Vaarwel PDF's: dit is waarom digitale contracten de toekomst zijn voor jouw bedrijf

Met een alles in één oplossing voor het maken, beheren en onderteken van contracten is Oneflow hét complete platform voor digitale contracten. Dit van oorsprong Zweedse bedrijf stapte in 2022 naar de beurs. Sindsdien opende de organisatie ook kantoren in Londen, Parijs én Amsterdam.

Een contract in PDF kan echt niet meer

Wierenga noemt werken in PDF hopeloos ouderwets. En dat niet alleen, contractmanagement in PDF heeft volgens de marketingmanager ook heel wat nadelen. Te beginnen met het feit dat een PDF een statisch document is. „Het is bijzonder lastig om in een PDF wijzigingen aan te brengen. En dat is erg onhandig tijdens onderhandelingen. Vaak wordt er dan in een word-document gewerkt wat dan weer wordt omgezet naar een PDF en ga zo maar door. Tijdsintensief en rommelig. Dat probleem heb je met Oneflow niet. „Door onze HTML documenten gebeurt dit volledig automatisch na ondertekening van het contract. Denk bijvoorbeeld aan verkochte diensten, het salaris van een nieuwe medewerker of eventuele factuur informatie van je nieuwe klant.’’

Een tweede nadeel van documenten in PDF is de onvriendelijkheid jegens de mobiele versie, vertelt Wierenga. „Veel mensen bekijken contracten ook op hun smartphone. Een pdf-versie is dan feitelijk slechts een afbeelding waarin je alleen maar kunt inzoomen en verder niets. Dat betekent dat je het contract dan alsnog op een laptop moet openen. Vreselijk onhandig, daarom is onze oplossing volledig mobielvriendelijk.”

Laat geen waardevolle data liggen

Tot slot, nadeel nummer drie: uit een PDF haal je geen data. Daardoor loop je belangrijke kennis mis, meent Wierenga. „Tijdens een contractonderhandeling valt een hoop data te verzamelen die je in jouw voordeel kunt gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan data die over het salesproces of de onderhandeling zelf gaan. Hoe lang duurt het bijvoorbeeld voor je een bepaalde handeling terugziet? Wanneer worden er welke mensen aangehaakt? En hoe lang duurt het voor een contract ook daadwerkelijk ondertekend wordt? Daarnaast is het natuurlijk ook handig om contract specifieke data te synchroniseren met je eigen klant systeem. Bij een onderhandeling in PDF moet dat handmatig gebeuren. In Oneflow, gaat dat automatisch.”

Oneflow kun je met veel verschillende crm-systemen integreren. Salesforce en Hubspot zijn daar twee voorbeelden van. Dat is volgens Wierenga handig omdat je als gebruiker zo niet je eigen online omgeving hoeft te verlaten. „Voor het contractmanagement met Oneflow kun je dankzij een integratie gewoon in klant systemen zoals Salesforce en Hubspot en een hele hoop anderen terecht. Daardoor heb je één platform voor al je werkzaamheden. Dat maakt het leven voor je sales, HR, inkoop of legal-afdeling een stuk makkelijker.”

AI schrijft het contract voor jou

Daar helpen de verschillende features van Oneflow overigens ook een handje bij. Neem bijvoorbeeld de Artificial Intelligence feature (bekend van ChatGPT en gebaseerd op de technologie van OpenAI GPT Turbo) die een contract voor jou op maat maakt. „Stel je voor: je wilt een standaard contractvoorstel opmaken. Dan geef jij onze tool die opdracht: ‘schrijf een standaard contractvoorstel voor een nieuwe werknemer’. Met één druk op de knop ligt er dan een contract voor je neus. Dat maakt het niet alleen makkelijker om een goed contract op te stellen, maar bespaart je ook nog eens ontzettend veel tijd.”

3 nieuwe toepassingen van AI

In het komende jaar voegt Oneflow nog drie nieuwe features toe. Zo wordt de toepassing van AI in het platform uitgebreid. Naast het schrijven van contracten kan de AI functie van Oneflow binnenkort ook patronen, trends en inzichten delen uit je voorstellen en contracten. Daarnaast kun je op korte termijn direct suggesties in het contract zetten die door iemand anders kunnen worden overgenomen, precies zoals je dat in een word- of docx document ook kan.