Loontransparantie raakt elk mkb-bedrijf vanaf 2027: zo voorkom je dure salarisfouten

Veel mkb-ondernemers hebben geen HR-afdeling en geen uitgewerkt salarissysteem. Toch krijgen ook zij te maken met de nieuwe wet Loontransparantie. Werknemers krijgen meer recht op looninformatie, werkgevers moeten salarisverschillen kunnen onderbouwen en ‘marktconform salaris’ in vacatures kan straks niet meer. Werkgevers met minstens honderd medewerkers krijgen daar nog een duidelijke grens bij: bij loonverschillen van 5 procent of meer tussen mannen en vrouwen in vergelijkbare functies moet er een goed verhaal liggen. Is dat er niet, dan moet het verschil worden aangepakt.

De Nederlandse wet is nog niet rond. Het kabinet wil de regels per 1 januari 2027 invoeren, maar het voorstel moet nog door de Tweede en Eerste Kamer, terwijl de Europese deadline al op 7 juni 2026 ligt. De Raad van State vindt dat in het wetsvoorstel te weinig staat over de gevolgen van die vertraging. Voor ondernemers verandert dat weinig aan de vraag of je straks kunt uitleggen waarom de één meer verdient dan de ander?

Lees ook: Loonkloof in acht jaar gehalveerd, maar in hogere functies is de kloof nog enorm

1000 euro meer voor zelfde werk

Jildert Huitema stipte die omslag eerder al aan in zijn expertblog voor De Ondernemer, maar adviseert ondernemers vooral niet te wachten tot alles in Nederlandse wetgeving is vastgelegd. Tot nu toe bleven salarisverschillen vaak onzichtbaar, omdat medewerkers onderling niet wisten wie wat verdiende. Nederlanders laten zich nu eenmaal niet graag in de knip kijken. Juist dat verandert nu.

„De gemiddelde mkb’er moet zich bewuster worden van zo’n situatie: je neemt iemand nieuw aan en biedt 1000 euro meer voor hetzelfde werk”, zegt Jildert. „Tot nu toe kon je denken: ik zeg niet tegen die ander wat die nieuwe verdient. Maar dat kan straks niet meer.”

Begin niet met beleid, begin met overzicht

De eerste stap is volgens Jildert niet ingewikkeld. Zet per functie op papier wie wat doet, wat iemand verdient en welke beloningsonderdelen daarbij horen. Niet alleen het basissalaris, maar ook bonus, leaseauto, pensioenbijdrage, onkostenvergoeding en andere extra’s.

Voor een bedrijf met tien mensen hoeft dat geen dik HR-handboek te worden. Jildert heeft het bij zijn eigen bedrijf ook simpel gehouden. „Wij hebben het bij ons eigen bedrijf ook gewoon opgeschreven: dit is junior, dit is senior, dit is de bandbreedte en dit komt er per ervaringsjaar ongeveer bij”, legt hij uit. „Omdat we merken: het moet nu duidelijker worden.”

Dat is precies waar het voor mkb’ers begint: niet met een consultancytraject van maanden, maar met een simpel papiertje waarop staat wie wat doet, wat daarbij hoort en waarom.

Jildert ziet dat grotere bedrijven vaak al een cao, loonschalen of periodieken hebben. Kleinere ondernemers hebben dat meestal niet en willen ook niet meteen een bureaucratisch systeem optuigen. Toch moeten ook zij straks kunnen laten zien dat salarisverschillen niet willekeurig zijn.

Lees ook: Vragen wat het salaris is van collega’s hoefde je niet te beantwoorden, vanaf 2027 is het verplicht

Hier gaat loontransparantie wringen

De wet schuurt vooral zodra collega’s zich makkelijk met elkaar kunnen vergelijken. Niet tussen een HR-manager en een finance-manager, wel binnen een salesteam.

„Het wordt spannend op het moment dat je twee mensen hebt die precies dezelfde functie hebben en ook ongeveer dezelfde output leveren”, aldus Jildert. „Op het moment dat je een team hebt van vijf accountmanagers en de jongste zegt: ik doe hier de helft van de sales, maar ik heb slecht onderhandeld, dan moet je als werkgever de kaarten op tafel leggen.”

Dat betekent niet dat iedereen hetzelfde moet verdienen. Maar ‘hij onderhandelde beter’ of ‘dat is ooit zo gegroeid’ wordt een zwak verhaal. Een bandbreedte van 3000 tot 6000 euro helpt pas als je ook kunt uitleggen waarom de een onderin zit en de ander bovenin. „Dan moet je een goed verhaal hebben waarom het verschil zo groot is”, zegt Jildert.

