„Veel ondernemers realiseren zich niet dat andere partijen vertrouwen op de gegevens in het Handelsregister,” aldus Marije Hovestad, directeur Dataverstrekking bij KVK. „Als die gegevens niet kloppen, kan dat vervelende gevolgen hebben.”
Opdrachten mislopen
Neem het moment waarop een potentiële opdrachtgever jouw bedrijf checkt. Waarschijnlijk bekijkt diegene niet alleen je website, maar ook je gegevens in het Handelsregister. Klopt daar iets niet - een oude bedrijfsactiviteit, een verkeerd adres, de namen van mensen die contracten mogen ondertekenen - dan kunnen opdrachtgevers zich afvragen hoe betrouwbaar je bent en uiteindelijk toch liever iemand anders kiezen.
„Je KVK-nummer fungeert dus eigenlijk als een soort ondernemers-ID,” zegt Hovestad. En als dat ‘ID’ niet klopt, tast dat je betrouwbaarheid aan.
Handelsregister is leidend
Je KVK-gegevens spelen op nog veel meer momenten een belangrijke rol. Denk aan een financieringsaanvraag, een subsidie of een verzekeraar die een schadeclaim beoordeelt. Uit onderzoek van KVK blijkt dat veel ondernemers niet goed weten hoe derden, zoals banken, gemeenten en verzekeraars, gebruikmaken van gegevens uit het Handelsregister. Zo is het bij 43 procent van de ondernemers niet bekend dat verzekeraars dit checken bij bijvoorbeeld het beoordelen van schadeclaims. Andere partijen kijken dus in het Handelsregister naar wat er officieel over jouw bedrijf geregistreerd staat - en dat is juridisch leidend.
“Als die gegevens niet kloppen, kan dat vervelende gevolgen hebben”
Marije Hovestad
Toch weet bijna één op de drie ondernemers dat niet, blijkt uit onderzoek van KVK. „Als het Handelsregister iets anders vermeldt dan de praktijk, dan geldt wat er in het Handelsregister staat,” aldus Hovestad. „Dat is de basis van rechtszekerheid.” Met andere woorden: je kunt je bedrijf allang anders runnen. Maar als je dat niet hebt aangepast, kijkt de buitenwereld nog naar het oude verhaal.
Grotere gevolgen dan je denkt
De gevolgen daarvan kunnen klein beginnen, zoals facturen die naar een verkeerd adres worden gestuurd. Maar ze kunnen ook groter zijn: vertraging bij een lening, een vergunning die langer op zich laat wachten, een grote opdracht die je misloopt of een aanmaning die blijft oplopen omdat de brieven steeds op de verkeerde deurmat belanden.
Geef wijzigingen op tijd door
De kern is dus simpel: het Handelsregister is geen papieren werkelijkheid, maar een bron waar dagelijks op wordt vertrouwd. Door klanten, partners, banken, verzekeraars en overheden. Je inschrijving regelmatig checken en wijzigingen op tijd doorgeven, is niet alleen verstandig, maar ook wettelijk verplicht.
“Je KVK-nummer fungeert dus eigenlijk als een soort ondernemers-ID”
Marije Hovestad
Wat veel ondernemers zich niet realiseren, is hoe snel gegevens verouderen. Een nieuwe bedrijfsactiviteit of een verhuizing. Het zijn dingen die er in de praktijk makkelijk tussendoor glippen terwijl je wettelijk verplicht bent wijzigingen binnen een week door te geven. Controleer je registratie dus regelmatig. Alleen op die manier zorg je ervoor dat het ondernemersbeeld dat anderen van je hebben, klopt met de realiteit. En dat kan nét het verschil maken tussen een opdracht krijgen… of mislopen.
