Registratieplicht zakelijk en woonwerk-verkeer: regel het snel

Bijhouden hoeveel kilometers er worden gemaakt voor woon-werkverkeer en zakelijke reizen vormt een behoorlijke aanslag op de bedrijfsadministratie. Bied je daarnaast verschillende vervoersopties aan je werknemers, zoals fiets, trein, eigen auto of leaseauto, dan wordt het helemaal ingewikkeld.

,,We snappen dat een werkgever helemaal niet zit te wachten op nog meer administratie. Maar het moet nu eenmaal. Vooralsnog is het overigens alleen een registratie en zitten er geen sancties op teveel uitstoot. De overheid wil in kaart brengen hoe het is gesteld met de uitstoot door bedrijfsmatig verkeer. Want die bedrijfsmatige uitstoot komt voor een groot deel voor rekening van de zakelijke personenmobiliteit”, weet Hans Verkerk, commercieel directeur bij Reisbalans.

De positieve impact voor werkgevers

Verkerk benoemt overigens een positieve bijwerking van de jaarlijkse registratie: ,,Je krijgt als ondernemer een secuur beeld van je prestaties op zakelijk en woon-werkverkeer. Dat past bij het duurzaamheidsbeleid dat veel bedrijven vandaag de dag nastreven. Maar belangrijker: je kunt er beter op sturen. Zijn al die kilometers wel nodig? Is het bijvoorbeeld beter om ook fietskilometers of OV-reizen te vergoeden en zo het autoverkeer te verminderen? Wat bovendien een verminderde file- en parkeerdruk oplevert. De werkgever bepaalt natuurlijk, maar uit ervaring weten we dat veel medewerkers blij zijn wanneer duurzaamheid de volle aandacht krijgt van het management.”

Reisbalans biedt een complete mobiliteitsoplossing die naadloos aansluit op het mobiliteitsbeleid van een bedrijf, maar meer nog: indien gewenst koppelt het de complete vervoersregistratie met HR- en salarisadministratie. ,,In het moderne mobiliteitsbeleid bestaat veel flexibiliteit. De ene werknemer heeft wel toegang tot deelvervoer, de andere vanwege de functie niet. Als leaserijder moet je daarnaast rekening houden met het privégebruik van je leaseauto. Of je wilt een eigen bijdrage vanuit het salaris van de medewerker die af en toe 1e klas in plaats van 2e klas rijdt met de trein. Het is een heel karwei. Wij nemen dat graag uit handen van de werkgevers”, belooft Verkerk.

Tweede kostenpost voor een bedrijf

De mobiliteit van medewerkers is binnen een bedrijf vaak de tweede kostenpost na de salarissen. Duidelijk zien wat er op dit gebied gebeurt, zorgt er voor dat je je beleid kunt aanpassen op basis van heldere data. Met de app van Reisbalans heb je er als werkgever weinig omkijken naar. Elke werknemer kan eenvoudig zijn vervoersbewegingen in de app registreren en bevestigen. ,,Zeker ambulante medewerkers besparen veel tijd met de app. Alles is sowieso snel ingevuld, maar maak je gebruik van de GPS-functionaliteit dan wordt automatisch bijgehouden. Dat scheelt zo tien tot twintig minuten per dag voor mensen die veel op de weg zitten”, weet de commercieel directeur.

Niet alleen krijg je op deze manier helder inzicht in de gereden kilometers, ook de verplichte CO2-rapportage rolt uit het systeem. Dus inclusief gebruikte vervoersmiddelen en brandstoffen en de totale CO2-uitstoot. Daarnaast is het mobiliteitssysteem helemaal naar wens in te richten. Parkeren, e-laden, de OV-fiets, deelvervoer, taxi, alles wat nodig is om de mobiele werknemer mobiel te houden, is binnen Reisbalans te regelen.

Verloren bonnetjes

Vanzelfsprekend kun je het als organisatie helemaal zelf regelen door je werknemers te vragen alle gegevens bij te houden en dit te verwerken in je administratie. Maar daar gaat volgens Verkerk veel tijd – en dus geld - inzitten. En vergeet de verloren bonnetjes niet. Hoe dan ook: vanaf 1 juli 2024 moet je als werkgever de zakelijke mobiliteit bijhouden. Het jaar erop moet in het kader van de wet ‘Normerende Regeling Werkgebonden Personenmobiliteit’ voor het eerst gerapporteerd worden aan het e-loket van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO).

,,Wie voor de rapportage toch liever gebruik maakt van een externe dienst, al dan niet gekoppeld met de hele mobiliteitsadministratie, doet er goed aan om niet te lang te wachten met het zoeken van de juiste partner. Hoe langer je als werkgever wacht tot 1 juli 2024, hoe meer druk er op jou en jouw organisatie komt te liggen om dit goed te regelen”, zo luidt de voorspelling van Verkerk.

,,Overigens zou de registratie officieel per 1 januari dit jaar zijn gestart, maar dat is nu dus uitgesteld tot 1 juli van dit jaar. Bedrijven die er toch al mee bezig zijn op basis van eerdere berichten, kunnen natuurlijk vanaf begin dit jaar rapporteren. Dat verandert niet”, zegt de commercieel directeur tot slot.