Ambitie en groei staan vaak centraal, maar administratieve details krijgen minder aandacht. Toch zijn die cruciaal. Een medewerker die deels in Nederland en deels in België werkt, een team dat projectmatig in Duitsland zit of een buitenlandse werknemer op de Nederlandse payroll: elke situatie kent zijn eigen regels.
„Waar is iemand sociaal verzekerd? Waar moet je loonbelasting afdragen? Dat zijn geen vinkjes die je achteraf nog even zet. Elk land stelt andere eisen, en die gelden niet alleen voor HR of finance, maar ook voor de werknemer zelf,” benadrukt Duijveman.
Administratieve missers raken je bedrijfsvoering
Praktijkvoorbeelden zijn er genoeg. Zo kan een medewerker een werf niet opkomen omdat de A1-verklaring ontbreekt of krijgt iemand onverwachts een belastingaanslag in het buitenland. „Dat raakt niet alleen de werknemer, maar ook de bedrijfsvoering. Je wilt niet dat je mensen hun werk niet kunnen doen door administratieve missers. We zien in de praktijk dat een project stil kan komen te liggen omdat papieren niet op orde zijn. Dat kost direct geld en tast je betrouwbaarheid als werkgever aan.”
Ondernemen in België? Download de gratis gids ‘Ondernemen in België’ en ben goed voorbereid.
Veel ondernemers beginnen pas met het kritisch inrichten van internationale payroll wanneer zij geconfronteerd worden met uitdagingen of knelpunten. Boetes, een werkstop en frustratie bij werknemers zijn dan vaak het gevolg. „Als je vooraf goed regelt waar je werknemers zitten, hoe de loonbelasting loopt en wie wat moet betalen, houd je grip en kun je met een gerust hart opschalen. Uitstel leidt juist tot tijdverlies en extra kosten.”
Payroll als strategisch middel
Payroll wordt vaak gezien als administratieve en simpele rompslomp, maar kan juist een strategisch middel zijn. Het kan je als ondernemer niet alleen rust en compliance opleveren, maar ook wendbaarheid.
Organisaties die hun processen strak hebben staan, kunnen sneller iemand aannemen in een nieuw land, sneller opschalen bij grote opdrachten en beter sturen op kosten. Het voorkomt problemen én creëert ruimte om te groeien zonder administratieve rem. „Als jij vooraf weet wat je verplichtingen zijn, kun je kosten sturen, processen standaardiseren en zelfs sneller mensen aannemen in het buitenland. Je versnelt je groei in plaats van dat je achteraf brandjes moet blussen,” aldus Duijveman.
Payroll kan je als ondernemer niet alleen rust en compliance opleveren, maar ook wendbaarheid.
Voor grotere organisaties wordt payroll zelfs een managementtool. „Je kunt sturen op loonkosten per land, afdracht per medewerker en forecasting. Dan is payroll ineens geen sluitpost, maar een manier om je organisatie te laten draaien. Je krijgt inzicht in waar je mensen zitten, wat ze kosten en waar je risico’s liggen. Dat is cruciaal als je wilt groeien over de grens.”
Signalen dat het schuurt
Wanneer is het tijd om internationale payroll te professionaliseren? Let op deze signalen:
- Je mist deadlines voor belastingafdracht of salarisbetalingen.
- Werknemers stellen vragen over hun fiscale positie in het buitenland.
- Je hebt geen overzicht van wie waar werkt en wat dat kost.
- Je groeit snel en wilt grip houden op personeelskosten per land.
„Zegt een medewerker: ‘Ik weet niet hoe het zit met mijn belasting in Spanje’, of merk je dat je meer landen in beeld krijgt maar geen overzicht hebt? Dan zijn dat signalen dat je internationale payroll niet meer te behappen is”, aldus Duijveman.
„Dan is het tijd om te schakelen. Wacht niet tot de eerste boete of werkstop, maar neem het voortouw. Zorg dat je weet welke regels gelden in elk land waar je actief bent. Laat je goed informeren, bijvoorbeeld door lokale experts of gespecialiseerde adviseurs. En wees alert op signalen dat je grip verliest, zoals vragen van medewerkers of gemiste deadlines. Voorkomen is echt beter dan genezen.”
Samenwerking en grip
Succesvolle internationale payroll vraagt om samenwerking tussen HR, finance en lokale experts. „Er is geen succes als deze drie partijen niet met elkaar samenwerken. Het begint bij HR, die de personeelsdata aanlevert. Payroll zorgt voor de juiste verwerking en aangiftes. Finance beheert de geldstromen en rapportages. Als één van die schakels niet goed functioneert, stagneert het hele proces,” legt Duijveman uit.
Wacht niet tot de eerste boete of werkstop, maar neem het voortouw. Zorg dat je weet welke regels gelden in elk land waar je actief bent.
Daarbij is communicatie essentieel. „Het lijkt misschien een technisch proces, maar uiteindelijk draait het om mensen. Als HR, payroll en finance niet op één lijn zitten, ontstaan er fouten die direct impact hebben op medewerkers en bedrijfsvoering. Denk aan te late betalingen, verkeerde afdrachten of ontbrekende documenten bij grensoverschrijdend werk.”
Praktische tips voor ondernemers
Wie internationaal wil uitbreiden, doet er goed aan om vooraf te verkennen wat de verplichtingen zijn. Maak een plan: waar werken je mensen, wat betekent dat fiscaal en arbeidsrechtelijk, en hoe zorg je dat het in je administratie past. Duijveman: „Hoe eerder je dit regelt, hoe meer vrijheid je daarna hebt om te ondernemen. Begin klein, maar zorg dat je basis op orde is. Dan kun je zonder zorgen verder opschalen.”
Ondernemen in België? Download de gratis gids
Newtone en PKF Bofidi hebben hun krachten gebundeld om Nederlandse ondernemers optimaal te ondersteunen bij internationale expansie. Voor veel ondernemers is België een logische eerste stap, maar de Belgische payroll en het lokale arbeidsrecht brengen eigen uitdagingen en verplichtingen met zich mee die afwijken van de Nederlandse praktijk.
In de praktische gids ‘Ondernemen in België’ krijg je handvatten voor de belangrijkste aandachtspunten, zoals het risico op een vaste inrichting, registratieverplichtingen, sociale zekerheid en fiscale gevolgen voor jouw medewerkers. Zo ben je optimaal voorbereid op een succesvolle en compliant start in België. Download de gids gratis op Newtone.nl.
