Aangeboden door T-Mobile Ondernemen

Branded Content Digitalisering

Vergroot de slagkracht van je medewerkers met de digitale skills van Martijn Aslander

Beter omgaan met Informatiestromen; erg sexy klinkt het niet. Maar toch is dat volgens technologiefilosoof Martijn Aslander één van de grootste uitdagingen voor organisaties van deze tijd. Hij vertelt op aantrekkelijke én praktische wijze hoe je je medewerkers tijd leert besparen en ze productiever maakt.

Van onze redactie 23 juni 2022

Martijn Aslander stoel 2

Martijn Aslander: ,,Hoe kunnen we medewerkers een nieuwe generatie aan informatiegereedschap bieden?''

Verouderde kantoorsystemen zorgen ervoor dat we inefficiënt met grote hoeveelheden informatie omgaan. Wil je hier slimmer mee omgaan? Download dan de whitepaper 'Vier stappen om je medewerkers slagvaardiger te maken' met tips van Martijn Aslander om meer werkgeluk te ervaren.

Vijf miljoen. Zoveel kennis- of schermwerkers zijn er in Nederland. Zij zitten meer dan vijf uur per dag achter een scherm en worden dagelijks overspoeld met mails, notificaties, gedachten, reclames, appjes en nieuwsberichten. Ze werken op hun computer met een grote hoeveelheid onsamenhangende informatie in allerlei mappen en submappen waarbinnen het lastig zoeken is. Daar word je uitgeput en minder productief van – zo zegt Martijn Aslander.

Hij pleit er daarom voor om terug te gaan naar de tekentafel en te bedenken hoe we medewerkers een nieuwe generatie aan informatiegereedschap kunnen bieden. Maar hoe zorg je dat je mensen daarvoor warmlopen? Hoe wordt het niet de volgende oppoppende tool die na een paar maanden weer in een donkere la belandt?

''Weet jij de pincode van je pinpas uit je hoofd? Juist, dat komt omdat het direct in jouw belang is om het te onthouden''

'Als jij in een flitsende race-auto stapt, ben je nog geen Max Verstappen'

Aslander antwoordt met een wedervraag: ,,Weet jij de pincode van je pinpas uit je hoofd? Juist, dat komt omdat het direct in jouw belang is om het te onthouden. Dat moeten bedrijven ook voor elkaar zien te krijgen. Dit vraagstuk over hoe om te gaan met informatie, gaat niet over tools. Als jij in een flitsende race-auto stapt, ben je nog geen Max Verstappen. Maar als mensen direct de voordelen merken van het slimmer omgaan met hun informatiekapitaal, zullen ze het gaan doen. Tools zijn slechts de middelen om dat doel te bereiken.”

Lees ook: Unlimited Ondernemen: zo verhoog je de slagkracht van jouw medewerkers

1200 muiskliks per dag

Martijn Aslander houdt zich al zo’n vijftien jaar bezig met het onderzoeken en verbeteren van de werkende wereld. Hij is onder meer medeoprichter van het platform DigitaleFitheid.nl en co-auteur van het boek Ons werk is stuk. Een belangrijk thema in zijn werk is verminderde productiviteit door onze, in zijn woorden, belabberde digitale geletterdheid.

Een groot deel van de vijf miljoen kennis- en schermwerkers is bijvoorbeeld 240 uur per jaar kwijt aan het zoeken naar informatie op hun harde schijf en klikken dagelijks zo’n 1200 keer op de muis in plaats van sneltoetsen te gebruiken. Dit alles kost tijd en mentale energie, waardoor die kenniswerker zich niet kan bezighouden met waar hij voor wordt betaald: nadenken over moeilijke vraagstukken.

,,Het grappige is: zzp’ers en startups weten dit allang,” vertelt Aslander. ,,Zij willen geen meetings en eindeloos mailen, zij willen zinvol werk doen en kunnen daarvoor hun eigen software downloaden en werken op tijden wanneer ze willen. Die kolossen van bedrijven die maar blijven klagen dat ze niet genoeg goede mensen kunnen vinden en behouden, snappen maar niet dat als ze dit op orde hebben, het probleem is opgelost.”

''Hoe jij of je medewerkers dat doen, maakt niet uit. De één zal er een boek over lezen, een ander een filmpje kijken of een digitale fitheidstest doen. Als je maar weet waar het over gaat en hoe belangrijk het is''

Overigens bedoelt Aslander met productief zijn niet een simpel soort trucje waarmee je zorgt dat je 8 uur achter elkaar werk levert. ,,Dat is zinloos; zo lang kun je helemaal niet focussen. In onze wereld noemen we die stroming productivity porn. Nee, met productiviteit bedoel ik dat je moet kijken hoe je ruimte en tijd voor je werknemers creëert waarin ze mentaal tot rust komen. Dat is cruciaal.”

