Bas van der Veldt
Eindbaas AFAS Software
Bas is een man met een missie. Namelijk dat werk heel veel leuker en beter kan, én met meer oog voor de maatschappij. Daarom maakt zijn bedrijf software waarmee je al je administratie en processen kunt regelen. Snel en zonder gedoe. Zo heb je altijd grip en houd je tijd over voor dingen die écht belangrijk zijn. Onder leiding van Bas groeide AFAS met meer dan 700 procent. Ruim 2,5 miljoen Nederlanders ontvangen iedere maand een digitale loonstrook via AFAS. En - minstens zo belangrijk - Bas mag zich volgens Great Place to Work de beste werkgever van Nederland noemen.
Lees ook: ‘Stop met micromanagen, geef je werknemers aandacht’
Stel je voor. Je hebt een vrijdagmiddagborrel op de zaak, en jij gaat iets eerder weg, omdat je nog naar een afspraak moet. Je neemt afscheid en roept over je schouder: ‘Vergeten jullie niet af te sluiten?’
Maandagochtend ben je als eerste op het werk, en wat blijkt? De deur is niet op slot. Natuurlijk spreek je je medewerkers aan. ‘Hoe kan dat nou? Ik had jullie toch gevraagd om af te sluiten?’ Dan begint het glazige kijken, en het duiken: ik dacht dat Petra dat zou doen - ik was op tijd naar huis - ik dacht dat er nog anderen waren.
Gekke Henkie
Niemand heeft daar verkeerde bedoelingen mee gehad. Maar feit is dat niet is gebeurd wat jij wilde. En precies dát is waar ik veel ondernemers over hoor, en wat wij bij AFAS – eerlijk is eerlijk - heel soms ook merken. Dat vier mensen samen een project draaien, niet leveren op de dag van de deadline en dan zeggen: ‘We hebben het niet gered.’ Ja, daar kun je precies helemaal niks mee.
Gedeelde verantwoordelijkheid is geen verantwoordelijkheid. Als jij valt tijdens het hardlopen, kun je beter één iemand om hulp vragen, dan ‘help!’ roepen. Anders is de kans groot dat de omstanders niks doen, omdat ze denken dat iemand anders wel in actie komt. Of omdat ze niet als gekke Henkie in hun eentje naar voren willen stappen.
Bruggenbouwers
Zo werkt het ook in je zaak. Als je echt wil dat iets gebeurt, dan moet je iemand aanwijzen die eindverantwoordelijk wordt. Zo simpel is het. En als je wil dat het góéd gebeurt, moet je zorgen dat diegene ook de gevolgen ervaart als-ie er een potje van maakt. Zo vergroot je het eigenaarschap.
Het boek Skin in the Game van Nassim Nicholas Taleb gaat hierover. Hij schrijft dat bruggenbouwers in de oudheid een tijdje met hun gezin onder ‘hun’ brug moesten slapen. Nou, dan loop je de constructie wel even een paar keer goed na. Die aanpak is tegenwoordig wel erg rigoureus, maar het principe is ook in een onderneming prima bruikbaar. En dat begint al bij kleine dingen.
Nieuwsgierig en precies
Soms krijg ik e-mails in de categorie: uw bestelling is vertraagd, met vriendelijke groeten, en dan – lekker algemeen - de naam van het bedrijf. Vogel dan maar eens uit bij wie je als klant terechtkunt. Daarom ondertekenen we belangrijke e-mails bij AFAS altijd persoonlijk. Dus niet: met vriendelijke groet, de afdeling support. Maar: Bertine van Rozelaar, directeur Support. Zo weten we zeker dat de afzender écht achter de boodschap staat, en de ontvanger weet wie hij of zij kan aanspreken.
Lees ook: Geld kwijt door prutsers? Niet druk over maken, maar afboeken
Medewerkers persoonlijk verantwoordelijk maken, vraagt wel even wat denkwerk van jou als ondernemer. Je moet geïnteresseerd zijn in het proces en je medewerkers, je moet een specifieke opdracht meegeven en zorgen dat verantwoordelijkheden niet té groot worden.
Wij hebben onlangs bijvoorbeeld het deel van onze software dat rapporten genereert aangepast. Dat was een complexe klus, waarvoor we geen team verantwoordelijk wilden maken (gedeelde verantwoordelijkheid is geen verantwoordelijkheid), maar ook niet één collega (te kwetsbaar). Daarom hebben we de klus in tweeën gehakt. De ene collega is chef van de voorkant, het deel waar onze klanten mee werken. En een andere collega doet de programmacode aan de achterkant. Zo zijn beide deelprocessen minder afhankelijk van elkaar.
Lef en dóén
Terug naar het aanwijzen van een medewerker. Dat is niet altijd het leukste om te doen, je moet wel het lef hebben om even minder populair te zijn. Maar dan heb je ook wat, zo is mijn ervaring. Allereerst kun je veel beter sturen. Je krijgt niet meer te horen: ‘We hebben het niet gered’, maar specifieker: ‘Dít moet ik nog doen, dan is het klaar en dat kost zo veel tijd.’
Bovendien kun je gerichter erkenning geven als iets wél is gelukt. Van: ‘Goed gedaan mensen!’, naar: ‘Wat gaaf dat jij die programmacode omgezet hebt Peter, ik heb gezien dat je dat zus en zo gedaan hebt, en dat waardeer ik.’
Lees ook: Waarom een vrije dag je onderneming echt verder helpt
Je bouwt aan een positieve cultuur waarin het normaal wordt om dingen gedaan te krijgen, en waarin de intrinsieke motivatie groot is. En dat maakt het werk voor iederéén een stuk leuker en beter.
