels”, vertelt Sander Smit, e-commerce manager van Bema Beauty Products.

''Als online bedrijf doe je zelf de inning niet. Dat gaat via een payment service provider, zoals Adyen''

Sander Smit, e-commerce manager Bema Beauty Products

Actueel inzicht

Een tijdrovende klus bleef echter de administratieve verwerking van betalingen. Smit: ,,Als online bedrijf doe je zelf de inning niet. Dat gaat via een payment service provider, zoals Adyen. Twee keer per maand downloadden we een bestand van Adyen met alle betalingen. Daarna werd via dealer4dealer de match gemaakt met bestellingen in de administratie.” Zo werd gecontroleerd: welke factuur is wél en welke niet betaald, het zogenaamde afletteren. ,,Eigenlijk had het afletteren iedere dag moeten gebeuren, maar met zes webwinkels en zo veel orders was dat te veel werk.”

Met de werkwijze ontbrak het Bema Beauty Products aan actueel inzicht in de stand van zaken. Smit: ,,Naast de betalingen, hadden we ook de transactiekosten niet dagelijks in beeld. Die zijn een belangrijke kostenpost voor een webshop, net als de marketing- en verzendkosten.” Dankzij Adyen Afletteren, de nieuwe integratie tussen dealer4dealer, Exact en het Adyen platform is dat verleden tijd.

Dagelijks bijsturen

Bema Beauty Products besloot bovengenoemde softwaremodule van dealer4-dealer uit te proberen. De softwaremodule is volledig geautomatiseerd – zelfs het betalingsbestand hoeft niet meer opgehaald te worden,,Daarmee is het niet meer nodig om betalingsgegevens handmatig te downloaden. Je kunt ze automatisch ‘afletteren’, zoals dat heet, en in je administratie verwerken”, zegt René Albertema, commercieel directeur van dealer4-dealer.

Het proefproject startte in augustus van dit jaar en is net afgerond. Smit is erg enthousiast over de resultaten. ,,De software haalt iedere nacht per webshop een bestandje met betalingen op en matcht die met verkooporders in Exact. Het werkt perfect.” Het scheelt Bema Beauty Products zeker een dag werk per maand. Smit: ,,Belangrijker nog: we hebben nu beter inzicht in onze cijfers. We zien de boekhouding niet als naslagwerk, maar willen op dagelijkse basis op de resultaten sturen. Online retail is een groeimarkt, maar door de toenemende concurrentie staan de marges steeds meer onder druk. We moeten ze goed in de gaten houden. Dat kunnen we nu.”

Dit artikel kwam tot stand in samenwerking met Adyen.