Wegnemen van schaamte

Werk aan de winkel dus, maar waar te beginnen? Hoe zorg je dat je medewerkers effectiever omgaan met hun tijd en informatiestromen? Een wellicht verrassende factor, is het erkennen van schaamte hieromtrent, zegt Aslander. ,,Je moet niet onderschatten hoe mensen zich generen voor het niet goed kunnen omgaan met digitale middelen. Dat zullen ze niet snel van de daken schreeuwen - dat is onderdeel van het concept van schaamte. Maar daardoor hebben managers hebben vaak geen idee.”

Een eerste stap waar managers morgen al mee kunnen beginnen is bewustwording van de eigen digitale stand van zaken binnen het bedrijf. ,,Hoe jij of je medewerkers dat doen, maakt niet uit. De één zal er een boek over lezen, een ander een filmpje kijken of een digitale fitheidstest doen. Als je maar weet waar het over gaat en hoe belangrijk het is.”

Vervolgens is het aan het individu om te kijken welke manier van werken voor diegene geschikt is, zoals de zzp’ers dus al hadden uitgevonden. Als een aantal enthousiastelingen de ruimte krijgt om het werk in te delen zoals zij het zelf willen, kan het volgens Aslander niet anders of het sijpelt door naar bredere lagen in de organisatie.

In de whitepaper geeft Martijn Aslander tips over hoe je je medewerkers meer slagvaardig laat zijn. Verpakt in een handig en concreet stappenplan, over hoe je verbeterde productiviteit van een individueel naar een groepsniveau tilt.Download hier de whitepaper 'in vier stappen naar slagvaardiger personeel'.

Als het inzicht er is, kun je gaan kijken naar de middelen om die betere omgang met informatie te bereiken. Of – zoals het Aslander het mooi zegt - een nieuwe set aan digitale ambachtskills op te doen. ,,Je zou het van een garagehouder niet accepteren dat die maar maximaal vier stuks gereedschap mag gebruiken om jouw auto te onderhouden. Nou, dat is wel precies wat we vijf miljoen Nederlanders aandoen. Je mag als kenniswerker alleen werken met Microsoft Office, Google Docs, Lotus en e-mail – en die zijn ten enenmale ongeschikt om met grote hoeveelheden informatie om te gaan.”

Eekhoorntjes zonder eikeltjes

Het probleem bij die veelgebruikte software is dat de informatie niet verbonden is met elkaar. Volgens Aslander zou het oneindig veel tijd en energie schelen als al die informatie wel verbonden zou zijn.

,,Wat als een accountmanager in een halve minuut ál zijn opdrachtgevers van de afgelopen tien jaar kan opzoeken, inclusief contactgegevens en waar diegene nu werkt? Wat als ik je met één knop alle eindconclusies van de afgelopen vijf jaarverslagen naast elkaar zou kunnen zien? Dat zou helpen in het maken van betere beslissingen en het bewaren van overzicht. Nu liggen al die brokjes informatie begraven in documenten en mappen op onze harde schijf. We zijn eekhoorntjes geworden die hun eikeltjes niet meer kunnen vinden – korter kan ik het niet samenvatten.”

Technologiefilosoof Martijn Aslander geeft tips over welke programma’s geschikt zijn om informatie wél verbonden te laten zijn. In het stappenplan vertelt hij daarna met welke makkelijke toepassingen je medewerkers snel tijdwinst kunt laten boeken, zoals sneltoetsen en ‘tovertypen’. Benieuwd? Download hier de whitepaper met vier stappen voor meer productiviteit van je medewerkers.

''Als we in IT meer naar de I van Information in plaats van de T van technology zouden kijken, zou de wereld er al heel anders uit zien''

Het goede nieuws volgens Aslander is dat deze transformatie helemaal niet veel geld hoeft te kosten. ,,Je hebt er geen grote investeringen voor nodig. Wel tijd, aandacht en geduld.”

En wat te doen met mensen die het wel prima vinden om te werken met Word en Excel en hun harde schijf vol mapjes? ,,Oh, dat mag hoor. Alleen dan moet je niet klagen over dat je het zo druk hebt. Wat dat betreft hebben we jarenlang de verkeerde kant opgekeken. We hebben duizend-en-één oplossingen bedacht met mooie IT-systemen en nieuwe software die ons zou helpen, maar daar zit het ‘m niet in. Als we in IT meer naar de I van Information in plaats van de T van technology zouden kijken, zou de wereld er al heel anders uit zien.”

tracking pixel

Blijf op de hoogte van het laatste nieuws voor ondernemers.

Ontvang iedere ochtend onze nieuwsbrief en blijf op de hoogte van het laatste ondernemersnieuws