Wat doe je als je medewerker langdurig uitvalt? Het overkwam Annette en Rowena in hun B&B

In de pluktuin fladderen vlinders, terwijl uit de nabijgelegen keuken van De Sfeerstal de geur van versgebakken appeltaart over de theetuin waaiert. We ontmoeten er Annette Bos (44) en Rowena van der Linden (39) die druk bezig zijn de rustieke kamers van de Bed & Breakfast gereed te maken voor de volgende gasten.

Sinds 2018 staat Annette aan het roer van De Sfeerstal die ze voorheen met haar ouders runde. Ze ontwikkelde een gevarieerd horecaconcept en niet veel later voegde Rowena – die al langer bij De Sfeerstal werkzaam was – zich aan Annette’s zijde als mede-eigenaar. Ze voelden elkaar naadloos aan; De Sfeerstal werd een plek waar bezoekers onbekommerd kunnen genieten van de weelderige pluktuin, de royale kamers van de B&B en de huisgemaakte lekkernijen.

Alles is bespreekbaar

De warmte die ze hun gasten willen meegeven, vind je ook terug in de manier waarop ze leidinggeven aan het team dat voor De Sfeerstal werkt. De sfeer onderling is er vriendschappelijk, er wordt voor elkaar gezorgd. ,,Er is hier geen sprake van hiërarchie, we werken met zijn allen als een team. De lijnen zijn kort en alles is bespreekbaar. Ook als iemand een rotdag heeft, dan kloppen we even aan, drinken we een kop koffie en praten we erover,’’ vertelt Annette.

Ingrijpende gevolgen coronacrisis

Met twaalf vaste werknemers en circa dertig flexkrachten staan Annette en Rowena inmiddels aan de vooravond van hun 5-jarig jubileum. Ze overwonnen de corona crisis, die ingrijpend was. Noodgedwongen namen Annette en Rowena destijds afscheid van een flink aantal werknemers die vaak ook uit eigen initiatief vertrokken om de eigenaren niet in problemen te brengen. Een bittere tijd, die hen ook aanzette tot denken: wat kunnen we in de nabije toekomst anders doen? Wat kunnen we beter doen?

Exit Payroll

Het eerste waar ze werk van maakten was het personeelsmanagement. In tijden van corona werkten ze nog met een payroll-bedrijf, dat zelf alle subsidies en overheidsvergoedingen incasseerde, terwijl Annette en Rowena braaf hun maandelijkse facturen aan hen moesten voldoen. Rowena: ,,Dat voelde niet goed, niet eerlijk. We stopten met het payroll-bedrijf en besloten onze mensen zelf in dienst te nemen.’’

Reservepotje én verzekering

Waar het payroll-bedrijf zich aanvankelijk ontfermde over contracten en personeelsmanagement, was het nu aan Annette en Rowena de taak om hun human resources zo goed mogelijk te managen. Een vak apart, zeker wanneer er sprake is van langdurig verzuim. Maar met gezond ondernemers-verstand en zonder managementcursus moest dit toch wel te doen zijn? Annette: ,,Het betekende wel dat we een financieel risico naar ons toe haalden, maar ik vond het belangrijker dat we onze medewerkers weer aan het werk konden zetten. Dat risico hebben we afgedekt door uit onze winst een reserve op te bouwen en een deel te verzekeren.”

Verzekering helpt bij uitval

,,Die oplossing, een financiële reserve én een verzekering, kwam ook van pas bij een aantal situaties waarin werknemers langdurig uitvielen. Zo was er een medewerker die met fysieke klachten kampte en meerdere operaties moest ondergaan. Daarbij waren de prognoses vrij duidelijk en wisten we wanneer we weer zicht hadden op haar terugkomst. En er was een medewerker met mentale klachten, bij wie uitzicht op terugkeer en de wenselijkheid om contact met ons veel moeilijker waren in te schatten. Dat zorgde voor stress en maakte me onzeker. Lag het aan ons?’’

Hoe ondersteun je je medewerker?

Het plotseling uitvallen van een medewerker met mentale klachten was niet alleen ingrijpend voor de medewerker zelf, maar ook voor Annette en Rowena en de andere medewerkers. Opeens viel iemand weg uit het team dat zoveel samen deed. Het gemis was regelmatig onderwerp van gesprek onderling. Het zette de eigenaren ook aan tot nadenken: Hoe ondersteun je als werkgever een medewerker met mentale klachten? Rowena: ,,Bij ons staat de deur altijd open. Sterker nog: we peilen altijd even hoe het met iedereen gaat. Zelf staan we ook op de werkvloer, bakken we taarten en lopen we met dienbladen over het terras. Naar onze beleving werken we zij aan zij met onze werknemers en is er geen enkele barrière. Het contact is warm, we houden elkaar in de smiezen en herkennen patronen. Of dat nou werkgerelateerd is of privé. Als er dan ineens iemand verdwijnt vanwege mentale klachten, zonder uitleg of gesprek, dan doet dat iets met je. Als mens en als ondernemer.’’

Het bleek een pittige les. Maar de zekerheid van een verzekering en de hulp die daarbij werd geboden, gaf de twee eigenaren rust. Rowena: ,,Het voelt als een steuntje in de rug, we staan nu wat zekerder in onze schoenen. We zijn heel blij met hoe het nu is. Om in de sfeer te blijven: we groeien en we bloeien!’’

De lessen van Annette & Rowena:

Annette: ,,Laat je zo goed mogelijk verzekeren voor de kosten en de inhoudelijke ondersteuning. Wij hebben gekozen voor een regeling waarbij we zelf voor een deel financiële reserve zorgen en de rest verzekeren. Geloof me, het is een drama wanneer je maar voor de helft bent verzekerd tegen verzuim. Laat je goed voorlichten door iemand die jou en jouw bedrijf begrijpt.’’

Rowena: ,,En om verzuim te voorkomen: houd de lijnen kort, praat met de mensen die voor je werken en probeer zélf in te schatten hoe het met iemand gaat. Niet iedereen durft zelf aan de bel te trekken, dus zorg dat je ze voor bent.’’