Nieuwe mensen aannemen verandert ook

Dat begint al bij het aannemen van nieuwe mensen. De salarisrange moet straks al in de vacature staan, niet pas wanneer de kandidaat tegenover je zit. Zeker in een krappe arbeidsmarkt, waar werkgevers soms meer bieden dan ze intern goed kunnen uitleggen, wordt de ruimte kleiner. „Dan denk je: dit is wel een goeie, die wil ik graag hebben”, zegt Jildert. „In de salarisonderhandeling doet diegene het goed en dan geef je toch dat bedrag.”

Straks kan zo’n hoger startsalaris meteen wringen. Wil je een nieuwe medewerker 5500 euro bieden, terwijl een bestaande collega 5400 euro verdient, dan moet je volgens Jildert ook naar de rest van je team kijken. Zet je de nieuwe lager in, of trek je de bestaande collega mee omhoog? „Anders worden de verschillen met je collega’s te groot”, zegt hij. „Dan heb ik een probleem met de loontransparantie.”

Van bonus tot leaseauto

Loontransparantie gaat niet alleen over het vaste salaris. Bonus, leaseauto, pensioenbijdrage en andere vergoedingen tellen ook mee. Juist daar kunnen verschillen ontstaan die werkgevers niet altijd scherp hebben. „Je kijkt naar het hele pakketje”, zegt Jildert. „Dus van bonus tot auto.”

Een bonus kan, maar dan moet duidelijk zijn wanneer iemand daarvoor in aanmerking komt en of die regels voor vergelijkbare functies hetzelfde zijn.

„Je moet de range laten zien en zeggen: op basis van junior, senior of een aantal jaren is dit de bandbreedte waarbinnen iemand valt”, zegt Jildert. „Als je dat op papier zet en dat ook doet voor andere componenten, zoals prestatiebonus, dan denk ik dat je het redelijk hebt afgedicht.”

Repareer wat je niet kunt uitleggen

Wie zijn beloningen in kaart brengt, kan schrikken. Misschien verdient een trouwe medewerker te weinig. Misschien heeft een nieuwe kracht te veel gekregen. Of misschien blijkt dat mannen en vrouwen in vergelijkbare rollen niet hetzelfde totaalpakket krijgen. Dat is precies waarom Jildert de wet terecht vindt: „Die loonkloof bij vrouwen is echt schrikbarend. Er wordt eindelijk eens wat aan gedaan.”

Dan zijn er grofweg twee verstandige routes: repareren of onderbouwen. Niet elk verschil hoeft weg. Als iemand aantoonbaar meer ervaring heeft, meer verantwoordelijkheid draagt of structureel beter presteert, kan een verschil verdedigbaar zijn. Maar dan moet je dat met dezelfde meetlat beoordelen bij iedereen in dezelfde functiegroep, aldus Jildert.

Zie je dat iemand er echt ver onder zit, dan moet je niet wachten tot diegene zelf aan de bel trekt. „Dan kun je zeggen: ik ga komend jaar alvast wat repareren”, zegt Jildert. „Mensen van wie je ziet dat ze er echt ver onder zitten, geef je een flinke beloningsverhoging.”

Betrokken medewerkers

Niets doen kan duur uitpakken. Vraagt een werknemer straks om uitleg over een salarisverschil, dan moet je als werkgever met een duidelijk antwoord komen. Kun je dat niet, dan sta je bij een conflict meteen zwakker: dan moet jij aantonen dat het verschil geen verboden onderscheid is. Volgens het wetsvoorstel kunnen daarbovenop claims, dwangsommen of boetes volgen.

Maar misschien nog pijnlijker: je kunt er ook goede mensen door kwijtraken. Volgens Jildert zullen juist betrokken medewerkers sneller om inzicht vragen. „Het zijn vaak de collega’s die hierom vragen die meer bijdragen dan anderen”, zegt hij. „Dat kunnen ook je high performers zijn. Als zij om inzicht vragen en jij reageert met: doe niet zo kinderachtig, moet je niet gek opkijken als ze snel vertrekken.”

Kortom: wie z’n salarissen nog op gevoel regelt, kan aan de bak. Want met ‘zo is het ooit gegroeid’ kom je straks niet meer weg.

Lees ook: Transparantie over salaris loont: ‘Door weinig openheid, groeit wantrouwen’