Lisa van Asseldonk
Als zelfstandig business creator en brainstorm-expert begeleidt Lisa bedrijven in het ontwikkelen van future-driven strategieën en creatieve merkconcepten.
Online brainstorms zijn geen één-op-één kopie van de ‘live’ versie. Hoe goed de technologie ook is, je kunt niet alles wat je offline doet ook online doen. Ik pleit dan ook zeker niet voor het afschaffen van offline brainstormen. Je face-to-face sessies worden extra waardevol als je technologie inzet om te brainstormen of te documenteren. Tegelijkertijd moeten we ook niet te dramatisch doen over wat niet kan, want veel is juist wel mogelijk.
Online brainstorms zijn geen één-op-één kopie van de ‘live’ versie. Hoe goed de technologie ook is, je kunt niet alles wat je offline doet ook online doen.
Ook online kun je inchecken met de groep, het doel bepalen, stemmingsrondes doen, creatief denken-technieken gebruiken, de groep opdelen in kleinere break-outs en daarna weer terugroepen. Bovendien hebben we een verzameling van de collectieve kennis die is opgedaan tijdens de sessie, waar alle deelnemers na de sessie naar kunnen teruggrijpen, iets wat lastiger is als je alleen maar offline werkt en niets documenteert. Juist in een online setting is het zaak om actief alle deelnemers bij de les te houden. De intensiteit is immers hoog en afleiding altijd dichtbij. Bouw daarom momenten in voor (fysieke) onderbrekingen waarbij iedereen in de sessie in ieder geval even opstaat en het hele lichaam beweegt ter afleiding. Energizers noemen we dit en ze zijn er in allerlei varianten, van een kop koffie pakken tot een korte yoga sessie of mijn persoonlijke favoriet: vind de schat. Hiervoor wordt de hele groep uitgedaagd zo snel mogelijk een dagelijks voorwerp (plant, theelepeltje, etc) te laten zien.
Lees ook: Een derde van de werknemers multitaskt tijdens online vergaderingen
Tijd
De spanningsboog van deelnemers aan een online sessie is veel korter dan offline. In tegenstelling tot een fysieke brainstorm, die een halve dag, of zelfs een dag kan duren, is het raadzaam de online variant een stuk korter te houden. In mijn ervaring is twee uur aaneengesloten wel ongeveer het maximum. Dit heeft vanzelfsprekend ook gevolgen voor de inhoud en de reikwijdte van de bijeenkomst. Probeer bij een online brainstorm het vraagstuk daarom zo specifiek mogelijk te definiëren om binnen de beschikbare tijd ook écht tot een resultaat te komen, of dat nu een concreet idee is of een oplossing. Omdat de sessie korter van duur is, hebben organisaties de neiging deze tussen andere werkzaamheden te plannen. Houdt er dan ook rekening mee dat mensen op die dag ook nog ander werk te doen hebben, wat impact kan hebben op hun spanningsboog.
Twee uur aaneengesloten online brainstoren is wel ongeveer het maximum
Groep
Het belang van een goed draaiboek van een online brainstorm is niet beperkt tot de doelbepaling, maar geldt ook voor de groepsgrootte. Met 4 tot 12 mensen in de sessie kun je effectief en interactief brainstormen. Bij 12 deelnemers en meer is vaak niet iedereen zichtbaar op het scherm, waardoor het lastiger wordt om iedereen te betrekken en de creativiteit aan te boren. Er zijn hiervoor natuurlijk wel workarounds te bedenken door een extra facilitator toe te voegen en de taken onderling te verdelen of door te werken in kleine subgroepen en de inzichten te bespreken met de complete groep.
Platform
Een cruciaal onderdeel van een online brainstorm is het platform dat je gebruikt. Zo gebruik ik zelf Lucidspark, maar de keuzemogelijkheden zijn ruim. Er zijn wat mij betreft een aantal criteria die helpen bij het selecteren van een brainstormplatform. Stel jezelf vragen over de gebruiksvriendelijkheid en hoeveel tijd het kost om het platform te leren kennen. Hoe overzichtelijk is de interface? Zijn er functies voor stemmen en beoordelen aanwezig? Enorm handig zijn standaard templates. Die vereenvoudigen de voorbereiding en helpen bij het vinden van een structuur. Daarnaast heeft het gebruik van een online brainstormplatform het enorme voordeel dat je alle ideeën meteen kunt documenteren, inclusief hoe ze zijn ontstaan. Ook zijn er vaak kleine games of tools beschikbaar die helpen bij het op gang brengen van de creativiteit, of juist bij het inbouwen van een beetje ontspanning. Check bij het gebruik van een platform wel even of de gebruikersvoorwaarden niet strijdig zijn met het bedrijfsbeleid of met wet- en regelgeving. Zeker wanneer de brainstorm over een gevoelig onderwerp gaat, zoals intellectueel eigendom of een overheidscampagne.
Check bij het gebruik van een platform wel even of de gebruikersvoorwaarden niet strijdig zijn met het bedrijfsbeleid of met wet- en regelgeving.
Facilitator
Zonder facilitator geen (succesvolle) brainstorm. Deze functie staat centraal bij het in goede banen leiden van de complete brainstormsessie en is bij voorkeur niet inhoudelijk betrokken bij het onderwerp. De facilitator kent technische creatieve technieken om deelnemers te bewegen richting idee of een oplossing. Wanneer de sessie online plaatsvindt, wordt de rol van facilitator breder. Deze buigt zich namelijk ook over het online platform en de tools en zal zich in de voorbereiding hiermee bezig moeten houden, naast de structuur en het proces. Spraak, video, een online brainstormboard en chat lopen vaak door elkaar heen en dienen in de gaten gehouden te worden. Werkt alles goed en blijft de sessie centraal? Het is vrijwel ondoenlijk om tijdens de brainstorm even een energizer-tooltje uit de hoge hoed te toveren, om maar iets te noemen. De voorbereiding vergt daarom meer tijd.
Lees ook: TimeInvest maakt vergaderingen efficiënter: ‘Elke nutteloze minuut is gemiste kans’
Anno nu is een online brainstorm een laagdrempelig middel om mensen, die verspreid over het land of over de wereld werken, op een inspirerende manier samen te brengen om tot creatieve ideeën te komen. Het verhoogt de betrokkenheid van de collega’s, die elkaar soms nog nooit in het echt gezien hebben, door ze op een speelse manier uit te dagen. Daarnaast is de tijdsinvestering laag. De keuze van het platform en de tools zijn cruciaal, net zoals de rol van facilitator.
