Bij grote aantallen gasten gaat het niet meer alleen om de sprekers, de catering of de aankleding. In plaats daarvan moet de locatie kloppen, om iedereen de benodigde ruimte te bieden. ,,Die 400 tot 500 gasten is waar veel organisatoren de controle verliezen,” zegt Yonine van Oene, senior accountmanager bij De Rijtuigenloods. ,,Niet omdat ze het slecht doen, maar omdat het simpelweg een ander spel wordt.”
Goede routing voorkomt frustratie
Volgens Van Oene maken veel ondernemers dezelfde denkfout. Ze behandelen een groot evenement als een opgeschaalde versie van een klein evenement. ,,Ze denken: we doen hetzelfde, maar dan groter. Meer stoelen, een grotere ruimte en een extra bar. Maar zo werkt het niet.”
Wat er verandert is de complexiteit van een evenement. Door meer gelijktijdige bewegingen. Door piekmomenten bij de ontvangst of in de pauze en door grotere afstanden die gasten moeten overbruggen. ,,Je krijgt ineens te maken met stromen. En als die niet kloppen, voel je dat meteen. Dan ontstaan er wachtrijen, opstoppingen en onrust.”
Daarom is de routing van een groot evenement heel belangrijk. ,,Bij kleinere evenementen ontstaat dat vanzelf. Mensen vinden hun weg wel. Maar bij meer dan 400 gasten moet je het ontwerpen.” Er blijken een paar belangrijke vragen om jezelf te stellen: waar komen mensen binnen? Waar gaan ze naartoe? Waar kruisen stromen elkaar? Aandacht voor die antwoorden maakt het verschil tussen flow en frustratie.
Centrale ruimtes spelen daarbij een belangrijke rol. ,,Veel organisatoren denken dat meerdere ruimtes direct flexibiliteit bieden,” zegt Van Oene. ,,Dat is een misverstand, omdat het zorgt voor versnippering. Mensen raken verspreid, missen momenten en de gezamenlijke beleving verdwijnt.”
Ligging en bereikbaarheid maken het verschil
Bij een groot aantal gasten is het belangrijk om er rekening mee te houden dat het evenement eigenlijk al begint voordat gasten binnen zijn. De ligging en bereikbaarheid zijn heel belangrijk. Bij grote evenementen gebeurt er vaak heel veel tegelijk. Veel mensen komen op hetzelfde tijdstip aan. Als dat niet goed gaat loop je snel achter de feiten aan. Een vaak onderschat aspect van een locatie is de spreiding van manieren waarop mensen er naartoe reizen.
,,Als een locatie goed bereikbaar is met zowel het OV als de auto, zie je dat de instroom veel natuurlijker verloopt. Mensen komen gefaseerd binnen. Dat geeft rust.”
Bij De Rijtuigenloods speelt die ligging een duidelijke rol. De locatie ligt naast station Amersfoort Centraal, is goed bereikbaar via de snelweg en heeft een ruime parkeergelegenheid. ,,Dat lijkt een praktisch detail. Maar het heeft enorm veel impact op hoe ontspannen een evenement start.”
Sfeer maakt het persoonlijk
Bij binnenkomst moet het meteen goed voelen voor de gasten. Groot betekent helaas vaak afstandelijk. Veel organisatoren proberen dat op te lossen met aankleding. Volgens Van Oene kan dat ook op een heel andere manier. Met historie en met sfeer. ,,Dat zit in de ruimte zelf. In hoogte, licht, materiaal en historie. Als dat klopt, hoef je minder te compenseren.”
De oorsprong van De Rijtuigenloods speelt daarin een rol. Ruwe staalconstructies, betonnen vloeren en de hoogte van de hal zorgen voor een open, industriële setting waarin grote groepen niet verloren raken, maar juist samenkomen. ,,Wat je merkt als je hier binnenkomt, is dat het geen aangeklede evenementenlocatie is,” vertelt de senior accountmanager. ,,Het is een plek met een verleden. De rails liggen er niet voor de show. Daar reden vroeger letterlijk de wagons overheen. En ook de schaal werkt hier in je voordeel. Omdat de ruimte ooit is gebouwd voor iets groots, voelt het logisch als je er 500 of 1.000 mensen in zet. Het klopt gewoon.”
‘Een goede locatie kan een groot evenement dragen’
Als Van Oene één ding moet noemen waar het vaak misgaat bij grote evenementen voor 400 gasten of meer is lang nadenken niet nodig. ,,Organisatoren besteden maanden aan het programma en de sprekers. Logisch, dat is zichtbaar. Maar de logistiek krijgt vaak pas aandacht als het bijna te laat is.” En dat is vaak precies verkeerd om. ,,Een goed programma redt geen slechte locatie. Maar een goede locatie kan een evenement wel dragen, zelfs als het programma net even anders verloopt.”
Een groot evenement is meestal geen kwestie van opschalen, maar van anders denken. Met een locatie zoals De Rijtuigenloods die geschikt is voor schaalbare evenementen, met grote aantallen gasten, hoeft het niet ingewikkelder te zijn. Het wordt juist duidelijker, omdat er keuzes gemaakt moeten worden. Om structuur aan te brengen. Het begint bij de basis, dus met de locatie. ,,Als die klopt, valt de rest veel sneller op z’n plek. Dan kun je je als organisator weer focussen op wat echt belangrijk is: de inhoud en de ervaring.”
