‘Er zijn nog drie wachtenden voor u.’ Voor veel bedrijven hoort het bij drukte. Bij verhuurbedrijf Bultena Verhuur is het ondenkbaar. Klanten krijgen altijd een medewerker aan de lijn, vertelt financieel manager Tjitte Dijkstra. „Juist dat persoonlijke contact vinden wij heel belangrijk.”
Dat dit in de praktijk ook lukt, is geen toeval. Achter de schermen draait een zorgvuldig ingerichte digitale infrastructuur. Met KPN ÉÉN MKB bracht Bultena de afgelopen jaren zowel communicatie als administratie naar een hoger niveau.
Honderd machines
Wat in 1990 begon met één machine, een verreiker van oprichter Boudewijn Bultena, is uitgegroeid tot een organisatie met zo’n honderd medewerkers en een machinepark van vergelijkbare omvang. Verreikers, rupshijskranen en specialistisch materieel worden bemand verhuurd aan grote aannemers zoals BAM, Ballast Nedam en SPIE. Vanuit vijf vestigingen - Groningen, Leeuwarden, Alphen aan den Rijn, Zutphen en Den Dungen - ondersteunt Bultena Verhuur projecten in de Benelux.
Eén omgeving, vijf vestigingen
Wie het bedrijf van binnen bekijkt, ziet dat bereikbaarheid en planning nauw met elkaar verweven zijn. In 2012 startte Bultena Verhuur daarom de samenwerking met Score Utica, strategisch telecompartner van KPN. In eerste instantie begon het met vaste telefonie, maar later groeide dit uit tot een geïntegreerde werkomgeving op basis van KPN ÉÉN MKB: vaste en mobiele telefonie in één systeem, aangevuld met een realtime dashboard.
„Een groot deel van ons werk is planning”, legt Dijkstra uit. „Wie moet wanneer waar naartoe met wat voor materieel? Dat vraagt om continu overleg.” Via het dashboard zien medewerkers direct wie beschikbaar is en waar ondersteuning nodig is. „Is planning Alphen bezet, dan neemt Groningen inkomende gesprekken over.”
En: of iemand nu op kantoor zit of onderweg is, via de smartphone zijn dezelfde functies beschikbaar als op een vast toestel. Doorverbinden, gesprekken overnemen en deelnemen aan belgroepen - alle vijf vestigingen werken zo vanuit één centrale omgeving.
Realtime factuur
Telefonie bleek slechts één schakel in een bredere digitaliseringsslag. Ook buiten de communicatieprocessen werd flink geïnvesteerd in efficiëntie. Zo werken alle machinisten met tablets met daarin 5G-simkaarten van KPN. Via een machinistenapp, gekoppeld aan het ERP-systeem van Bultena Verhuur, registreren zij hun uren, laten klanten digitaal tekenen en sturen alles direct terug naar kantoor.
De impact daarvan is groot, vertelt Dijkstra. „De planner zet een opdracht in het systeem, de machinist ziet die op zijn tablet, voert zijn uren in en de factuur rolt er vrijwel automatisch uit. Vroeger werkten we met papieren werkbonnen die gefotografeerd of ingeleverd moesten worden. Dat is volledig verdwenen.”
Met slechts vier medewerkers verwerkt Bultena Verhuur tegenwoordig de complete bedrijfsadministratie. „Die tijdwinst is enorm en het voorkomt fouten.” De betrouwbaarheid van het netwerk speelt daarin een cruciale rol. „Als het mobiele netwerk langere tijd uitvalt, komen de data van honderd machinisten niet binnen. Dat zou enorme chaos veroorzaken. Gelukkig is dat bij KPN nog nooit gebeurd. Die stabiliteit is essentieel.”
Elektrificatie
De focus op vooruitgang beperkt zich niet tot processen en systemen. Ook het machinepark verandert zichtbaar. Bultena Verhuur geldt als voorloper in elektrisch materieel en investeert vrijwel uitsluitend nog in elektrische machines. Dijkstra: „We hebben meerdere volledig elektrische rupshijskranen en tientallen elektrische verreikers. Alles wat nieuw wordt aangeschaft, is elektrisch.”
Als early adopter stimuleert het bedrijf fabrikanten om verder te ontwikkelen. „Soms moet je als klant aan de voorkant een beetje duwen. Ik durf te stellen dat zonder onze inbreng de eerste elektrische verreiker een stuk later op de markt was gekomen.” De ambitie is om uiteindelijk het merendeel van het machinepark elektrisch te maken.
De toekomst
Ook in de toekomst blijft Bultena Verhuur ontwikkelingen zoals AI-toepassingen in communicatie en werkprocessen volgen. Toch blijft persoonlijk contact het uitgangspunt. Dijkstra: „Misschien kan AI straks een aanvraag automatisch omzetten in een werkopdracht. Al denk ik dat wij daarvoor te veel waarde hechten aan het directe contact met de klant. Maar innovatie zit in ons bloed, dus zeg nooit nooit.”
Slimmer werken
Slimmer werken draait volgens KPN niet om méér technologie, maar om technologie die goed is ingericht. Technologie die ondersteunt in plaats van belemmert. Zeker in het mkb is dat essentieel. Daar zijn ontzorging en flexibiliteit in communicatie cruciaal, omdat elke klant andere behoeften heeft. Zo zijn er medewerkers die veel onderweg zijn, terwijl anderen op meerdere locaties moeten kunnen werken.
Eén geïntegreerde omgeving
Daarom kiest KPN voor integratie. Met KPN ÉÉN MKB brengen we vaste en mobiele telefonie, breedband, cloud en security samen in één omgeving. Geen losse onderdelen, maar een samenhangend geheel waarin alles met elkaar verbonden is.
Een belangrijk onderdeel daarvan is vast-mobielintegratie. Een vast bedrijfsnummer komt direct binnen op de mobiel. Medewerkers blijven bereikbaar, waar zij ook werken. En als iemand even niet beschikbaar is, kan er eenvoudig en slim doorgeschakeld worden. Zo blijft de klant geholpen, zonder extra complexiteit voor het team.
Veilig als fundament
Bereikbaarheid is waardevol, maar zonder veiligheid is het geen duurzame basis. Organisaties werken steeds meer in de cloud, data stroomt tussen systemen en medewerkers gebruiken verschillende apparaten. Dat vraagt om beveiliging die integraal onderdeel is van de infrastructuur.
KPN combineert connectiviteit daarom met geïntegreerde security. Denk aan bescherming van mobiele apparaten, beveiligde internetverbindingen tegen digitale dreigingen. Zo ontstaat een omgeving waarin communicatie niet alleen beschikbaar is, maar ook optimaal beschermd.
Ruimte om te ondernemen
Wanneer telecom en security goed zijn ingericht, ontstaat er rust en overzicht. Medewerkers kunnen veilig en flexibel werken. Teams blijven verbonden. En zo kunnen bedrijven zich weer richten op wat er voor hen toe doet. Klanten, groei en contact.
Dat is wat slimmer werken volgens KPN betekent: technologie die verbindt, vereenvoudigt en zekerheid biedt - zodat ondernemen weer centraal kan staan.
