Met mijn consultancybedrijf Voxtur ondervroegen we dit jaar 379 organisaties over hoe zij hun meest kritische bedrijfssysteem, AFAS, beheren. 58 procent van de functioneel beheerders besteedt 70 procent van de tijd aan reactief werk, zoals storingen oplossen, vragen beantwoorden en aanpassingen die ad hoc binnenkomen. Ondertussen vraag jij je af waarom de digitalisering niet opschiet.
Lees ook: Zeer gelukkige werknemers, klanten én een hogere omzet: waarom iedere ondernemer met jaarthema’s moet werken
Je groeit, je processen niet
Stel: je neemt de komende maanden tien mensen aan en drie afdelingen moeten hun werkwijze aanpassen. Hoe snel gaat dat bij jou? Een week? Een maand? Langer?
De organisaties die het snelst schalen zijn niet altijd de grootste of de best gefinancierde. Het zijn de organisaties met de minste frictie. Die een wijziging doorvoeren in dagen in plaats van weken, die hun data direct beschikbaar hebben en die niet afhankelijk zijn van één persoon met alle kennis in zijn hoofd. Maar die wendbaarheid ontstaat niet vanzelf. Die is gebouwd, stukje bij beetje, door mensen die de ruimte kregen om hun systemen echt goed in te richten en die de verbinding leggen tussen wat de business nodig heeft en wat het systeem kan leveren.
Als die verbinding ontbreekt, merk je dat niet altijd meteen. Je merkt het aan de kleine dingen. Een overzicht dat drie dagen op zich laat wachten omdat iemand het handmatig moet samenstellen. Een onboarding die steeds weer dezelfde losse eindjes heeft. Een manager die zijn eigen schaduwadministratie bijhoudt in Excel omdat het systeem hem niet geeft wat hij nodig heeft. Afzonderlijk zijn het ergernissen. Bij elkaar opgeteld zijn het symptomen van een organisatie die sneller wil dan haar fundament toestaat.
Automatisering als kernactiviteit
Ik hoor directeuren nog te vaak zeggen: ‘Dat is iets voor IT.’ En ik begrijp waarom. Automatisering voelt als een technisch vraagstuk, iets met software en configuraties en termen die je niet dagelijks gebruikt. Maar de beslissingen die eronder liggen zijn allesbehalve technisch. Welke informatie heeft een manager nodig om goede besluiten te nemen? Hoe stroomt een aanvraag door je organisatie zonder dat iemand er handmatig iets mee hoeft te doen? Waar zitten de handelingen die elke dag terugkomen en elke dag tijd kosten die je liever ergens anders in stopt?
Dat zijn businessvragen. En als je ze niet stelt, geef je de inrichting van je systemen impliciet uit handen aan degene die toevallig het meest van de software weet. Soms pakt dat goed uit. Maar vaker niet.
De organisaties die hier bewust mee omgaan behandelen automatisering als kernactiviteit, net zo goed als sales, operations of finance. Ze reserveren capaciteit, ze stellen er doelen voor en ze meten of die doelen worden gehaald. Elke dag dat medewerkers tijd besteden aan handelingen die geautomatiseerd hadden kunnen zijn, zoals gegevens overzetten, overzichten handmatig samenstellen of aanvragen via e-mail verwerken, is een dag waarop de organisatie langzamer werkt dan nodig is. Vermenigvuldig dat over alle afdelingen en alle werkdagen en je ziet wat het werkelijk kost.
40 procent van de ondervraagde organisaties geeft aan te weinig capaciteit te hebben om hun systeem goed bij te houden, laat staan door te ontwikkelen naar wat de organisatie écht nodig heeft. Dat is een strategisch tekort.
Beheerder die eigenlijk adviseur is
Er is nog iets wat het onderzoek liet zien, en dat stemt me als ondernemer hoopvol. De functioneel beheerder is aan het veranderen. Of liever gezegd: de beste functioneel beheerders zijn allang veranderd, alleen krijgen ze daar in veel organisaties nog niet de erkenning voor.
Ze begrijpen de processen achter het systeem. Ze weten waarom een inrichting ooit zo is gemaakt en wat er moet veranderen als de organisatie groeit. Ze vertalen een vraag van een afdelingsmanager naar een concrete aanpassing. Ze signaleren knelpunten voordat ze problemen worden. In essentie zijn het business consultants die ook graag zelf achter de knoppen zitten.
Maar dan moet je ze wel de ruimte geven om die rol te pakken. 47 procent van de ondervraagde beheerders geeft aan onvoldoende ruimte te hebben voor doorontwikkeling. Ze willen verder, ze zien de kansen, maar ze komen niet toe aan meer dan het dagelijkse onderhoud. Dat is een gemiste kans voor de beheerder zelf, maar vooral voor de organisatie die hem of haar in dienst heeft.
De directeuren die dit snappen betrekken hun functioneel beheerder vroeg. Niet als uitvoerder achteraf, maar als adviseur aan het begin. Bij een reorganisatie, een nieuwe vestiging, een fusie, een strategische keuze die raakt aan hoe de organisatie werkt. Hoe eerder die persoon aanschuift, hoe beter de uitkomst. En hoe groter de kans dat je systemen je groei bijhouden in plaats van afremmen.
Wat je morgen anders kunt doen
Het begint met eigenaarschap. Functioneel beheer als volwaardige verantwoordelijkheid, met capaciteit en mandaat, niet als neventaak van iemand die er ‘ook nog even’ naar kijkt. De praktijk laat zien dat het kantelpunt ligt bij 1 FTE: pas dan verschuift de focus van reageren naar verbeteren, van onderhoud naar ontwikkeling.
Kijk ook kritisch naar hoe je je functioneel beheerder nu positioneert. Zit die persoon aan tafel als er besluiten worden genomen die de inrichting van je organisatie raken? Of komt die achteraf de boodschap uitvoeren? Het verschil tussen die twee scenario’s is groter dan het lijkt, zeker als je organisatie in beweging is.
Groei bouw je op fundament
66 procent van de ondervraagden verwacht dat de behoefte aan goed functioneel beheer de komende jaren verder toeneemt, en dat is logisch, want de complexiteit groeit mee met je organisatie. Meer mensen, meer processen en meer afhankelijkheden tussen systemen en afdelingen. Wat nu nog beheersbaar is met een halve FTE en wat improvisatievermogen, wordt over twee jaar een knelpunt dat je groei actief afremt.
De organisaties die daar nu in investeren bouwen een voorsprong op die moeilijk in te halen is. Niet omdat ze meer technologie hebben, maar omdat ze hun processen beter begrijpen, hun data beter benutten en sneller kunnen bewegen als de markt dat vraagt.
Automatisering is de infrastructuur waarop je verdere groei rust. En die infrastructuur verdient dezelfde aandacht, hetzelfde eigenaarschap en hetzelfde budget als elke andere kernactiviteit in je bedrijf.
Benieuwd naar het onderzoek? Lees het hier.
