Boekentip over effectief werken: zo versla je je inboxmoeras

Knelpunt nummer één dat de meeste mensen die ik train en coach noemen, is de inbox. Hoe kun je de rol ‘Verkeersagent’ toepassen op jouw inbox? Ik zeg weleens dat we in de loop van de tijd zijn gaan ‘wonen’ in onze inbox. Ik gebruik daar voor vaak de term 'inboxmoeras', omdat jouw inbox voor jouw brein een gevaarlijke plek is om een aantal redenen.

• Als je werkt vanuit de inbox of er ‘woont’, ben je bijna per definitie reactief, want in je inbox staan dingen die andere mensen (blijkbaar) belangrijk vinden. Die overlappen deels met jouw eigen prioriteiten, maar deels ook niet. Je wordt zo al snel een speelbal van de prioriteiten van anderen.
• Je inbox is pas leeg als je elke e-mail echt hebt afgehandeld. Het risico is dat je belandt in een soort gevecht tegen de inbox. Dat gevecht zul je nooit winnen, want voordat je de dertig e-mails hebt afgehandeld die ’s mor gens vroeg in jouw inbox stonden, staan er alweer nieuwe e-mails in. Met dit gevecht frustreer je jezelf onnodig, zonde van je energie.
• In jouw inbox staat van alles door elkaar: grote en kleine, belangrijke en onbelangrijke e-mails. En e-mails die actie vereisen staan tussen e-mails die geen actie vereisen. Elke keer moet je de (meestal lange) rij met e-mails in jouw inbox doorlopen om te kijken hoeveel actiepunten je hebt. Dat kost tijd, overzicht en concentratie. Het gevaar is dat je te veel aandacht besteedt aan onbelangrijke e-mails, en niet toekomt aan die belangrijke e-mail, die ergens onder in jouw inbox staat.
• Je bent tegelijkertijd verkeersagent (welke e-mails ver eisen actie, welke niet?), parkeerwachter (welke van de e-mails die actie vereisen ga ik vandaag doen?) en coureur (e-mails die actie vereisen afhandelen). Die drie zijn totaal verschillende standen van jouw brein. Het gevolg is dat je continu aan het schakelen bent. En de eerste breinwet is: schakel zo min mogelijk.

Sorteren e-mails

Wat kun je als ‘verkeersagent’ doen met jouw inbox? Stel: je hebt ’s morgens dertig e-mails in jouw inbox. Neem vijftien minuten om die mails te sorteren. Dan kun je bijvoorbeeld tot onderstaande verdeling komen (tussen haakjes staat telkens de parkeerplek waarin de e-mails terechtkomen, later meer daarover):

► Zeven e-mails kun je meteen verwijderen (Prullenbak).

► Zes e-mails kun je onmiddellijk archiveren (Referentie).

► Vijf e-mails kun je binnen twee minuten afhandelen (Meteen doen).

► Negen e-mails vereisen actie (Actie).

► Van drie e-mails weet je nog niet of je er iets mee wilt doen. In elk geval niet op de korte termijn (Later/Misschien).

Het verwerken van de dertig e-mails op deze manier heeft als voordeel dat je, als je aan het werk wilt gaan, niet meer wordt gehinderd door de ‘ruis’ van de onbelangrijke e-mails. Bovendien zie je de e-mails die actie vereisen binnen de context van al je andere werk, in de parkeerplek Actie. Pas dan kun je bepalen of ze op dit moment je aandacht verdienen of dat je eerst aan de slag wilt met de taken die je al had.

Snel een lege inbox

Je vindt het een prachtig idee om je e-mail te verwerken op bovenstaande manier, maar je hebt geen tijd om die 9.978 e-mails die in je inbox staan allemaal te verwerken. Dan moeten er te veel overuren worden uitbetaald aan de verkeersagent. Toch wil je snel een lege inbox, hoe pak je dat aan?

Laten we ervan uitgaan dat het vandaag 19 september is. Bepaal eerst een datum vanaf wanneer je je e-mail nog gaat verwerken, bijvoorbeeld 1 september. Maak onder je ‘Postvak In’ twee e-mailmappen aan:

• E-mail tot 1 september: naar deze map verplaats je alle e-mails die je voor 1 september hebt ontvangen. Je gaat deze e-mails niet meer sorteren, omdat dat je veel te veel tijd zou kosten. Je bewaart ze in die map, zodat je ze indien nodig kunt terugvinden.
• E-mail vanaf 1 september: naar deze map verplaats je alle e-mails die je van 1 tot 19 september hebt ontvan gen. Deze e-mails ga je op korte termijn nog verwerken, maar je haalt de e-mails alvast uit de inbox. Je verwijdert de map zodra jouw verkeersagent de e-mails heeft verwerkt.

Ik ben elke keer weer verbaasd dat vrijwel iedereen die dit doet bijna fysiek de rust en opluchting voelt die een lege in box geeft. Doe jezelf een plezier en probeer het uit. Deze quick win kost je slechts een paar minuten.